Cum se modifică actul constitutiv al societăţii comerciale - ghid complet

Dinamica activităţilor comerciale desfăşurate de o entitate comercială, fie ea persoana fizică autorizată, fie societate comercială de orice fel, fie asocieri de persoane fizice şi/sau juridice (grupuri de interese, consorţii etc.), precum şi realităţile concrete ale societăţii pot determina modificări necesare adaptării la noile condiţii.

Cele mai multe dintre elementele supuse modificărilor sunt cuprinse în actul constitutiv al unei entităţi comerciale, de aceea este necesar ca acesta să fie modificat în raport cu aceste schimbări.

Reamintim, actul constitutiv al unei societăţi reprezintă acordul de voinţă al unor persoane fizice şi/sau juridice, manifestat în formă scrisă, deci sub forma unui document, în vederea constituirii unei entităţi care va desfăşura acte de comerţ. Actul constitutiv trebuie să îndeplinească anumite condiţii de fond şi de formă prevăzute de lege.

De aceea, actul constitutiv trebuie să conţină obligatoriu anumite date şi informaţii, fără de care Registrul Comerţului nu poate înscrie şi autoriza entitatea comercială şi aceasta nu-şi poate desfăşura activitatea preconizată.

Aceste menţiuni obligatorii în actul constitutiv sunt, în principal: datele de identificare ale asociaţilor, forma societăţii, denumirea societăţii, sediul social al societăţii, sediile secundare ale societăţii (sau după caz, condiţiile pentru înfiinţarea lor ulterioară), obiectul de activitate al societăţii, capitalul social, administratorii, datele de identificare ale primilor cenzori şi ale auditorului financiar (dacă există), participarea fiecărui asociat la beneficii şi pierderi, durata societăţii, precum şi modul şi/sau situaţiile de dizolvare şi de lichidare.

În situaţia modificării actului constitutiv, fiecare dintre menţiunile amintite sunt susceptibile de schimbare. Vom trece în revistă mai jos fiecare situaţie în care poate interveni modificarea actului constitutiv, dar înainte de asta, trebuie să vedem ce presupune modificarea actului constitutiv, la modul general.

Este important de reţinut că orice modificare a actului constituiv, chiar daca priveşte o multitudine de elemente vizate a fi schimbate, nu conduce la crearea unei persoane juridice noi, entitatea comercială va subzista în continuare, având elementele modificate.

Precizări generale cu privire la modificarea actului constitutiv:

1. Cine decide modificările actului constitutiv

Modificările menţiunilor din actele constitutive pot fi realizate fie prin decizia asociaţilor, acţionarilor, chiar a consiliilor de administraţie, fie prin hotărâre judecătorească, fie prin intervenţia unor dispoziţii legale.

a) Cea mai răspândită forma de modificare a actului constitutiv este prin hotărârea adunării generale a asociaţilor, respectiv a acţionarilor(în funcţie de forma de organizare a societăţii comerciale) sau prin decizia consiliului de administraţie, respectiv a directoratului.

Adunarea generală a asociaţilor – asociaţii care au încheiat acordul de voinţă materializat prin actul constitutiv au dreptul de a-l şi modifica, ori de câte ori consideră necesar, dar voinţa de modificare trebuie exprimată în cadrul adunării generale, consemnată ulterior prin hotărârea de modificare în formă scrisă.

Adunarea generală a acţionarilor – pentru astfel de forma de manifestare a acordului de voinţă pentru modificare, legea societăţilor comerciale nr. 31/1990 impune nişte reguli privind prezenţa acţionarilor şi cvorumul necesar luării deciziilor. Totuşi, în ambele situaţii legea prevede ca în actul constitutiv să fie prevăzute clauze cu privire cerinţe mai severe de cvorum şi majoritate decât minimul indicat, conform acordului părţilor.

Decizia consiliului de administraţie, respectiv a directoratului – cu caracter de excepţie, prin menţionarea expresă în actul constitutiv sau prin hotărârea adunării generale a acţionarilor, poate fi statuat ca în anumite privinţe consiliul de administraţie sau directoratul să poată dispune modificări ale actului constitutiv; aceste situaţii, limitativ prevăzute, sunt: mutarea sediului societăţii, schimbarea obiectului de activitate al societăţii, cu excepţia domeniului şi a activităţii principale şi majorarea capitalului social (numai dacă este vorba de capitalul autorizat, aşa cum este prevăzut la art. 2201 din legea nr. 31/1990).

b) Cu titlu de excepţie, instanţa judecătorească poate dispune prin hotărâre modificări în actul constitutiv al unei societăţi comerciale, dar numai în privinţa retragerii sau excluderii unui asociat. Sigur, pe cale de consecinţă, prin plecarea sau excluderea unui asociat are loc si o reconfigurare a participării la capitalul social şi tot instanţa este cea care trebuie să dispună în această privinţă.

