Daca ne-am intreba cine are nevoie de managementul proiectelor, primele raspunsuri care ne-ar veni in minte ar fi: cei care lucreaza in IT, cei care ofera servicii profesionale (de exemplu, consultanta).
O data cu folosirea pe scara din ce in ce mai larga a noilor tehnologii (sisteme ERP, achizitii online, e-marketing etc), multe companii sunt puse in fata nevoii de a-si organiza activitatea in alt fel si de a creste productivitatea activitatii in birouri. Pot descoperi ca vechile moduri de a lucra erau prea lente, iar valoarea adusa de fiecare activitate era greu de evidentiat.
In acelasi timp, in conditiile unei competitii din ce in ce mai stranse, pentru a avea ce lucra in viitor, devine important ca fiecare sa demonstreze clar, precis si convingator cum poate crea valoare prin ceea ce face si sa faca in principal acele activitati care creeaza valoare.
Altfel spus - sa aiba o gandire orientata pe proiecte.
Ideea de a lucra pe proiecte poate parea neobisnuita pentru mediul de birouri, in afara cazurilor mai sus mentionate. Sa ne gandim totusi la urmatoarele situatii: doua departamente ale unei firme, care interactioneaza frecvent, sunt in cladiri/etaje diferite; doua persoane, din acelasi departament, trimit la interval de o ora, fara sa stie unul de celalalt, raspunsuri diferite la o cerere de oferta; se trece la realizarea unor produse noi si pe parcurs se depaseste bugetul alocat, sau dureaza prea mult; se accepta un contract, care blocheaza alte activitati a trei sferturi din personalul firmei pentru mai mult de o luna.
Ce ar fi putut preveni aceste situatii?
O mai buna organizare? Comunicarea intre angajati? Sau un minim de minim de competente de management al proiectelor?
Sa ne gandim la conceptul de 5 S (5 steps), care, desi a fost initial implementat in productie, ulterior si-a dovedit utilitatea inclusiv in birouri. Similar, competentele de managementul proiectelor nu se aplica doar in domeniul IT. Este vorba de un set de reguli si principii fundamentale, utile si importante pentru orice organizatie, indiferent de domeniul de activitate.
Dincolo de invatarea unor notiuni teoretice, pentru a obtine rezultate este necesara atat dezvoltarea de abilitati specifice (pentru care sunt utile programele de training), cat si crearea unei atitudini orientate spre proiecte.
De exemplu, cineva care doar a citit despre managementul proiectelor va putea sa converseze - pana la un nivel - pe aceasta tema. Pentru acea persoana, un training de managementul proiectelor poate contribui la dezvoltarea si exersarea unor deprinderi, pe care sa le foloseasca in proiecte incredintate ei. Urmatorul pas este sa fie capabila sa identifice proiecte acolo unde in prezent sunt doar necesitati sau probleme.
Altfel spus, pornind de la o problema sau necesitate, sa poata formula o serie de etape (realiste) de rezolvare a acesteia, intr-o anumita perioada de timp, cu anumite resurse, cu obiective specifice, de care sa beneficieze un client - extern sau intern.
O atitudine care reflecta orientarea pe proiecte este urmatoarea: cand se solicita aprobarea unui proiect, sa nu se mearga doar cu ideea "M-am gandit sa facem asta", ci cu ideea si un plan de actiune - care sunt obiectivele, cine beneficiaza de rezultate, cine ce face, in cat timp, cu ce resurse, cine coordoneaza/raspunde.
Un proiect initial mic si cu importanta locala poate fi incadrat ulterior intr-un proiect de anvergura - de exemplu, reasezarea ergonomica a unor birouri intr-o incapere poate deveni sansa de a reproiecta modul de alocare a spatiului intr-o firma, astfel incat sa corespunda circulatiei fluxului de informatii (si sa se evite drumurile inutile).
Proiectele implica lucrul in echipa, fiind important sa fie bine precizate si delimitate rolurile, termenele si prioritatile.
La finalizarea unui proiect, nu este suficient sa spunem "Acest proiect a avut succes". Pentru ca valoarea acestuia sa fie cat mai complet exprimata si sa se transforme si intr-un succes personal, este necesar sa alocam timp reflectand la ce am invatat din acel proiect, ce am facut/ce nu am facut bine, ce abilitati ne-am dezvoltat/am constientizat ca avem nevoie sa ne dezvoltam. Proiectele prind viata prin cei care contribuie la realizarea lor, iar de la un punct in colo, o persoana este privita prin prisma a ce a realizat - prin prisma proiectelor sale.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
