Majoritatea companiilor au inteles ca nu mai pot rezista pe piata daca nu se informatizeaza. Asa ca fac investitii in IT&C si surpriza: unele devin mai performante, altele isi dau seama cu stupefactie ca au cheltuit banii degeaba. Cativa dintre cele mai importanti manageri ai industriei IT&C autohtone au explicat la un recent seminar organizat de Ziarul Financiar si Omnilogic care sunt cauzele.
Gabriel Marin, Omnilogic: Criteriul de baza este ROI
Omnilogic, dincolo de statutul de furnizor important de solutii IT&C pentru piata romaneasca, este si un beneficiar al noilor tehnologii, a explicat Gabriel Marin, director general. Optiunea aleasa la infiintarea companiei in urma cu 12 ani, desi dificila la momentul respectiv, a fost cea de dezvoltare intensiva cu un numar mic de angajati, iar aceasta abordare a fost aplicata constant si mai tarziu. "Fiind o companie privata, nu publicam informatii despre venituri sau profit, dar cifra cu care ne mandrim este productivitatea pe angajat, care speram anul acesta sa depaseasca 2,5 milioane de dolari", a spus Marin. El a precizat ca Omnilogic a atins nivele de profitabilitate comparabila cu segmente similare din Europa, media productivitatii in UE, in segmentul IT&C, fiind i undeva la 700-800 de mii de dolari pe angajat.
Interesant este modul in care Omnilogic a ales si implementat echipamentele si solutiile IT&C. Compania utilizeaza in acest moment componente hardware si software de 2,5 milioane de dolari pentru numai 46 de angajati, deci cheltuielile sunt undeva in jurul a 50.000 de dolari pe persoana. Omnilogic foloseste Oracle Application pe server Unix, servere Intel cu Linux, servicii Novell pentru managementul retelei, iar ca aplicatii de tip Office se utilizeaza Star Office si Corell WordPerfect. Pentru comunicatii compania lucreaza cu doi operatori, iar din 1 iulie va migra partea de voce spre un operator alternativ, din ratiuni de cost.
Unicul obiectiv care a stat la la baza acestor investitii a fost minimizarea cheltuielilor interne si maximizarea profitabilitatii. "Nu ne-am dorit sa avem cele mai <exotice> echipamente sau cele mai noi versiuni ale aplicatiilor software, ci am vrut - obsesiv - sa avem cel mai bun raport ROI (return of investment), pentru fiecare leu, dolar, euro, pe care l-am cheltuit", spune seful Omnilogic.
Principiile care au stat la baza deciziilor de investitie in IT&C sunt extrem de clare, ele putand servi drept criterii pentru firme aflate in situatii similare, in aprecierea sau dimensionarea bugetelor de IT&C. Intai de toate, Omnilogic nu a upgradat infrastructura hardware inainte ca nivelul ei de incarcare sa depaseasca 70% din capacitatea nominala. Exhuberanta anilor 90, in care sistemele de PC-uri erau upgradate la 4- 6 luni tinde sa fie de domeniul istoriei. "Este bine sa ai cel mai nou PC sau soft, insa numai dupa ce ai raspuns clar la intrebarea care este sporul de productivitate pe care il aduc", a precizat Marin.
De asemenea, Omnilogic nu schimba echipamentele inaintea unui ciclu de trei ani, bineinteles daca nu apare o problema legata de capacitatea lor de functionare..
Compania a ales o structura standard a echipamentelor pentru 95% dintre utilizatori, astfel incat posturile de lucru sa fie interschimbabile, si a implementat proceduri de "business availability", 24 de ore din 24, 7 zile din 7, pentru intregul complex de hardware si software, obiectivul fiind de maximum o ora pentru recover in cazul unor probleme.
Pe partea de software, Omnilogic nu a upgradat niciodata un produs, daca facilitatile oferite de versiunea noua nu genereaza un spor de productivitate interna de minimum 50-60%. Omnilogic a ales sa foloseasca platforme si aplicatii open-source. "Acest sistem inseamna in primul rand ieftin, dar si fiabil", afirma Marin.Urmatoarea problema ar fi consultanta IT. "Ca tendinta, am observat faptul ca partea de software a devenit tot mai standardizata, iar aplicatiile trec din zona specialistilor in zona de comodity. As porni de la exemplul achizitionarii televizoarelor sau masinilor. Avem nevoie de consultanti pentru a cumpara o masina? Probabil ca nu. Cam aceasta tinde sa fie situatia si in IT, pentru ca aici costurile de consultanta sunt inca extrem de mari", a spus seful Omnilogic.
In fine, compania a apelat cu succes la servicii de outsourcing. "In afara operatiunilor critice, pastrate in administrare proprie, compania a apelat la oustourcing pentru toata partea de suport, pentru aplicatiile open-source, pentru auditul de securitate, servicii integrate de comunicatii. "Criteriul de departajare in acest domeniu, intre ce se face intern si ce merge la parteneri, a fost intotdeauna reducerea constanta a costurilor", a precizat Marin.
