Concluziile seminarului ZF Outsourcing: Externalizarea nu mai este o tendinţă, ci o necesitate pentru eficienţa unei afaceri

11 oct 2013 Autori: Corina Mirea , Adelina Mihai

Vezi galeria foto GALERIE FOTO

Companiile ar trebui să se „degreveze“ de serviciile care nu reprezintă activitatea lor de bază, din care scot profit, şi să externalizeze o parte din activităţile din departamentele-suport, pentru că astfel îşi minimizează riscurile în cazul unor controale, se asigură de confidenţialitatea datelor despre salariaţi şi au rate de eroare mai scăzute la procesarea facturilor. Indiferent că este vorba de o externalizare a serviciilor de IT, de salarizare, de contabilitate sau chiar de închirierea unor produse textile, procesele de externalizare nu aduc neapărat o reducere a costurilor unei companii, însă îi sporesc eficienţa – aceasta a fost concluzia seminarului „ZF Outsourcing: Putem fi mai competitivi prin externalizare?“, organizat ieri de ZF.

„Este evident că piaţa de outsourcing, pe toate tipurile de servicii, a crescut în ultimii ani şi îşi continuă creşterea. Deja companiile care recurg la servicii de externalizare au început să nu mai privească acest model de business strict ca pe o reducere de costuri, ci ca o metodă de eficientizare a proceselor şi a timpului dedicat anumitor operaţiuni. Totuşi, zona de outsourcing trebuie să se ducă la nivelul următor, să ajungă la stadiul în care să eficientizeze nu numai procesele care sunt externalizate de com­panii, ci şi pe cele care rămân inhouse“, a spus Bogdan Badea, ma­naging director al firmei de contabilitate şi consultanţă fiscală Accace.

El a fost prezent ieri la seminarul organizat de ZF în parteneriat cu firmele Class IT Outsourcing, Salesianer Miettex, Romanian Software, Accace şi Opel.

Serviciile de externalizare nu înseamnă doar exploatarea diferenţelor de salarii dintre Vest şi Est, a explicat Bogdan Tudor, CEO al furnizorului de servicii şi soluţii de externalizare Class IT Outsourcing.

„Fiecare minut petrecut în activităţi de backoffice este un câştig pentru concurenţă, un avantaj pentru com­petitor. Lucrul cu experţi în anumite domenii poate lua clienţilor de pe cap o serie de funcţii care nu sunt strategice. Sunt multe costuri care nu se văd sau care apar atunci când lucrurile nu sunt livrate cu garanţie. Companiile nu analizează cu atenţie situaţiile în care sistemul de IT nu funcţionează o zi. Iar aceste costuri au valoarea serviciilor noastre pe o durată de 2-3 ani“, a mai spus Tudor.

Pe de altă parte, unul dintre cele mai mari pericole ale externalizării îl poate reprezenta faptul că, odată cu con­tractarea unei companii care oferă astfel de servicii, o firmă poate externaliza cu totul şi know-how-ul din domeniul respectiv, au mai spus invitaţii de la eveniment.

Există şi companii, în special cele cu capital local, care rămân reticente la posibilitatea de a-şi externaliza anumite procese.

Bogdan Badea a mai precizat că circa 80%-90% dintre clienţii Accace sunt multinaţionale şi că firmele româ­neşti ar putea contribui mai mult la creşterea industriei de outsourcing dacă ar căpăta mai multă încredere în acest model de business.

„Trebuie să existe o deschidere mai mare din partea companiilor de pe plan local către externalizarea serviciilor auxiliare a căror calitate, productivitate şi profitabilitate este greu de cuantificat intern şi să se concentreze pe activitatea-nucleu pe care o desfăşoară. În industria în care activăm noi cred că mai este cale lungă până să ajungem la nivelul altor ţări. Dacă în străinătate circa 95% dintre spitale, hoteluri sau restaurante îşi externalizează serviciile de achizi­ţio­nare, logistică şi spălare a textilelor, în România numai 5%-10% închiriază textile de la firme specializate sau apelează la servicii de spălare“, explică Ciprian Bejenariu, managing director al firmei Salesianer Miettex România, cu afaceri de 3,9 mil. euro anul trecut.

Pe lângă eficientizarea proceselor şi reducerea timpului dedicat activităţilor de suport, firmele de outsourcing sunt căutate şi pentru menţinerea confiden­ţialităţii salariilor sau pentru asigurarea funcţionării în permanenţă a reţelei de IT şi dezvoltarea unor aplicaţii de software.

