Prea putine licente software intr-o companie pot fi semnul utilizarii ilegale a unor aplicatii insa si a avea prea multe licente poate constitui o sursa de probleme.
Numeroase companii au dificultati atunci cand incearca sa puna cap la cap aplicatiile software pe care le utilizeaza si licentele care le asigura dreptul de folosinta. Foarte rar se intampla ca cele doua numere sa coincida, scrie Financial Times.
In trecut, principala grija a companiilor a fost sa nu aiba aplicatii fara licenta " o situatie ce ar putea atrage actiuni penale si amenzi. In prezent insa, a aparut un nou motiv de ingrijorare: cumpararea licentelor si a suportului tehnic pentru software-ul care nu este utilizat.
"Daca gresesti un pas in procesul de licentiere, te vei trezi foarte rapid in dificultate", a declarat Ranjit Aulek, partener in divizia de servicii de licentiere software a PricewaterhouseCoopers, adaugand: "Problemele incep sa apara de obicei in companiile cu peste 250 de utilizatori".
O licenta software pentru o corporatie mare asigura, de regula, dreptul tuturor angajatilor de a utiliza aplicatia. Pretul final este stabilit intre producator si client, in functie de numarul de angajati, insa numarul persoanelor care intrebuinteaza aplicatia poate fi substantial mai mic, ceea ce inseamna ca se cheltuiesc bani pe licente neutilizate.
Un prim pas pentru a corecta aceasta problema este determinarea precisa a numarului de angajati care folosesc un anume software.
Simon Scarrott, seful diviziei de dezvoltare a afacerilor la Compass Management Consultants, sustine ca discrepantele apar deoarece tehnicienii care exploateaza aplicatia achizitionata nu discuta cu persoanele responsabile de achizitii. Scarrott este de parere ca o companie isi poate reduce cheltuielile cu pana la 12% prin depistarea si eliminarea asa-numitului "shelfware" - software achiztionat, dar neutilizat.
Fuziunile si achizitiile constituie o sursa importanta de astfel de aplicatii. Studiile efectuate de firma Computacenter releva faptul ca alegerea licentelor software care vor fi pastrate reprezinta cea mai dificila sarcina a directorilor informationali (CIO) dupa o fuziune. Oficialii Computacenter au descris situatia ca fiind "un camp minat".
Exista insa beneficii financiare substantiale care pot fi obtinute in urma rationalizarii software-ului.
David Mitchell, de la firma de consultanta Ovum, estimeaza ca intre 30 si 50 procente din presupusele economii rezultate in urma unei fuziuni provin din IT, iar 40% din acestea provin din software. Mai mult, aplicatiile care nu sunt inregistrate ca bunuri ale firmei pot subestima valoarea companiei, deseori cu milioane de dolari.
"In majoritatea domeniilor, oamenii nu realizeaza ca desi ar putea exista companii ce detin software fara licenta, invariabil exista companii care au prea multe licente", a declarat John Lovelock, directorul executiv al Federatiei Impotriva Furtului Software (Federation Against Software Theft).
"Lucram cu circa 8.000 de companii din Marea Britanie, iar multe dintre acestea detin computere peste tot - in dulapuri, depozite, sub scari - uitand ca licentele achiztionate pentru acele sisteme pot fi valoroase in cazul unei noi cresteri a companiei. Identificarea si catalogarea fiecarui software, precum si a fiecarei componente hardware constituie un pas inainte in restructurarea companiei", a declarat Lovelock.
Lovelock a descoperit ca o bine cunoscuta firma de servicii financiare avea software in valoare de 3 mld. lire (4,41 mld. euro) care nu aparea consemnat in nici un registru. "In eventualitatea oricarei fuziuni sau tranazctii in care s-ar fi vandut compania, exista potentialul de a pierde acei bani", a adaugat Lovelock.
Este insa destul de dificil de a obtine si mentine controlul asupra software-ul.
Theresa Bui Friday este directorul executiv al Palamida, o companie din San Francisco, care a dezvoltat un software ce detecteaza automat toate aplicatiile instalate de o firma pe computerele sale. Printre clientii Palamida se numara Microsoft si Avaya.