Florin Talpes, Softwin: Tehnologia nu rezolva problemele afacerii
Incercand sa stabilim cat de profitabila este o investitie in IT&C, trebuie sa stabilim cu claritate cateva coordonate. In primul rand, costurile de infrastructura, costurile de software (licente) si costurile de consultanta/implementare, a explicat Florin Talpes, general manager Softwin si presedinte al Asociatiei Nationale pentru Industria de Software si Servicii. El a spus ca in Romania situatia este oarecum diferita de lumea occidentala. In general, infrastructura nu depaseste o treime din costul solutiei IT. In Romania insa, datele de piata (conform EITO, care se bazeaza pe date IDC) arata ca infrastructura isi ia partea leului din investitii in timp ce componenta de software si servicii atinge 29%, spre deosebire de Ungaria ( 54%), sau de Uniunea Europeana ( 68%). In cazul Frantei, aceasta atinge 70%.
Oricum, implementarile de solutii IT&C nu pot rezolva probleme de business, in lipsa unor decizii umane, manageriale, corecte.
"Daca ne uitam in general la managementul din Romania, el este inca in faza incipienta. Daca ne uitam la organizatii, la procese, structura, iarasi Romania este in faza de inceput. Toate acestea sunt strict legate de profitabilitatea implementarilor de solutii IT, mai ales daca ne uitam cine are responsabilitatea acestor implementari intr-o companie", a explicat Florin Talpes.
El a subliniat faptul ca una din cele mai frecvente erori ale companiilor este sa lase partea IT la decizia unui responsabil cu pregatire strict tehnica. "De fapt, important este ca - asa cum este cazul Omnilogic - managerul de top sa fie implicat in definirea strategiei IT, sa ia in calcul macar criteriile, cum ar fi performanta, profitabilitatea adusa de solutie, ce avantaj aduce", a explicat Talpes. "In cele mai multe organizatii romanesti, managerii IT sunt cei care decid. In general, oamenii tehnici sunt pasionati de aceste lucruri, ei iubesc <ultima versiune> a aplicatiei, este un lucru care lor le place. Nu se tine cont de business", a spus el.
Solutia ideala in viziunea sefului Softwin este acel Chief Information Officer (CIO), care are solide cunostinte de business dar si de tehnologie si stabileste cum se poate obtine cea mai buna profitabilitate din aceste implementari.
Tehnologia reprezinta in fapt cam o treime din ceea ce trebuie facut pentru ca o afacere sa mearga bine. Intai, e vorba de procesul de afaceri (daca aceia care ar trebui sa utilizeze sistemul nu stiu sa foloseasca tehnologia, rezultatul e zero). E vorba de transformarea unei companii, de modificarea organigramei companiei. A doua componenta importanta sunt angajatii. Degeaba avem tehnologie, daca oamenii nu sunt instruiti si nu sunt integrati in acest proces de productie. Mai ales daca membrii conducerii nu stiu sa foloseasca informatiile obtinute de la solutia IT. In fine, implementarea IT este astfel problema de top management. Nu a managerului IT.
Mai este si o chestiune de prioritati. Talpes a prezentat si un exemplu teoretic de decizie care trebuie luata de managementul unei afaceri: "O solutie IT care asigura o corecta culegere a datelor costa 100 de mii de dolari. O alta colutie, care asigura rapoarte complexe pentru management, costa tot 100 de mii. Iar bugetul disponibil este tot de 100 de mii de dolari. Care din solutii trebuie sa fie aleasa mai intai?". Sunt companii care au ales rapoartele complexe si s-au trezit cu rapoarte care aveau datele eronate, pentru ca nu puteau fi culese ca lumea, iar datele apareau din mai multe surse, fiind contradictorii. Iar proiectul a fost un esec. Ce a inteles managementul de aici a fost ca tehnologia nu e buna. Nu s-a tinut cont de faptul ca proiectul a pornit de la o decizie gresita. "Ar fi trebuit sa se investeasca in culegerea de date si rapoarte simple", a explicat el.
De asemenea, de multe ori este ocolit costul intern al unei astfel de implementari. Asta pentru ca, inainte de orice, orice proiect de acest gen presupune schimbari. Iar uneori acestea pot fi profunde. "Schimbarile nu sunt impuse de tehnologie neaparat, ci de faptul ca acea companie vrea sa mearga mai bine din punct de vedere al businessului. IT-ul este pur si simplu un instrument. Costul cel mai mare este rezistenta la schimbare", a apreciat Talpes.
Mihai Batraneanu, PCNET: Implementarea de solutii IT&C trebuie facuta transant
Proaspatul sef al Asociatiei furnizorilor de servicii de acces la Internet, directorul PCNET Mihai Batraneanu, a fost mai transant. "Noi am mizat in special pe conducatorii de nuclee, ei au avut un rol decisiv in compania noastra in migrarea proceselor clasice spre sistemul informatizat. Imi imaginez ce greu trebuie sa fie pentru o companie traditionala, care intelege unoeri mai greu rostul informatizarii", a spus Batraneanu. El a povestit ca la PCNET a abordat intai o metoda de lucru diplomatica, avand rabdare pentru ca fiecare angajat sa se obsnuiasca cu noile sisteme. "Apoi am ajuns la concluzia ca exista o singura metoda, decisiva: ori folositi noul sistem informatic, ori plecati acasa", a explicat el. Pana la urma aceasta solutie a dat roade.