„A face un produs software inhouse, spre exemplu, este soluţia cel mai puţin câştigătoare, pentru că alinierea cu noile tehnologii este foarte costisitoare şi necesită o actualizare constantă a in­formaţiilor care apar. Dacă facem calculul corect vedem că, în final, externalizarea proceselor de suport sau în care o companie nu are competenţe foarte dezvoltate este mai ieftină decât realizarea lor internă. Mai mult, pentru cazurile în care se produc anumite erori, firma de externalizare este cea care răspunde, ai o anumită garanţie“, este de părere Victor Dragomirescu, CEO al companiei de soluţii de externalizare destinate serviciilor de HR Romanian Software, cu afaceri de 700.000 de euro anul trecut.

De aceeaşi părere este şi Cristian Filip, marketing director în cadrul producătorului de uşi de garaj şi rulouri pentru ferestre MCA Grup.

El precizează că MCA Grup s-a gândit să apeleze la serviciile unei firme de outsourcing în 2008, când a început să se resimtă criza şi pe plan local, iar compania a fost nevoită să îşi schimbe modelul de business prin trimiterea la export a produselor fabricate.

„Cea mai mare problemă în noua formulă era comunicarea, mai ales că în­cercam să vindem produse tehnice. Am zis că ne trebuie un sistem infor­matic pentru sistemul nostru informa­ţional. Am găsit o soluţie în Germania, dar era foarte scumpă şi realiza doar 10-15% din nevoile noastre. Şi, încercând să evi­tăm riscurile creării unui departa­ment de dezvoltare a acestui sistem, am apelat la o firmă de profil. Compania înţelegea nevoia noastră, era vorba despre o echipă deja sudată şi dacă, la un moment dat, nu ne mai potriveam, pu­team să găsim rapid alt furnizor“, afirmă el.

Contractarea unor furnizori de servicii vine însă şi cu un dezavantaj, sunt de părere specialiştii din dome­niu.

„Dezavantajul este că odată cu externalizarea proceselor din inhouse renunţi şi la know-how, iar când vei vrea să internalizezi acele procese vei fi nevoit să recrutezi încă o dată şi poate chiar să instruieşti oamenii respectivi. Şi lucrul acesta se întâmplă în special în companiile care cred că odată cu externalizarea scapă de toate grijile şi renunţă să mai aibe un om care să fie punte de legătură între furnizor şi companie şi care să filtreze informaţiile dintre cele două părţi“, a adăugat Bogdan Badea.

 

Bogdan Tudor, CEO Class IT Outsourcing

Serviciile de externalizare nu înseamnă doar exploatarea diferenţelor de salarii dintre Vest şi Est.

Companiile ale căror afaceri au rate destul de mari sunt companii deştepte, pentru că se focusează acolo unde au cea mai mare valoare adăugată, în vânzări, marketing, lucruri care contează cu adevărat. Fiecare minut petrecut în activităţi de backoffice este un câştig pentru concurenţă, un avantaj pentru competitor. Lucrul cu experţi în anumite domenii poate lua clienţilor de pe cap o serie de funcţii care nu sunt strategice.

În industria modei sunt foarte multe tendinţe care pot afecta companiile, astfel că, dacă jucătorii de pe această piaţă nu iau în considerare componenta tehnologică, s-ar putea să rămână în urmă.

Sunt multe costuri care nu se văd sau care apar atunci când lucrurile nu sunt livrate cu garanţie. Companiile nu analizează cu atenţie situaţiile în care sistemul de IT nu funcţionează o zi. Iar aceste costuri au valoarea serviciilor noastre pe o durată de 2-3 ani.

Fiecare companie este unică, de aceea este greu de spus care este costul externalizării servicilor de IT. Putem vorbi despre o companie care are nevoie critică de servicii IT, care activează, de exemplu, în zona de brokeraj în sectorul energetic, iar costul externalizării serviciilor de IT pentru un departament de 10 oameni să fie cuprins între câteva sute de euro pe lună şi să ajungă până la 1.000 de euro pe lună. La companiile cu nevoi mai reduse, care sunt la început, partea de suport IT şi consultanţă este cu câteva sute de euro mai ieftină.

Piaţa serviciilor de externalizare IT este în creştere. Dar oare putem reţine pasul cu resursele umane în aşa fel încât să ţinem pasul cu ea?

