Calitatea de administrator al unei companii atrage după sine şi o serie de responsabilităţi cu privire la activităţile financiar-contabile ale firmei, mai precis cele legate de conformare.
Una dintre aceste reponsabilităţi este cea legată de organizarea şi conducerea contabilităţii firmei. Administratorii au obligaţia să se asigure că activitatea de contabilitate se derulează pentru respectiva companie – fie prin department intern de contabilitate condus de către directorul economic, contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie (obligatoriu cu studii economice superioare), fie printr-un serviciu externalizat către persoane fizice sau juridice, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România. Aceasta nu înseamnă şi raspundere pentru aplicarea corectă a reglementarilor contabile.
Potrivit legii contabilităţii (Legea 82/1991) răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine, respectiv prestatorului extern de servicii de contabilitate.
Tot în sfera contabilă, administratorii mai au obligaţia să aprobe politici contabile pentru operaţiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situaţiile prevăzute de legislaţie, cuprinse în manualul de politici şi proceduri contabile, obligatoriu pentru orice companie.
O dată cu întocmirea situaţiilor financiare anuale, consiliul de administraţie elaborează pentru fiecare exerciţiu financiar un raport- raportul administratorilor, care trebuie să conţină o prezentare a dezvoltării şi performanţei activităţilor entităţii şi a poziţiei sale, precum şi o descriere a principalelor riscuri şi incertitudini cu care aceasta se confruntă.
Această prezentare este corelată cu dimensiunea şi complexitatea activităţilor.
O altă obligaţie este cea care se referă la inventarierea patrimoniului. Conform Ordinului 2861/2009, răspunderea pentru buna organizare a inventarierii şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine tot administratorului. Potrivit aceluiaşi ordin, toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspundere gestionară sau în folosinţă, după caz, salariaţilor ori administratorilor entităţii.
La nivel documentar, administratorul trebuie să aprobe procedurile după care se derulează activitatea de inventariere, adaptate specificului entităţii.
În privinţa activităţilor pe care le pot derula, administratorii pot face toate operaţiunile cerute pentru aducerea la îndeplinire a obiectului de activitate al societăţii, în afara de restricţiile expres menţionate în actul constitutiv.
Potrivit legii societăţilor comerciale, administratorii sunt solidar raspunzători faţă de societate pentru: realitatea vărsămintelor efectuate de asociat, existenţa reală a dividendelor plătite, existenţa registrelor cerute de lege şi corecta lor ţinere, exacta îndeplinire a hotărârilor adunărilor generale şi stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.
Societăţile trebuie să ţină, prin grija administratorilor, un registru al asociaţilor, în care se vor înscrie, după caz, numele şi prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul părţilor sociale sau orice altă modificare privitoare la acestea.