Oricum, fiecare companie trebuie sa faca achizitii IT. Angajatii trebuie sa aiba computere, trebuie cumparate aplicatii software si trebuie gandit ce aplicatii sunt necesare, astfel partea de analiza este decisiva. Tot acest proces investitional trebuie gandit foarte bine si analizat prin prisma realizarii de economii si pentru realizarea obiectivului. Pe de alta parte, este un scop in sine sa implementezi un sistem informatic care sa genereze pe termen scurt profit, sau care sa fie pe termen mediu o baza pentru dezvoltarea afacerilor, a explicat seful PCNET.
Exista si o serie de aspecte legate de utilitatea sistemului informatic, care sunt foarte importante. "Principalul element al acestui sistem informatic este formarea de mecanisme care sa eficientizeze activitatea companiei, businessul in sine", a spus Batraneanu. El a explicat ca pe piata romaneasca exista o inflatie de produse software pentru partea de analiza a afacerii si tot felul rapoarte, insa putine solutii pentru a analiza nevoile specifice ale fiecarei afaceri, pentru gasirea solutiei ideale pentru business, care sa automatizeze procesele interne.
Laurentiu Popescu, IDC: "Motivatia trebuie sa fie profitabilitatea, nu constrangerile din partea concurentei"
Pentru cei care lucreaza in industria IT&C, faptul ca profitul trece prin calculator a devenit un truism, este de parere Laurentiu Popescu, senior analist la IDC, companie internationala specializata in analiza pietelor. Din pacate, cei care cumpara solutiile, activand in industrii diverse, nu au experienta necesara implementarii lor, a spus el. Responsabilul companiei de analiza IDC a apreciat ca in Romania sunt doua tipuri de companii - cele proactive, care au o cultura de business si pentru care este evident ca profitul trece prin sistemul informatic, si companiile reactive, care fac investitii in IT numai atunci cand sunt fortate. "In curand, companiile din Romania vor fi fortate sa faca astfel de investitii, din cauza unui complex de factori", a explicat el.
In primul rand, exista numeroase companii care au atins un anumit nivel de business si care nu s-au gandit pana in acest moment sa isi optimizeze si sa eficientizeze procesele. Ceea ce ii va constrange va fi competitia, intrarea Romaniei in Uniunea Europeana, cand pietele se vor deschide si ei vor fi nevoiti sa ramana competitivi, considera analistul.
Sunt cativa indicatori care rezulta in urma implementarii unui sistem informatizat. IDC a lansat de curand , inca nu si in Europa, o metodologie de lucru, de masurare a profitabilitatii care rezulta in urma implementarii unei astfel de solutii, fie hard, fie soft. Pachetul, botezat ROI Tools, are la baza un intreg proces de management. Se masoara valoarea neta a investitiei in IT, se masoara ROI - return of investment, costul intern si costul total (TCO). Sistemul permite astfel analiza unei astfel de implementari si stabilirea uner criterii fara de care proiectul poate esua.
Analistul IDC a prezentat si un caz concret. In 1999, compania BC Group a decis implementarea unei platforme web care sa suporte toate operatiunile interne. Aceasta solutie avea ca scop crearea unei solutii de comunicare mai buna. Rezultatele analizate astazi arata ca solutia aleasa a produs un ROI (return of investment) de 278% pe cinci ani, costurile au fost acoperite in primele 13 luni, iar costul total a fost de 1,8 milioane de euro, cu 43% mai mic decat se estimase initial. Portalul net simplificat a dus la eliminarea unor cheltuieli de 600.000 de euro pentru trainingul personalului, iar compania economiseste anual 300.000 de euro.
IDC a identificat astfel mai multe puncte cheie in evaluarea unei solutii informatice. Problemele care se pun sunt legate de natura afacerii, imposibilitatea de a intelege si masura beneficiile, modificarile de personal, infrastructura IT deja existenta care nu e compatibila, probleme legate de sistemul de telecomunicatii, dar si atitudinea managementului, la nivel central si departamental. Factorii de succes sunt in primul rand implicarea in proiect a echipei de management si crearea unui business- plan pentru fiecare investitie.
"In Romania, situatia este un pic diferita. Exista aici companii bine pregatite, care vor continua sa creasca pe baza solutiilor informatice (richest get richer). Exista insa si companii mari, care se tem de implementarea unor astfel de solutii, pentru ca intuiesc faptul ca afacerile pot creste exponential si se tem ca nu vor face fata situatiei. De asemenea, exista un segment important de firme mici si medii, care vor sa creasca, dar au probleme in gasirea sprijinului si resurselor necesare unui astfel de proiect", a apreciat Popescu.
dan.dragomir@zf.ro
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