De multe ori se poate întâmpla ca un asociat să dorească sa iasă din firmă, dar ceilalţi asociaţi să se opună din motive mai mult sau mai puţin obiective şi să refuze întrunirea unei adunări generale a asociaţilor. La fel, se poate pune problema ca un asociat să nu se mai poată înţelege cu ceilalţi, dar să refuze ieşirea din societate.

În aceste situaţii, legea nr. 31 prevede posibilitatea adresării în justiţie a celui/celor în cauză pentru obţinerea unei hotărâri prin care se constată ieşirea/excluderea unuia sau mai multor asociaţi. În această situaţie, la Registrul Comerţului se va solicita operarea modificării actului constitutiv pe baza hotărârii judecătoreşti rămase definitive. Cum am arătat, pe această cale instanţa decide şi pe baza hotărârii, Registrul Comerţului operează şi modificarea survenită la participarea la capitalul social după părăsirea societăţii.

c) O a treia situaţie, de asemenea cu titlu de excepţie, o reprezintă modificarea actului constitutiv prin dispoziţii legale. Concret, printr-o prevedere legală se impune societăţilor comerciale fie o modificare în ceea ce priveşte denumirea acesteia, fie legată de cuantumul capitalului social minim subscris, fie orice altă situaţie de acest gen. Desigur, prevederile respective privesc doar societăţile comerciale ale căror menţiuni nu corespund, acestea fiind obligate să modifice elementele avute în vedere în dispoziţiile legale.

De exemplu, cea mai recentă situaţie de acest gen care impune schimbari la nivelul actului constitutiv este dată de noul Cod de procedură Civilă care, începând cu 15 februarie 2013, propune o schimbare privitoare la statutul societatilor comerciale. Astfel, potrivit art. 79 din Legea nr. 76/2012 pentru punerea în aplicare a Legii nr. 134/2010 privind Codul de Procedură Civilă, cu modificări şi completări, societăţile comerciale care au în denumire formularea expresă de “societate comercială”, în termen de doi ani de la data intrării în vigoare a legii menţionate, să demareze procesul prin care se va realiza inlocuirea sus-menţionatei sintagme cu termenul simplu de “societate”. Denumirea înregistrată în cadrul Registrului Comertului va rămâne în funcţiune. Deci, până la data de 15 februarie 2015, societăţile vizate trebuie să procedeze la modificarea arătată, legea prevăzând ca această operaţiune să fie scutită de taxă de înregistrare.

2. Forma actului modificator al actului constitutiv

În toate situaţiile, actul modificator al actului constitutiv trebuie să îmbrace forma scrisă. Pentru unele situaţii, cu titlu de excepţie, legislaţia cere şi o formă autentică a actului modificator scris, adică este necesară autentificarea la notar. Actul modificator al actului constitutiv trebuie să îmbrace forma autentică când are ca obiect:

a) majorarea capitalului social prin subscrierea ca aport în natură a unui teren;

b) modificarea formei juridice a societăţii într-o societate în nume  colectiv sau în comandită simplă;

c) majorarea capitalului social prin subscripţie publică. De asemenea, hotărârile consiliului de administraţie/ale directoratului trebuie să aibă o formă autentică. Nerespectarea acestor prevederi are ca rezultat nulitatea actului modificator al actului constitutiv, neproducând nici un efect.

Hotărârile judecătoreşti nu trebuie autentificate, deoarece acestea au prin ele însele caracter de înscris autentic.

3. Înregistrarea actului modificator şi publicarea acestuia

Pentru ca modificările vizate să-şi poată produce efectele, starea societăţii să fie actualizată cu toate informaţiile la zi, dar şi pentru opozabilitatea faţă de terţi, actul modificator trebuie înregistrat şi depus la Registrul Comerţului alături de textul complet al actului constitutiv cuprinzând actualizarea conform modificărilor.

Totodată, intervine ca la înfiinţare etapa controlului legalităţii realizată de judecătorul delegat pe lângă Registrul Comerţului, care va verifica îndeplinirea condiţiilor legale şi va pronunţa o încheiere prin care dispune înregistrarea menţiunilor actualizate.

După realizarea acestor formalităţi, Registrul Comerţului din oficiu va înainta spre publicare Regiei Autonome Monitorul Oficial actul modificat însoţit de o notificare de depunere a textului actualizat în urma acesteia, al actului constitutiv.

