Odata cu dezvoltarea mediului de afaceri din Romania, ca o consecinta directa a aparut si cererea pentru organizarea de conferinte de afaceri de tip "open", seminarii, workshop-uri, simpozioane.
Cristian Gireada, fondatorul companiei de organizare de evenimente Bestevent, spune ca ii solicita clientului mai multe date in momentul in care acesta doreste sa organizeze o conferinta. "Ii cerem sa ne comunice care este scopul evenimentului, ce se vrea prin acest eveniment, numarul de persoane, durata, echipamentele tehnice pe care le doreste, translator (daca este cazul), daca doreste mancare sau nu, hostesse, eventual materiale promotionale, mape de prezentare", spune el.
Cea mai scumpa conferinta pe care compania Bestevent a organizat-o pana in prezent a costat 11.000 de euro si a avut in sala un numar de 220 de invitati. "A fost o conferinta care s-a desfasurat pe parcursul unei zile. Clientul ne-a solicitat mape de prezentare, CD-uri personalizate cu discursurile speakerilor, doua ecrane video, pupitru de prezentare, traducator, decoratiuni pentru sala si doua mese asigurate pe durata conferintei", spune Cristi Gireada.
El spune ca un translator inchiriat pe parcursul unei zile percepe circa 200 de euro. Cea mai ieftina conferinta organizata a avut 30 de invitati si a costat 2.000 de euro, desfasurandu-se pe o perioada de cateva ore. In medie, compania organizeaza 100 de conferinte pe an.
Nicolae Nica, managing partner al firmei Leron care se ocupa de organizarea de evenimente corporate, considera ca dintre conferintele organizate, cele care au un impact major asupra comunitatii business din Romania sunt asa-numitele "Guru conference", mai exact, intalnirile care au ca punct principal de interes prezenta unei persoane cu un renume mondial in domeniul ales de organizator. "Avantajul pe care aceste 'intalniri' il au asupra unui seminar sau a unei conferinte cu mai multi speakeri consta in faptul ca sunt foarte nisate, ataca un segment de piata foarte bine delimitat, si mai ales, organizatorul poate identifica mai usor speakerul pe care il doreste in conferinta", spune el.
In acest caz, indiferent de segmentul de piata caruia i se adreseaza, o asemenea conferinta implica costuri legate de persoana invitata (fee-ul personal, transport, costuri de cazare si masa), logistice (chiria salii, catering, echipamente electronice ce nu sunt incluse in costurile salii de conferinte: plasme, ecrane LCD, echipamente pentru videoconferinte) si cheltuieli de promovare. "Acest ultim segment reprezinta unul dintre cele mai importante aspecte de care trebuie tinut cont in momentul in care se hotaraste organizarea unei conferinte", adauga Nica.
Costurile pe care aceasta le ridica pot varia in functie de canalele media prin care se face comunicarea catre publicul targetat. "Un aspect foarte important care nu trebuie trecut cu vederea este acela ca in prima instanta nu trebuie mediatizat evenimentul in sine, ci numele invitatului", sustine managing partnerul Leron.
Totodata, el mentioneaza ca majoritatea centrelor de conferinta sau hotelurilor ce ofera sali au trecut la un alt model de tarifare.
"Acest model este cunoscut ca "day delegate rate" si consta in crearea unui pachet personalizat pentru fiecare cerere in parte in cadrul caruia sunt cuprinse toate serviciile ce sunt solicitate. Ca exemplu: un pachet day delegate rate in valoare de 130 euro pe participant include chiria salii, cazarea participantului, mesele acestuia, coffee break. Astfel, este foarte greu de determinat costul real al inchirierii salii pentru o zi sau costul unui cofee break per participant", spune Nicolae Nica.
Locatiile pretabile pentru organizarea de conferinte sunt: centrele specializate de conferinte (Centrul International de Conferinte de la Palatul Parlamentului, World Trade Center), hotelurile ce dispun de spatii specifice, centrele de afaceri, alte locatii neconventionale, palate (Bragadiru, Mogosoaia). Pretul variaza in functie de dimensiunile, facilitatile si serviciile locatiei.
