Saptamana oricarui middle manager incepe cu o prezentare in PowerPoint. Si cu o sedinta. In fiecare zi de luni, ocupantii pozitiilor de management din companii redacteaza PowerPoint-uri pentru sedinta operationala, in care se prezinta ce s-a intamplat/realizat in saptamana anterioara si care sunt target-urile pentru saptamana care incepe.
“Cele mai mari <frici> ale angajatilor sunt sedintele, prezentarile in PowerPoint, meeting-call-urile sau video/call conferintele”, spune Nicoleta Udrea, director de consultanta al companiei specializate in servicii de resurse umane Skill Team.
Dupa ce se stabileste o sedinta, incepe “marea tevatura” a adunarii oamenilor, ceea ce, intr-o multinationala se poate dovedi un lucru foarte dificil.
“In general, in multinationale nu exista timp liber si este greu sa gasesti o ora libera in agenda mai multor oameni, mai ales daca este vorba despre oameni care ocupa pozitii de management si care au agenda foarte incarcata”, spune Udrea.
Un alt obstacol de depasit este gasirea unei sali in care sa aiba loc sedinta. “Atunci incep negocierile cu cei care au rezervat deja o sala in cazul in care nu mai gasesti una libera. Si trebuie sa gasesti o sala, mai ales ca la anumite sedinte vin sefi de la alte sedii care petrec o ora in trafic pentru a veni la intalnire si pe care nu ii mai prinzi liberi cate doua saptamani mai apoi”, explica si Cristina Postolache, director general al Skill Team.
De asemenea, pentru orice sedinta, dar si pentru intalnirile cu clientii, Power Point-ul este un instrument indispensabil. “Se considera ca nu esti profesionist daca nu ai o prezentare in PowerPoint”, spune Postolache.
Varianta “primitiva” a PowerPoint-ului, prezentarile in Word au pierdut teren de multi ani in mediul corporatist, principalele sale dezavantaje fiind lipsa de impact vizual si dificultatile pe care le implica la nivel de organizare a textului.
Middle managerii, mai exact cei care coordoneaza departamente si care au oameni in subordine, sunt principalii tributari ai sistemului care functioneaza pe baza prezentarilor in PowerPoint din doua motive: in primul rand, folosesc prezentarile formale ca pe un instrument de lucru in relatia cu subordonatii directi, dar si in relatia cu superiorii ierarhici.
“Un manager de vanzari poate face cate 6 - 7 prezentari in PowerPoint pe saptamana. Catre clientii actuali, catre cei potentiali catre departamentele interne. De multe ori, prezentarile sunt un argument pentru a obtine ceva, un pret diferit, o strategie diferita”, explica Udrea.
Pe de alta parte, un manager de HR ajunge sa faca aproximativ patru prezentari in decursul unei saptamani.
Principalul avantaj al unei prezentari in PowerPoint este faptul ca informatia este sintetizata intr-o maniera coerenta. “Cand ai nevoie de o cifra, de date legate de un proiect, nu stai sa cauti prin emailuri, ci te duci direct la documentul sau prezentarea respectiva”, spune Postolache.
Mai mult decat atat, desi poate parea o corvoada si incetineste ritmul decizional in companii, redactarea prezentarilor in PowerPoint contribuie la dezvoltarea angajatilor. “Te ajuta sa iti dezvolti abilitatile pentru prezentari si inveti sa te adresezi unor oameni intr-un cadru formal. Este mai mult un avantaj pentru angajat decat pentru companie”, explica directorul general al Skill Team.
Dezavantajul principal al prezentarilor formalizate este ca ele consuma foarte mult timp, timp care ar putea fi alocat businessului propriu-zis.
“Uneori, poate fi un calvar. Pentru orice intalnire, orice prezentare, orice sedinta, prezentarile in PowerPoint sunt indispensabile. In foarte mult momente sunt foarte utile, insa de multe ori ar pute fi inlocuite cu o simpla discutie sau un e-mail”, spune angajatul unei companii multinationale din IT&C. Felul in care este redactata o prezentare in PowerPoint spune multe despre cel care a realizat-o si, oricat de surprinzator ar parea, nu oricine poate face prezentari bune. “Un PowerPoint iti transmite niste mesaje despre oameni. Intr-o prezentare poti vedea daca respectivul manager a ales ce este important, ce este esential sau relevant din mesajul pe care voia sa il transmita”, adauga si Udrea.
Pe de alta parte, “sedintomania” este un sindrom bine cunoscut in marile companii, in special in multinationale. “Exista sedintele operationale, care sunt utile si in care se discuta lucruri legate direct de evolutia businessului intr-un anumit moment, si sedinte strategice, la care participa de obicei factorii cu putere de decizie din business”, spune Udrea.
Managerii isi petrec in medie 20 de ore pe saptamana in sedinte sau intalniri, potrivit studiilor de specialitate. Dintre acestea, tot studiile arata ca doar sase ore sunt cu adevarat eficiente. Sedintele au devenit un ritual, o indatorire si este aproape imposibil sa nu participi la ele.
“Secretele” unui Power Point reusit
- Sa realizeze o sinteza a celor mai importante si mai relevante informatii
- Prezentarea trebuie sa fie aerisita, schematizata, cu cat mai putin text pe pagina
- Impact vizual puternic
- Sa foloseasca scheme sau grafice simple
- Sa aiba o componenta de mesaj afectiv
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
