Companiile care fac restructurari pierd, pe langa angajati, si o serie de informatii importante pentru organizatie, informatii care s-au adunat odata cu esecurile si succesele inregistrate de-a lungul timpului.
O solutie pentru ca acestea sa nu se piarda poate fi Knowledge Managementul, concept care incearca sa administreze toate informatiile formale si informale dintr-o companie in asa fel incat sa fie luate cele mai bune decizii in cele mai bune situatii date.
"Datorita instabilitatii economice, putem asista la un avant puternic al conceptului de KM. Ceea ce este ingrijorator insa este faptul ca multe din companiile care in prezent isi reduc activitatea si concediaza angajati vor pierde si cunostintele pe care acestia le detin si care se pierd", explica Cristian Avram, senior partner al Natural Step Consulting, companie infiintata anul acesta si care desfasoara proiecte de Corporate Social Responsibility, Triple Bottom Line sau Knowledge Management (KM).
Astfel, implementarea conceptului de Knowledge Management, necunoscut inca mai ales pentru cele mai multe dintre companiile romanesti, ar putea fi accelerata in prima jumatate a anului 2009, cand, potrivit estimarilor, multe organizatii ar putea fi nevoite sa concedieze un numar destul de mare de angajati, ca efect indirect al crizei financiare mondiale.
Ce se va intampla cu toate cunostintele detinute de cei care vor parasi companiile respective? In opinia specialistilor, acestea trebuie inglobate in cultura organizationala, pentru a nu se pierde.
Pe piata autohtona, la capitolul Knowledge Management stau foarte bine companiile de cercetare-dezvoltare si cele din industria farmaceutica.
"Eu prognozez un viitor stralucit pentru KM in sectorul financiar-bancar, unde cantitatea de informatii tiparite este mult prea mare. Aceste companii vor realiza ca doar punand in comun informatiile detinute de diverse persoane din locatii diferite si interpretandu-le la timp si corect se vor putea pune la adapost de efectele viitoarelor potentiale crize economice", explica fondatorul Natural Step Consulting.
Chiar daca conceptul de KM se adreseaza in special companiilor din domeniul IT si cel al serviciilor, in opinia lui Avram, mai devreme sau mai tarziu, aproape toate companiile vor trece de la Content Management la Knowledge Management. In alta ordine de idei, la o evaluare primara, companiile autohtone folosesc o 'varianta' mai putin dezvoltata a Knowledge Managementului, si anume Content Management. Companiile straine care si-au stabilit operatiuni in Romania si care deja utilizeaza la maximum conceptul de KM sunt HP, Accenture, Microsoft, Oracle sau TechTeam.
O alta companie care apeleaza la conceptul de KM este cea mai mare banca de pe piata locala, Banca Comerciala Romana (BCR), in cadrul careia exista deja un departament de knowledge management, aliniat la strategia de business si la cea de resurse umane a bancii. Cei 45 de traineri din banca sunt astfel dublu subordonati: directorului de sucursala judeteana si directiei de knowledge management. Aceasta din urma se ocupa de tot ce este legat de procesul de training si de learning din cadrul BCR, de la prima zi in banca a unui angajat plus tot ce se intampla ulterior cu planul sau de dezvoltare personala si profesionala, inclusiv cursuri, masterate sau participarea la conferinte. Pentru anul acesta, BCR are un buget de peste 3 milioane de euro, care include toate activitatile de formare si knowledege management.
Conceptul de Knowledge Management s-a evidentiat ca model de business in utimii 20-30 de ani.
"Toti exponentii Baby Boom-ului de dupa cel de-al doilea razboi mondial sunt in pragul varstei de pensionare si odata cu plecarea acestora se pierd informatii pretioase despre activitatea companiei, despre relatiile cu furnizorii sau despre concurenta. Din acest motiv s-a nascut nevoia de a se crea un model de business care sa permita managerilor sa colecteze informatia din cadrul companiei si sa o faca disponibila pana la cel mai mic nivel", explica Avram.
Unul dintre avantajele implementarii acestui concept este faptul ca nu numai managementul beneficiaza de avantajele KM-ului, ci si intreaga companie. Totodata, un program de KM bine implementat ajuta la imbunatatirea procesului de luare a deciziilor. Prin colectarea, analizarea, utilizarea si reinnoirea cunostintelor, acestea vor intra intr-un proces ce le va permite sa fie in permanenta actualizate si relevante.
La nivel de senior management, Knowledge Managementul aduce valoare adaugata activitatii de baza. Mai mult decat atat, companiile care au implementat un program de KM "il vand" clientilor ca pe un bonus la activitatea de baza. Pe de alta parte, la nivel de middle management, fluxul comunicational permite luarea deciziilor intr-un timp mult mai scurt, deoarece una din functiile Knowledge Managementului este de a verifica certitudinea si acuratetea informatiilor. Astfel intotdeauna se va actiona pe baza celor mai pertinente informatii.
De asemenea, un alt beneficiu al implementarii KM-ului consta in gestionarea proiectelor specifice.
"Poate cel mai concludent exemplu este cel de la NASA, atunci cand s-a creat o echipa de specialisti care a coordonat lansarea rachetei Challenger. Informatiile de care dispunea fiecare persoana au fost puse la un loc si au contribuit la rezolvarea tuturor problemelor legate de revenirea navetei pe pamant", mai spune Avram.
In alta ordine de idei, acest concept este foarte eficient si atunci cand companiile decid sa deschida filiale sau sucursale in alte localitati sau cand externalizeaza anumite servicii si functii.
Prin KM se reduce comunicarea costisitoare dintre entitati, se reduc bugetele de training si deplasari, se invata mult mai rapid si se rezolva problemele mult mai eficient. Pentru a face informatia colectata disponibila tuturor in cadrul unei companii, se foloseste un program software ce faciliteaza schimbul de informatii. De aceea, un program de succes de Knowledge Management se bazeaza pe un mediu informatic adecvat.
Knowledge management inseamna totalitatea proceselor si procedurilor de colectare, arhivare, actualizare si diseminare a informatiei tacite si explicite din cadrul unei companii. Una dintre principalele functii ale acestuia este de a verifica certitudinea si acuratetea informatiilor pentru ca intotdeauna deciziile de a actiona sa fie luate pe baza celor mai pertinente informatii.
"Intr-un call center sau helpdesk, existenta Knowledge Managementului reduce numarul de minute pe care un angajat le petrece la telefon cu clientul, acest fapt permitandu-i sa rezolve mai multe apeluri in aceeasi unitate de timp. Se creeaza astfel un ciclu din care beneficiaza compania in sine, prin imaginea creata fata de client, dar si clientul, care va fi mai multumit pentru ca primeste raspunsurile intr-un timp mai scurt", mai explica Avram. Printre beneficiile aduse de Knowledge Management se numara costurile reduse, serviciile imbunatatite, eficienta sporita sau retentia de informatie si cunostinte.
Knowledge Management
- Concept care administreaza toate informatiile formale si informale dintr-o companie in asa fel incat sa fie luate cele mai bune decizii in cele mai bune situatii date.
- Printre beneficiile KM se numara costurile reduse, serviciile imbunatatite, eficienta sporita sau retentia de informatie si cunostinte.
- Pentru a face informatia colectata disponibila tuturor in cadrul unei companii, se foloseste un program software ce faciliteaza schimbul de informatii.
- Pe piata locala, la capitolul Knowledge Management stau foarte bine companiile de cercetare-dezvoltare si cele din industria farmaceutica, dar se estimeaza ca si bancile ar putea beneficia de pe urma acestui sistem, ca urmare a volumului mare de informatie care circula in sistem.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