Bucurestiul dispune in prezent de 35.000 de locuri in 250 de sali de conferinte si spatii de expozitii, la care se adauga locurile din salile de conferinte din minimum sase noi hoteluri care s-au deschis sau care urmeaza sa fie deschise pana la sfarsitul anului 2008.
Alegerea unei sali de conferinte depinde si de modul in care sunt asezati participantii. "De exemplu 50 de participanti pot fi aranjati intr-o sala de conferinta in diverse moduri: teatru, u-shape, boardroom etc., iar in functie de acest aranjament ne trebuie o sala mai mica sau mai mare", sustine Nicolae Nica.
El spune ca pentru inchirierea unei sali la un hotel de cinci stele in Bucuresti pentru organizarea unui eveniment, tariful pentru 50 de persoane (aranjamnet u-shape) este de 500 de euro fara TVA, iar pentru 100 de persoane (aranjament teatru) tariful este de 1.300 de euro fara TVA.
Nicolae Nica sustine ca preturile pentru inchirierea unei sali pot varia mai ales in perioadele de extrasezon, vara, sau in functie de dimensiunile evenimentului si serviciile colaterale, "in cazul in care un hotel furnizeaza si cazare pentru participanti, si sala de conferinte, servicii de catering, pretul salii este posibil sa coboare pana la zero", afirma el.
Leron are contracte incheiate cu hotelurile de minimum trei stele, cu facilitati pentru organizarea de diverse evenimente: conferinte, seminarii, teambuilding-uri, incentive, petreceri de firma. De exemplu, in luna aprilie, Leron a organizat pentru un client un training de patru zile, cu 15 participanti, la un hotel de patru stele in Bucuresti, iar bugetul alocat a fost de 5.000 de euro. "Sala de conferinta s-a dorit sa fie inchiriata in fiecare zi, intre orele 9-17.00. Aranjarea in sala de conferinta s-a facut pe grupe de lucru, astfel incat nicio grupa sa nu se auda cu cealalta. Echipamentele cerute de catre client pentru sala de conferinta au fost: ecran, flipchart cu hartie si markere, videoproiector. In plus, in timpul zilei au existat doua coffee breakuri si un pranz", sustine Nica.
Un teambuilding solicitat in luna martie de un client, cu 200 de participanti a ajuns la un buget de 50.000 de euro fara TVA. "Am propus mai multe locatii din care s-a ales una de patru stele din Poiana Brasov. Evenimentul a decurs pe durata a trei zile si a cuprins urmatoarele activitati: conceperea agendei evenimentului, alegerea variantelor de meniuri si a pachetelor de bauturi, preluare participantilor de la sediul companiei cu cele patru autocare si transportul catre Poiana Brasov, asistenta la cazare atat pentru check inn, cat si pentru check out, mentinerea programului prestabilit si agreat, inchirierea salii de conferinta, organizarea cinei festive, DJ-ul", spune Nicolae Nica.
In ceea ce priveste numarul de conferinte organizate in ultimii ani, Cristian Gireada sustine ca in ceea ce priveste compania sa, a inregistrat un trend ascendent. "In ultimii doi ani a crescut cererea de organizare de conferinte foarte mult. Pretentiile clientilor au urmat acelasi trend. Se solicita servicii de calitate, se investeste mai mult in imaginea companiei. Este un nivel bun pentru noi si evolutia acestei piete depinde de cresterea economica. In ultimii doi ani s-a inregistrat o crestere anuala de 200% a numarului de conferinte organizate", spune fondatorul Bestevent.
Costurile invitarii unui guru
Legate de persoana invitata
- fee-ul personal
- transport (avion, inchirierea unei masini pentru deplasarea invitatului)
- costuri de cazare si masa
Logistice
- chiria salii
- catering
- echipamente electronice (plasme, ecrane LCD, echipamente videoconferinte
De promovare
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
