Contracte, cereri, formulare - intr-un cuvant birocratie. Companiile au mari batai de cap atunci cand trebuie sa grabeasca procesul redactarii si expedierii documentelor juridice, iar cand vine vorba de costuri, cu greu s-ar putea spune ca sunt de neglijat. Noile tehnologii vin insa in ajutor.
Companiile incep sa descopere ca pot folosi diverse programe software pentru a automatiza operatiunile obisnuite cu caracter juridic, de exemplu completarea contractelor de angajare, dar si pentru a structura activitati mai complexe, cum ar fi trimiterea unei cereri de obtinere a unui brevet de inventie.
In ciuda ingrijorarilor cu privire la informatiile confidentiale ce se pot scurge printre "degetele" unui sistem automatizat, expertii sunt de parere ca un sistem informatic poate eficientiza semnificativ munca departamentelor juridice, scrie Wall Street Journal.
Companiile au la dispozitie inclusiv varianta "inchirierii" de servicii software din partea unor firme de avocatura specializate, care adesea au tarife fixe si nu orare, cum se obisnuieste in lumea necomputerizata a firmelor din domeniul juridic.
"Este nevoie ca serviciile juridice sa fie livrate mai simplu si mai eficient", spune Mark Chandler, consultant al companiei producatoare de echipamente pentru retele informatice Cisco Systems. "Tehnologia iti permite sa estimezi mai clar costul diferitelor activitati. Iar aceasta duce la economii importante".
In cazul Cisco, de pilda, o companie cu 36.000 de angajati raspanditi in intreaga lume, procesul de trimitere a cererilor de inregistrare a inventiilor era unul chinuitor si care inghitea foarte mult timp, scrie Wall Street Journal.
Un angajat care dorea sa-si inregistreze un brevet trebuia sa completeze si sa trimita cate o cerere pentru fiecare membru al comisiei interne de evaluare. Dupa aceea, avocatii studiau documentatia care nu intotdeauna era clara, si de multe ori trebuiau sa revina la autorul ei pentru a cere mai multe informatii. Apoi, aprobarea finala a documentatiei, inainte de a fi trimisa catre autoritatea in domeniu (US Patent and Trademark Office), putea dura luni de zile. In cele din urma, angajatul trebuia sa astepte inca cine stie cat pana cand departamentul financiar calcula bonificatia care i se cuvine. Astfel, compania reusea sa proceseze numai aproximativ 25 de astfel de cereri pe an. Acum, numarul a crescut pana la aproape 1.000. Inginerii Cisco sunt incurajati sa foloseasca noul sistem computerizat de trimitere a cererilor. Comisia interna este alertata automat atunci cand o noua cerere soseste, iar avocatii pot sa "rasfoiasca" rapid documentele in format electronic. Iar daca o cerere este aprobata de catre companie si trimisa mai departe catre US Patent and Trademark Office, angajatul care a trimis-o primeste automat o prima.
Rezultatul: Cisco estimeaza ca investeste in medie cu pana la 3.000 de dolari (2.300 de euro) mai putin pentru fiecare cerere de brevet, in comparatie cu costurile medii ale restului companiilor din industrie. Iar asta inseamna economii de aproximativ 2,5 milioane de dolari pe an (1,9 mil. euro), spun oficialii companiei.
Totusi, unii experti juridici avertizeaza ca un astfel de sistem este mai expus scurgerii de informatii confidentiale, precum si ca avocatii din afara companiei sunt mai greu de controlat. Altii, in schimb, spun ca firmele primesc mai mult in schimbul banilor investiti si ca avocatii isi pot indrepta atentia asupra unor probleme mai importante decat birocratia.
Si oficialii companiei de consultanta DuPont sunt de parere ca, multumita tehnologiei, se realizeaza economii importante. Cele 42 de birouri de avocatura si 9 filiale care ofera servicii juridice economisesc acum aproximativ 5 milioane de dolari anual (3,9 mil. euro), a spus Julie Mazza, consultant al companiei.
Intre timp, un consortiu de firme in care sunt implicate atat Cisco, cat si DuPont, precum si companii ca FMC Technologies sau Clorox, a inceput sa lucreze la un set de "reguli de buna practica" in domeniul tehnologiei juridice. Iar oficialii Cisco au spus ca inginerii companiei lucreaza un "avocat virtual", care sa poata fi folosit pentru aflarea celor mai bune cai prin care o companie poate primi servicii juridice asistate de tehnologie.
Un astfel de sistem ar putea raspunde automat la intrebari din partea managerilor, precum "cati bani trebuie sa primeasca un angajat care pleaca din firma la jumatatea lunii", sau "cine are dreptul sa primeasca concediu fara plata". Sistemul informatic poate fi actualizat in momentul in care i se pune o intrebare la care nu stie sa raspunda. O astfel de unealta software s-ar putea dovedi atat de eficienta incat Cisco sa inceapa sa o vanda clientilor interesati, a spus Laura Owen, directorul departamentului juridic al companiei. mihai.musatoiu@zf.ro
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