 

Cristian Filip, director de marketing MCA Grup

Avem o fabrică în Jilava unde de 15 ani producem uşi de garaje rezidenţiale sau industriale şi rulouri pentru ferestre.

În 2008 a venit criza şi în România, iar perspectivele industriei de construcţii erau negre. Am ales să mergem la export, dar cea mai mare problemă era comunicarea, mai ales că încercam să vindem produse tehnice.

Am zis că ne trebuie un sistem informatic pentru sistemul nostru informaţional. Fiecare produs pe care îl facem este pe bază de comandă. Din cauza specificităţii industriei noastre am simţit nevoia unui sistem informatic. 

Am găsit această souţie în Germania, dar era foarte scumpă şi realiza doar 10-15% din nevoile noastre. Soluţii, teoretic, există pentru orice nevoie, există platforme. Am zis că nu putem să-l cumpărăm şi ne-am hotărât că cel mai rapid ar fi să apelăm la o companie specializată. Ar fi durat prea mult să angajăm câţiva dezvoltatori, un team leader, ne-ar fi costat mai mult, activitatea noastră era producţia de uşi, nu cea de software.

Compania cu care am lucrat pentru externalizarea serviciilor de IT înţelegea nevoia noastră, era vorba despre o echipă deja sudată. Şi dacă ai ales greşit furnizorul, poţi să îl schimbi rapid. Aşa că am decis să externalizăm, ceea ce s-a transpus şi în rezultatele de business, pentru că am avut parte de o creştere a cifrei de afaceri.

Vom continua cu externalizarea soluţiilor de IT, pentru că nu cred că o companie de talie mică sau mijlocie trebuie să se concentreze pe dezvoltarea unui departament de IT.

 

Ciprian Bejenariu, managing director Salesianer Miettex România

Lucrăm în outsourcing într-o ţară în care potenţialul de dezvoltare al acestei industrii este uriaş. Suntem cei care închiriază şi spală uniformele pentru spitale, dar şi prosoapele şi lenjeria pentru clienţii din hoteluri. Suntem prezenţi în România din 2005.

Un procent de 99,99% dintre clienţi ştiu să spună cât costă un prosop şi că preferă să spele intern lenjeria din hotel pentru că e mai ieftin, dar nu ştiu să spună ce câştigă din asta, dacă este sau nu profitabil, ci doar că e mai ieftin. Este posibil ca un director de hotel nu ştie să răspundă câţi bani câştigă din spălarea lenjeriilor, dar va şti care este câştigul lui din închirierea camerelor, pentru că aceea este specializarea lui, activitatea lui de bază.

La rândul nostru, şi noi externalizăm servicii de contabilitate, payroll, IT, transport.

În România, pe segmentul de închiriere textile, în jur de 5-10% dintre companii externalizează, în timp ce în alte ţări procentul ajunge la 95%, deci va fi un drum lung de parcurs.

Avem o productivitate de până la patru ori mai mare decât a unei spălătorii de hotel. Avem o productivitate de 35 - 40 kg pe om pe oră, spre deosebire de un hotel, care are o productivitate de 7-8 kg pe om pe ora. Dacă se pierd 2 secunde de către un angajat productivitatea scade dramatic.

Procesăm în jur de 30.000 de articole pe zi. Avem tehnologia care ne ajută să avem o astfel de productivitate. La noi nu se fac lucrurile ca acasă, cantitatea de apă, de detergent se personalizează în funcţie de cantitatea de textile care trebuie spălate.

Costul nostru este similar cu al cuiva care alege să externalizeze acest serviciu. Cumpărăm textile în valoare de 25 de milioane de euro anual.

 

Victor Dragomirescu, CEO Romanian Software

Administrăm peste 100.000 de salariaţi prin intermediul platformei pe care am dezvoltat-o.  Trăim într-o lume care se modifică foarte mult, trebuie să ne aliniem cu tehnologiile.

Modalitatea de a face inhouse pe un produs software este cel mai puţin câştigătoare, pentru că alinierea cu noile tehnologii este foarte costisitoare.

Prin externalizare poţi transfera povara proceselor suport pe umerii furnizorului, ca acesta să le facă aşa cum trebuie. În resurse umane se întâmplă acelaşi lucru, compania se poate concentra mai bine şi permite ca anumite resurse să fie relocate spre alte procese importante de HR.

Sunt şi companii printre clienţii noştri care nu vor să folosească instrumente electronice şi toate datele legate de resurse umane le primim prin fax, ceea ce ne îngreunează munca.

