Fiecare individ isi planifica activitatea in functie de prioritatile si obligatiile sale. Esentialul unei bune planificari este de a sti sa isi gestionezi eficient timpul, intr-un mod care sa iti permita asumarea responsabilitatilor profesionale, acordarea de atentie vietii personale si, totodata, pastrarea sanatatii.
Specialistii BestJobs spun ca, desi nu exista un plan miraculos, valabil pentru toata lumea, atunci cand va planificati activitatea trebuie sa respectati cateva principii fundamentale, valabile in toate cazurile.
Planificati-va activitatea
A sti sa-ti planifici bine activitatea este piatra unghiulara a gestiunii eficiente a timpului. Dar nu este suficienta stabilirea unui orar bine studiat; acesta trebuie si respectat. Asta inseamna ca trebuie sa va pregatiti zilnic pentru toate lucrurile care pot interveni in viata profesionala sau privata. La fel ca o imbracaminte noua, planificarea activitatii trebuie sa vi se potriveasca. Trebuie sa prevedeti si o oarecare marja de timp, in cazuri de urgenta.
Relaxati-va
Orarul ideal trebuie sa va acopere intreaga zi de lucru, nu doar orele de lucru la birou. Acesta trebuie sa contina si momentele petrecute cu familia sau prietenii; nu va multumiti sa spuneti: "Voi face asta sau asta daca imi ramane ceva timp liber dupa serviciu". Avand in vedere acest pas, veti putea vedea daca petreceti mai mult timp intre dosare sau alaturi de familie sau prieteni si veti putea echilibra situatia.
Promiteti mai putin
Unul dintre sfaturile cele mai importante pentru a va asigura ca veti termina un proiect la timp este sa stabiliti un plan cat mai aproape de realitate. Este mai bine sa supraestimati (dar fara a exagera) timpul care va este necesar. Acest lucru permite:
-terminarea la timp a proiectului/activitatii, chiar daca pe parcurs intervin anumite lucruri neprevazute, care va vor incetini munca;
-surprinderea superiorilor in mod placut, prin predarea in avans a proiectului.
Munca pe secvente
Suntem tentati sa amanam munca mai dificila. Impartirea activitatilor importante in sarcini mai mici si mai usor de realizat va duce in final la acelasi rezultat, dar stresul si teama de a nu termina la timp, vor fi diminuate.
Planificati etapa cu etapa
Orice proiect mare necesita o dozare eficienta a timpului, care indica diferitele etape ce vor conduce la rezultatul final. Daca fixati un termen limita realist, veti putea respecta aceasta planificare.
Distribuiti activitatile
Anumite persoane stiu sa delege munca, altele nu. Daca faceti parte din categoria celor care spun ca ,,Nu are rost sa ii explic altcuiva ce trebuie sa faca, mai bine fac eu" sau ,,Oricum tot va trebui sa verific dupa aceea, asa ca mai bine fac eu treaba asta", probabil ca nu veti fi de acord cu afirmatia de mai sus. Explicatiile despre cum se face un lucru sau altul va vor lua ceva timp, dar, in schimb, veti castiga timp, daca veti reusi sa scapati de unele activitati marunte, transferandu-le unui coleg.
Invatati sa spuneti "Nu"
Daca ramaneti peste program la birou sau daca va luati de lucru pentru acasa din ce in ce mai des, este timpul sa spuneti NU, nu doar celorlalti, ci si dumneavoastra insiva. Trebuie respectat echilibrul indispensabil intre viata profesionala si cea privata.
Lista prioritatilor
Listele sunt la indemana tuturor. Faceti mai intai o lista cu lucrurile urgente sau importante, apoi o alta cu cele care vin pe plan secund (pentru sarcinile de importanta sau urgenta medie), iar, in al treilea rand, o lista cu lucrurile pe care ati vrea sa le faceti daca ati avea timp. Totodata, puteti face in fiecare seara o lista cu ce trebuie facut a doua zi.
Regrupati activitatile
Pentru a optimiza timpul de lucru, faceti munca pentru care este nevoie de o atentie sporita la inceputul zilei de lucru, atunci cand va simtiti plin de energie. Daca acest moment corespunde si cu momentul in care nu prea sunteti deranjat, este si mai bine. Activitatile mecanice, necesitand mai putina concentrare si atentie pot fi facute in momentele in care va este greu sa va concentrati. Secretul este sa va cunoasteti perioada de eficienta pentru a va stabili orarul in functie de aceasta.
Cautati cea mai buna metoda
Niciodata nu este prea tarziu sa adoptati metode noi, cu mai multe rezultate. Este interesul dumneavoastra sa descoperiti noi tehnici mai eficiente si mai productive. Este mai bine sa experimentati lucruri noi, decat sa faceti lucrurile in acelasi mod, doar pentru ca v-ati obisnuit asa. Descoperirea si adoptarea unui nou mod de organizare va va face sa castigati timp si va va creste eficienta muncii.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