4. Menţiunile obligatorii supuse modificării, în actul constitutiv

a. datele de identificare ale asociaţilor

- în cazul persoanelor fizice: nume, prenume, CNP (echivalent al acestuia pentru persoane străine), locul şi data naşterii, domiciliul, cetăţenia – în mod evident, modificările ar putea privi schimbări de nume, de domiciliu sau de cetăţenie;

- în cazul persoanelor juridice: denumirea, sediul, nationalitatea, numarul de inregistrare in registrul comertului (sau codul unic de inregistrare) – modificările pot privi sediul şi denumirea, în principal;

b. forma societăţii: societăţile pot fi cu răspundere limitată (SRL), pe acţiuni (SA), în nume colectiv  (SNC), în comandită simplă (SCS), în comandită pe acţiuni (SCA), dar şi grupurile şi consorţiile – modificările vizează trecerea de la o formă la alta şi ceea ce presupune din punct de vedere legal;

c. denumirea societăţii – compusă dintr-unul sau mai multe cuvinte şi/sau una sau mai multe cifre – modificarea denumirii poate fi voluntară, dar uneori poate fi impusă pentru evitarea unor confuzii;

d. sediul social al societatii - adresa sediului social prevăzut în actul constitutiv trebuie să corespundă exact cu cea din titlul de proprietate sau din contractul de spaţiu încheiat în acest scop sub orice formă – orice modificare de adresă sau redenumire de stradă trebuie să apară în actul constitutiv, fiind unul dintre elementele importante de identificare ale comerciantului;

e. sediile secundare ale societăţii sau condiţiile pentru înfiinţarea lor ulterioară – puncte de lucru, sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte unităţi fără personalitate juridică – uneori se consemnează concret respectivele unităţi, alteori se prevede posibilitatea deschiderii unora, dar fiecare dintre aceste acţiuni reprezintă o modificare la actul constitutiv şi trebuie consemnată ca atare;

f. obiectul de activitate al societăţii - în conformitate cu CAEN (Clasificarea Activităţilor Economice din România), fiecare societate este obligatoriu să consemneze în actul constitutiv obiectul de activitate principal, precum şi obiectele de activitate secundare; atât modificarea obiectului de activitate principal, cât şi a celor secundare, că este vorba de inlocuire, de adăugare, de eliminare, trebuie să fie operată în actul constitutiv, deci avem şi o modificare a acestuia;

g. capitalul social – reprezintă aportul fiecăruia dintre asociaţi, indiferent dacă acesta este în bani sau în natură; totodată, în actul constitutiv, alături de capitalul social trebuie să apară distinct numărul total şi valoarea nominală a părţilor sociale/acţiunilor, numărul părţilor sociale sau al acţiunilor ale fiecărui asociat, dar şi evaluarea eventualelor aporturi în natură – orice modificare atât a capitalului social, dar şi a configuraţiei părţilor/acţiunilor asociaţilor subsecvente unor aporturi, ieşiri sau intrări în societate, cedărilor dintre asociaţi trebuie consemnată prin modificarea actului constitutiv;

h. administratorii – în privinţa administratorilor trebuie consemnate în actul constitutiv atât datele de identificare (indiferent că e vorba de persoane fizice sau juridice, dintre asociaţi sau din afara soicetăţii), cât şi atribuţiile şi răspunderile acestora – modificările vor ţine seama de aceste aspecte, deci;

i. datele de identificare ale cenzorilor şi ale auditorului financiar, dacă este cazul – pentru un SRL este obligatorie desemnarea cenzorilor numai dacă numărul asociaţilor este mai mare de 15, iar auditarea numai dacă prin prevederi legale societatea este obligată la aşa ceva – schimbarea cenzorului sau a auditorului se consemnează şi duce la modificarea actului constitutiv;

j. durata societăţii – de regulă, societăţile sunt înfiinţate pe o durată nedeterminată, însă există şi situaţii prin care sunt menţionate durate de funcţionare limitată – orice modificare în acest sens trebuie să fie menţionată în actul constitutiv; în situaţia societăţii cu durată determinată, modificarea actului constitutiv cu privire la durată trebuie să aibă loc înaintea împlinirii termenului prevăzut, în caz contrar, societatea se consideră dizolvată;

k. modalităţi de dizolvare şi lichidare, fuziunea şi divizarea societăţilor comerciale – un act constitutiv poate conţine o serie de clauze cu privire la condiţiile în care societatea îşi încheie activitatea şi intră în proceduri de dizolvare şi lichidare (iar situaţiile sunt variate, de la decesul acţionarului unic, la faliment sau imposibilitatea desfăşurării obiectului principal de activitate), ori poate privi situaţiile în care societatea poate fuziona sau se poate divide – toate modificările privind clauzele respective vor apărea în actul constitutiv actualizat.

Aceasta a reprezentat o trecere în revistă a actului constitutiv şi a condiţiilor şi modalităţilor de modificare a acestuia. Mai departe, vom aborda fiecare formă de societate în funcţie de modificările caracteristice pe care le poate suferi actul constitutiv, formulare şi taxe.