"Cel putin de doua ori pe an, firmele mari le ofera angajatilor petreceri, dar pe piata romaneasca n-a existat pana acum nici o agentie specializata in organizarea de petreceri de la A la Z. Pana acum, de astfel de cereri se ocupau agentiile de publicitate, prin departamentele de below the line", spune Alin Caraman, managerul Eventteam, prima agentie din Romania specializata in organizarea de evenimente festive si petreceri.
Societate cu capital integral romanesc, Eventteam a luat fiinta in urma cu cateva saptamani.
Pentru managerul Alin Caraman, initiativa se constituie intr-o "recidiva", o a doua premiera in peisajul romanesc dupa cea reprezentata, in urma cu un an si jumatate, de infiintarea agentiei Bon Mariage, specializata in organizarea de nunti "la cheie".
Cu o echipa formata din zece angajati, Alin Caraman si-a propus sa introduca si pe piata din Romania serviciul de party-planning.
"Eventteam este tocmai acea aâ¬overiga lipsaaâ¬? dintre furnizorii de servicii si amatorii de petreceri organizate profesionist. Am pornit de la ideea ca fiecare ar trebui sa se specializeze intr-un domeniu si apoi sa-si faca meseria; poate n-ar fi rau ca romanii sa renunte la mentalitatea omului bun la toate", crede el.
Detaliile mici strica marea petrecere
O industrie in toata puterea cuvantului in Statele Unite, ba chiar una intr-o continua dezvoltare, party-planningul s-a nascut din conceptul de "home business", o afacere pentru care nu-ti trebuie o investitie foarte mare, ci idei si abilitatea de a le vinde.
Nu trebuie sa stii sa gatesti, sa canti sau sa dansezi; ajunge sa angajezi o firma de catering, o vedeta locala sau dansatori profesionisti.
"Este foarte greu ca ceea ce facem noi sa fie facut de un departament de marketing al firmei care doreste sa-si organizeze petrecerea. Noi avem experienta celor 300 de nunti pe care le-am organizat pana in prezent, simtim mai bine pulsul pietei, stim care este cea mai rentabila solutie pentru orice tip de eveniment", spune Caraman.
"Experienta si relatiile ni le-am castigat cu Bon Mariage - ar fi fost dificil sa incepem fara acest suport. Acum, Eventteam se foloseste de infrastructura Bon Mariage, care va ramane un departament in cadrul noii firme".
In organizarea unui eveniment, fie el receptie, lansare a unui produs, aniversare sau carnaval, totul poate fi dat peste cap din cauza unui mic detaliu, considera managerul.
"Surprize pot aparea, dar noi nu ne bazam pe un singur furnizor. Cineva ar putea spune ca oricine se poate ocupa de organizarea unei petreceri, dar atunci cand este vorba de peste 100 de invitati, mici amanunte la care nu te gandesti intotdeauna o pot ruina. Cum ar fi sa nu ai garderoba sau capacitate suficienta la toalete. Noi insa ne gandim la toate, pentru ca este treaba noastra s-o facem", asigura Alin Caraman.
Distractii de la 2.000 la 20.000 de dolari
Pentru organizarea unui eveniment, Eventteam nu percepe nici un comision de la client, ci doar de la furnizori. Pe de alta parte, este vorba despre discounturi, care variaza in functie de numarul de persoane implicate.
"Pun un foarte mare accent pe faptul ca nu percepem un comision de la client, pentru ca atunci cand aud de o agentie, oamenii se gandesc ca vor plati in plus. Trebuie sa fie inteleasa utilitatea unei astfel de agentii; experienta isi spune cuvantul si in organizarea de evenimente si petreceri, ca de fapt in oricare alta activitate", considera managerul Eventteam.
Dupa cum marturiseste, intr-o prima faza, furnizorii au fost destul de reticenti in ceea ce priveste acordarea de discounturi.