"In toate audit-urile pe care le-am efectuat, am gasit de fiecare data de cinci mai mult software decat oficialii companiilor credeau ca folosesc", a declarat Friday.
Software-ul folosit de Palamida poate identifica toate versiunile a 780.000 de aplicatii diferite.
Unul din factorii care incurajeaza cresterea numarului de software-uri neinregistrate este reprezentat de marile departamente IT ale corporatiilor, unde sunt angajati mii de ingineri care au dreptul de a cumpara si instala software-uri externe. Ea il citeaza pe directorul executiv al unui mare grup de firme de asigurari, unde lucreaza 2.000 de specialisti IT: "Avem in prezent 2.000 de agenti de achizitii. In firma noastra intra un numar mare de aplicatii si licente, iar noi nu avem modalitati de a monitoriza ce se intampla".
Dar Simon Scarrott de la Compass Management Consultants spune ca aceste tipuri de achizitii reflecta de fapt un management defectuos: "Atunci cand fac achizitii, oamenii au un soi de lene. Ei cumpara licente software fara sa se oboseasca sa se intrebe daca le trebuie cu adevarat atatea aplicatii, preocupati fiind numai de imperativul de a avea o licenta".
In principiu ramane o munca intensa atunci cand se face audit-ul hardware si software al produselor pe care le detine o companie. John Lovelock declara: "Pentru toata lumea acesta este un proces complicat. De fapt, nu este chiar asa. El presupune o munca asidua in faza initiala, dar apoi totul se simplifica. Faza initiala consta intr-un audit electronic si este urmata de o verificare manuala a fiecarei masini care nu este conectata la retea. Firmele cu parc auto de cateva sute de masini au un director al acelui parc. Valoarea tuturor sotware-urilor din organizatie este probabil mai mare decat valoarea masinilor, dar pe partea de licente IT nu exista un director".
Un astfel de individ, daca ar exista, ar trebui sa aiba atributiuni atat de natura tehnica, cat si de natura fiscala si, de asemenea, sa aiba capacitatea sa inteleaga necesitatile IT ale firmei.
Totusi, ceva s-ar putea schimba in curand, pe masura ce legislatia referitoare la necesitatea respectarii licentelor devine mai restrictiva.
Steve Reynolds, director la Civica Services, o firma ce comercializeaza produse Microsoft, subliniaza: "Managerii de la varf sunt din ce in ce mai implicati, pe masura ce se extind principiile guvernarii corporatiste, impuse fie de standarde Sarbanes-Oxley, fie de standardele de licenta ISO. Directorii financiari solicita modalitati mai potrivite de a administra imobilizarile necorporale costisitoare, cum ar fi de exemplu licentele de software".
Firmele care revand produse, noteaza Reynolds, sustin cu tot mai multa tarie necesitatea unui control al software-urilor care sunt utilizate " cu ajutorul unor instrumente electronice, precum cele furnizate de Palamida si alti vanzatori - si al software-urilor cumparate.
"Acest lucru are patru avantaje - stimuleaza economiile de costuri, permite refolosirea licentelor, asigura respectarea legii licentelor si creaza conditii pentru imbunatatirea politicilor companiilor", a adaugat Reynolds. Noua popularitate a "virtualizarii", care permite rularea mai multor aplicatii si sisteme de operare pe aceeasi masina, aduce un nou nivel de complexitate. John Lovelock spune ca o organizatie care trece la virtualizare inainte de a-si verifica politica de achizitionare de software va avea, foarte repede, probleme.
Ranjit Aulek de la PricewaterhouseCoopers subliniaza importanta unui nou standard de administrare a software-urilor - ISO/IEC 19770-1 - publicat anul trecut. In prezent, este testat in premiera in Marea Britanie si intentia este ca ulterior sa fie lansat global.
Privind in viitor, aparitia "serviciilor de software", prin care clientii isi pot achizitiona sau inchiria un software cand au nevoie, primindu-l pe internet, va putea rezolva problema excesului sau, dimpotriva, a deficitului de licente.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