Am dezvoltat o platformă care pune la dispoziţie un soft în care se regăsesc aplicaţii de management al timpului, al angajaţilor, al salariilor etc. Clientul poate avea acces la un set complet de rapoarte şi poate avea autonomie în raportare.

Externalizarea unui număr foarte mare de angajaţi este eficientă pentru că poate să răspundă situaţiilor în care o rată mare a fluctuaţiei trebuie gestionată. Dacă trebuie să se recruteze un număr mare de angajaţi sau, din contră, să se restructureze un număr important de resurse umane, este foarte uşor să treci cu vederea peste anumite detalii în timp ce te ocupi şi de alte procese de HR, cu aceiaşi oameni.

La companiile cu angajaţi puţini, din păcate, nu se justifică prezenţa unui specialist de resurse umane în cadrul companiei. De aceea, de cele mai multe ori practica de resurse umane, administrarea de personal şi salarizarea sunt preluate de contabil. Ei sunt contabili pentru care legislaţia muncii nu este foarte aprofundată şi se întâmplă uneori să se producă greşeli care pot duce la litigii.

Externalizarea nu mai este o tendinţă, ci o necesitate pentru performanţa unui business.

 

Bogdan Badea, managing director Accace

Zona de outsourcing trebuie să se ducă la nivelul următor, să nu mai fie privită doar ca o zonă de reducere a costurilor, lucru care nu se aplică întotdeauna. Trebuie să ajuţi clientul să îşi eficientizeze compania şi intern, nu numai extern.

Pe zona de salarizare şi contabilitate motivul pentru externalizare este confidenţialitatea datelor, nu pentru că se reduc costurile companiilor. Datele nu mai sunt procesate astfel intern şi foarte puţini oameni ştiu salariile din companie. Vorbim în special despre motivaţia companiilor din România, unde este foarte incitant pentru toţi să vorbească despre salariile şefilor, ale colegilor. Şi aceste lucruri pornesc în principal de la cei care administrează salariile.

Primele motive pentru care lumea externalizează sunt eficienţa, calitatea serviciilor şi durata acestui proces.

Următorul pas în furnizarea serviciilor de contabilitate va fi e-accounting-ul. Eficientizează mult activitatea internă, poţi vedea în urmă cu cinci ani să vezi cine şi ce facturi a aprobat. Poate fi implementată unei companii cu 10.000 de facturi sau 10 facturi şi pentru mai multe linii de business. Reduce timpul, reduce alocarea de resurse umane, depozitare.

Rata de eroare scade în felul acesta, eliminăm oboseala, erorile de raportare. Şi există un nivel mult mai ridicat al transparenţei. Toată lumea poate vedea în sistem la cine s-a blocat factura.

Dezavantajul este că odată cu externalizarea proceselor din inhouse într-un centru de servicii îţi duci şi know-how-ul şi dacă vei vrea să o aduci înapoi va trebui să angajezi din nou.

Plus că anumite companii nu sunt pregătite pentru outsourcing şi cred că dacă externalizează anumite funcţiuni scapă de toate grijile. Mai trebuie însă o persoană de contact care să sesizeze anumite probleme, să aprobe facturi, deci nu poţi să externalizezi totul. Externalizezi însă riscul, efortul, timpul de răspuns, dar trebuie să ai resurse interne care să ştie să filtreze anumite informaţii.

Articol publicat în ediţia tipărită a Ziarului Financiar din data de 11.10.2013

 
Cuvinte cheie:
externalizare
, refuz
, afaceri
, seminar
, zf
, eficienta
, necesitate
, servicii
, it
, companii
Vizualizari:
Printeaza
Momentan este un comentariu Comenteaza si tu
Comentarii (1):
caporalu - 11 octombrie 2013, 10:51

Intrebati-l pe Bogdan Tudor ca tot vorbeste de salarii cum da el angajatilor de la Class IT Outsourcing o mare parte din bani la plic, nefiscalizati, desigur !!!

Campurile marcate cu rosu nu sunt valide!

Comentariul a fost adaugat si va aparea dupa ce va fi moderat!

Comentariile vor fi publicate doar după moderarea acestora de către redactori. Nu vor fi publicate comentariile care conţin injurii, un limbaj licenţios, instigare la încălcarea legii, la violenţă sau la ură, precum şi acuzaţii fără acoperire. De asemenea, pentru o mai bună comunicare, vă rugăm să oferiţi o adresă de mail validă. Vă mulţumim!

zf.ro
Închide