"In timp insa le-au inteles utilitatea, pentru ca acelora care au fost deschisi colaborarii le-am adus foarte multi clienti. Mai mult, unele firme mici au avut posibilitatea sa creasca o data cu noi. In prezent lucram foarte bine cu numerosi furnizori ai tuturor serviciilor care pot fi cerute intr-o astfel de activitate - firme de catering, cele care asigura sonorizarea, dar si tot ceea ce inseamna hoteluri de lux".
In organizarea Eventteam, o petrecere cu 100 de invitati poate costa de la 2.000 de dolari la 20.000 de dolari.
Conform planificarii facute de firma, atunci cand se purcede la organizarea unei petreceri, ideal este ca alegerea temei, a serviciilor aferente, stabilirea listei de invitati si a locatiei sa fie facute cu patru sau chiar sase saptamani inainte.
"Noi propunem intotdeauna o reteta care sa se potriveasca cel mai bine cu ideile clientului, tinand cont de bugetul alocat manifestarii si de timpul necesar unei organizari optime", explica Monica Borta, coordonator de evenimente la Eventteam.
Toalete ecologice si masini de epoca
In functie de tipul evenimentului sau de tema petrecerii, locatiile alese pot fi sali de conferinta, restaurante, holuri, discoteci, dar si corturi si chiar spatii in aer liber.
De asemenea, meniurile realizate de firmele de catering propuse de Eventteam pot fi exclusiv romanesti sau internationale, torturile pot fi sau nu personalizate, iar serviciile pot merge de la inchirierea de ospatari, mese, scaune si vesela pana la procurarea de decoratiuni interioare si chiar de toalete ecologice.
Nu in ultimul rand, invitatii pot avea ocazia sa ajunga la petrecere in luxoase limuzine Fair Way sau Lincoln, in trasuri sau masini de epoca.
In ceea ce priveste mentinerea unei atmosfere speciale pe tot parcursul evenimentului, Eventteam se poate ocupa de sonorizare, cu ajutorul DJ-ilor profesionisti, de organizarea unui spectacol de karaoke sau de recitaluri ale vedetelor si ale trupelor preferate de clienti.
"Avem in baza de date foarte multe nume sonore din lumea show-business-ului romanesc si, in orice caz, putem contacta intr-un timp foarte scurt orice artist autohton", sustine Caraman.
Urmeaza balurile mascate
"Intre companiile puternice din orice domeniu exista concurenta si in ceea ce priveste petrecerile. Fiecare vrea sa aiba cel mai reusit party si ni se adreseaza pentru ca vor ceva deosebit. Vom organiza si petreceri private, dar in nici un caz nu ne vom ocupa de cele in cadru foarte restrans, cum ar fi Craciunul in familie", spune Caraman.
Monica Borta considera ca publicul-tinta al acestei afaceri il constituie oamenii pentru care timpul valoreaza foarte mult.
"Am primit insa si multe e-mailuri de la tineri, se bucurau ca au aflat de existenta noastra si ca pot apela la noi. Noi avem posibilitatea de a organiza petreceri tematice, putem inchiria costume pentru baluri mascate, avem multe idei si pentru balurile studentesti pe care le-am putea organiza", spune ea.
Daca este sa judecam dupa numarul site-urilor dedicate party-planning-ului pe Internet, acesta industrie inregistreaza in Statele Unite un adevarat boom.
Specializate pe tipuri de evenimente, de la organizarea unui simplu baby-shower la petrecerea de un an a copilasului sau a celei de 100 de ani a bunicutei, de la un simplu cocktail la firma, la carnavaluri si nunti complicate, cu mii de persoane, firmele promovate pe site-uri le ofera interesatilor cele mai diferite pachete de servicii, la sfaturi pentru aranjarea mesei si pana la retete de cocktailuri.
Nu exista limite cand vine vorba de un party: orice idee ti-ar trece prin cap, oricat ar fi de bizara, poate fi o tema reusita de petrecere.
Oricare ar fi ocazia, ai nevoie insa de cineva care sa-ti spuna ce sa faci, cand si cum sa faci. La un clic distanta de o petrecere fara doar si poate memorabila, americanul nu trebuie decat sa completeze un formular si sa nu uite sa treaca, la sfarsit, numarul cartii de credit.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
