Ultima zi de depunere, fără a risca amenzi, a situaţiilor financiare ale anului 2023 pentru firmele care au exerciţiul financiar identic cu anul calendaristic este 29 mai 2024. Spre deosebire de anii anteriori, noutatea în 2024 este că amenzile nu mai pot fi plătite la jumătate din valoarea lor, facilitatea fiind eliminată prin Legea nr. 296/2023, şi, prin urmare, pot depăşi 10.000 lei, o sumă relevantă pentru multe societăţi. Însă pe lângă amenzi, consecinţele nedepunerii situaţiilor financiare sunt multiple, atât operaţionale în activitatea companiei, cât şi pentru persoanele responsabile, administratorii şi nu numai.
Dacă ne referim la amenzi, acestea pot ajunge până la 4.500 lei pentru depunerea cu întârziere sau până la 5.000 lei dacă nu sunt deloc depuse. Trebuie menţionat că, împreună cu situaţiile financiare, se depun şi alte rapoarte, iar amenzile în cazul acestora ajung până la 5.000 lei, iar cele pentru nerespectarea prevederilor referitoare la întocmirea declaraţiei privind asumarea răspunderii pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale de către administrator (sau a altei persoane cu atribuţii similare) sunt de până la 10.000 lei.
Prin urmare, amenzile ce pot fi aplicate în legătură cu situaţiile financiare şi documentele conexe pot depăşi suma de 10.000 lei. Contravenţiile menţionate anterior şi amenzile aferente sunt prevăzute la art. 41, respectiv art. 42 din Legea contabilităţii nr. 82/1991.
Este important de menţionat şi că prezentarea de situaţii financiare care conţin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare, este amendată contravenţional cu sume cuprinse între 200 şi 1.000 de lei. De asemenea, nerespectarea obligativităţii cu privire la auditarea situaţiilor financiare şi organizarea auditului intern poate duce la amenzi de până la 40.000 lei şi respectiv 100.000 lei.
Alte consecinţe importante
Însă nu doar amenzile pot avea impact negativ asupra activităţii unei firme în cazul nedepunerii situaţiilor financiare şi a rapoartelor însoţitoare, în termenele legale. Consecinţele sunt multiple, de exemplu:
- îngreunarea accesului la credite bancare;
- îngreunarea achiziţionării unor bunuri in leasing;
- potenţiale complicaţii în desfăşurarea unui control fiscal;
- îngreunarea obţinerii unui certificat fiscal;
- potenţial impact negativ în activitatea operaţională în cazul participării la licitaţii.
Având în vedere faptul că în unele licitaţii sunt cerute cazierele fiscale ale companiilor participante, înscrierea în aceste caziere a faptelor care constituie contravenţii ar putea avea impact negativ în evaluarea ofertelor depuse. Faptele care sunt înscrise în cazierul fiscal al unei companii sunt menţionate în Anexa Hotararii Nr. 1000 din 23 decembrie 2015.
Totusi, în situaţia în care amenzile sunt achitate, precum şi în alte cazuri prevăzute de lege, autorităţile fiscale pot proceda la scoaterea din evidenţă a faptelor înscrise în cazierul fiscal.
Pentru exerciţiul financiar 2023, Ordinul 5394/2023 specifică principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor.
Cine, ce şi unde trebuie sa depună
Potrivit Legii contabilităţii nr. 82/1991, art. 28 (1), societăţile comerciale şi celelalte persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) - (4) au obligaţia să întocmească situaţii financiare anuale.
Situaţiile financiare anuale trebuie însoţite de următoarele documente:
- raportul administratorilor care poate sa includa şi o declaraţie nefinanciară, în funcţie de anumite criterii;
- raportul de audit, daca este cazul
- raportul comisiei de cenzori, după caz
- raportul privind plăţile către guverne, dupa caz
- propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile
- o declaraţie scrisă a administratorului, ordonatorului de credite sau a altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective, prin care îşi asumă răspunderea pentru întocmirea Situaţiilor Financiare anuale.
Referitor la declaraţia nefinanciară, atât Ordinul 1802/2014, cât şi Ordinul 2844/2016 menţionează că entităţile care, la data bilanţului, depăşesc criteriul de a avea un număr mediu de 500 de salariaţi în cursul exerciţiului financiar includ în raportul administratorilor o declaraţie nefinanciară care include mai multe detalii menţionate de aceste Ordine emise de Ministerul de Finante.
În anumite condiţii, entităţile pot întocmi un raport separat care cuprinde informaţiile cerute pentru declaraţia nefinanciară, entitatea respectivă fiind scutită de obligaţia de a întocmi aceasta declaratie.
Potrivit Legii contabilităţii nr.82/1991, persoanele prevăzute de aceasta depun un exemplar al situaţiilor financiare anuale la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice.
Depunerea acestora se face prin intermediul portalului pentru acces la servicii de guvernare electronică - www.e-guvernare.ro.
Persoane responsabile
Răspunderea pentru întocmirea situaţiilor financiare şi depunerea lor este a administratorului sau a ordonatorului de credite sau a altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective iar acesta emite o declaraţie scrisă şi confirmă faptul că:
- politicile contabile utilizate la întocmirea Situaţiilor Financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
- situaţiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată;
- persoana juridică îşi desfăşoară activitatea în condiţii de continuitate.
Totuşi, amenzile din legea contabilităţii se suportă de persoanele vinovate, deci nu doar de administrator sau persoanele cu atribuţii similare şi, de aceea, este critic ca toate persoanele implicate în procesele operaţionale şi financiare să execute sarcinile cu responsabilitate, în conformitate cu cerinţele legale.
Concluzie
Întocmirea situaţiilor financiare devine din ce în ce mai provocatoare ţinând cont de complexitatea crescută a conformării financiar-contabile şi fiscale. De aceea, în contextul digitalizării şi al transformărilor generate de utilizarea tehnologiilor avansate, pentru a putea gestiona eficient şi efectiv toate procesele interne ale unei companii directorii acestora apelează la diverse strategii.
Însă nu doar minimizarea riscurilor legate de conformare este pe agenda directorilor ci si obţinerea de informaţii valoroase din procesele de conformare, informaţii care sa ajute top managementul să ia deciziile potrivite, aliniate cu obiectivele de dezvoltare ale companiilor. Astfel, o soluţie pentru a rezolva aceste obiective este conectarea tuturor proceselor de conformare în trei paşi: utilizând diverse platforme digitale; desemnând o persoana responsabilă pentru conformitate şi dezvoltând rapoarte cu indicatori semnificativi.
