Organizarea de evenimente festive, o afacere care traieste din personalizarea serviciilor

Fie ca este vorba de aniversari, baluri, petreceri corporate, dineuri, receptii, nunti, botezuri - toate solicita o baza logistica destul de vasta pentru a putea satisface cerintele diverse ale clientilor, un studiu permanent al ultimelor tendinte in dome

De profesie economist si dornic sa dezvolte ceva nou in domeniul serviciilor, Dan Banner a infiintat in 2001, la varsta de 35 de ani, Agentia Banner, care organizeaza evenimente festive precum nunti, botezuri, aniversari, baluri, petreceri corporate, dineuri, receptii. "Ideea a venit de la un film care demonstra utilitatea unui astfel de serviciu in conditiile pietei romanesti din acei ani", spune directorul firmei.
Crearea unei echipe si intocmirea unei baze logistice vaste pentru a putea satisface cerintele diverse ale clientilor au fost primii pasi in demararea afacerii. De asemenea oamenii au fost perfectionati pentru realizarea unor decorari speciale si s-a investit in mijloace de reclama si publicitate. Banii de inceput au venit din imprumuturi bancare pe baza studiului de fezabilitate.
Primul eveniment organizat a fost nunta unor prieteni, iar Dan Banner recunoaste ca la inceputul activitatii clientii erau reticenti, adresandu-se agentiei doar pentru servicii clasice, filmare-foto, ca mai apoi sa inteleaga efectul serviciilor de decorare si efecte speciale pe care agentia le oferea. "In prezent cred ca 90% din tinerii viitori miri apeleaza la o agentie, procentul este valabil pentru orasele mari, iar cerintele lor pentru servicii cat mai personalizate si unice sunt din ce in ce mai multe, ajutand la dezvoltarea unor servicii noi pe piata romaneasca."
Businessul a inceput ca o afacere de familie cu trei oameni, iar in prezent firma are 20 de salariati plus colaboratorii ocazionali pentru evenimentele de mare amploare. Directorul general al Agentiei Banner spune ca pentru implementarea unui eveniment personalul necesar difera in functie de numarul participantilor, de locatia aleasa si de complexitatea serviciilor dorite. Astfel agentia poate implica de la cinci-sase persoane pana la 20 de oameni.
Firma organizeaza aproximativ 80 - 90 de nunti si botezuri pe luna, in perioadele in care acestea sunt permise, in restul perioadelor existand evenimente corporate sau aniversari, dar intr-o pondere mult mai mica. Valoarea serviciilor pentru botezuri porneste de la un minim de 2.000 de euro pentru 40 de persoane, botezul cel mai scump organizat de firma pana in prezent ridicandu-se la 25.000 de euro pentru un numar de 300 de participanti.
Dan Banner spune ca in 2001 cand a pornit afacerea erau doar doua firme organizatoare in toata tara, in prezent numarul acestora ridicandu-se numai in Bucuresti la peste 100 de firme. El spune insa ca exista doar 4-5 agentii care ofera toata gama de servicii necesare organizarii unui eveniment. "In acest domeniu este necesar sa fii permanent informat cu privire la noutati si trebuie sa-ti dezvolti creativitatea pentru noi servicii sau pentru perfectionarea celor existente. De aceea participarea la targurile de profil din tara este foarte importanta", spune Banner.
Cifra de afaceri a crescut permanent, ajungand in 2006 la aproximativ 100.000 de euro, conform datelor de pe site-ul Ministerului de Finante, in crestre cu 30% fata de 2005. Marja de profit inregistrata este intre 8 si 10%. " Cresterea este determinata de cresterea numarului de evenimente realizate si de alegerea clientilor de a achizitiona pachete intregi de servicii si nu servicii partiale cum se intampla in anii trecuti", mentioneaza Banner.
In 2007, cifra de afaceri in primul semestru a crescut cu 35% fata de semestrul anului trecut, in principal datorita extinderii activitatii si spre sectorul petrecerilor private, aici ne referim la aniversari, logodne, dar si la evenimente de lansari de magazin sau evenimente corporate. Dan Banner considera ca in permanenta trebuie dezvoltate serviciile agentiei pentru a putea atrage un numar cat mai mare de clienti. "Afacerea noastra creste si este necesar sa aducem ceva nou odata cu aceasta crestere. Dezvoltam in prezent un sector de decoratiuni de lux pentru ca orice locatie sa se poata compara cu locatiile de cinci stele. In al doilea rand dezvoltam sectorul nuntilor in aer liber, incluzand si ceremoniile religioase in aer liber care ies din tiparul obisnuit", declara directorul general al Agentiei Banner.
Pe termen lung firma va dezvolta noi sectoare de activitate ce vor deservi si activitatea celorlalti organizatori de evenimente.
Si Daniela Sarsama, asociata a firmei Felicitas Agency, spune ca in 2004 cand a pornit afacerea a plecat de la doua motive. "In primul rand a fost unul personal si anume nunta noastra pe care am organizat-o singuri, dandu-ne seama cat de frumoasa este aceasta activitate. In al doilea rand, am privit din perspectiva unei afaceri si am anticipat dezvoltarea continua a acestui domeniu de activitate. Oamenii realizeaza ca orice eveniment este unic, mai ales nunta sau botezul copiilor lor si isi doresc ca acestea sa fie organizate la un nivel calitativ cat mai inalt", spune ea.
La cei 27 de ani pe care ii avea in momentul in care a pornit businessul, experienta in domeniul organizarii de evenimente festive nu avea, dar cunostea foarte bine lucrurile cele mai importante in desfasurarea unei astfel de ocazii, deoarece avea in spate experienta unei nunti organizate, cea personala.
Ca si Dan Banner, asociata Felicitas Agency spune ca este foarte importanta promovarea serviciilor prin intermediul mass-mediei si al site-ului pe internet. Prin aceste mijloace si-a atras firma si primii clienti, pe care Daniela Sarsama ii caracterizeaza ca fiind foarte receptivi si deschisi catre nou. "In acest domeniu de activitate trebuie sa fii intotdeauna la curent cu noutatile, insa parerea mea este ca aceasta "moda" este relativa. Intotdeauna, moda prezinta o gama de produse si servicii astfel incat sa fie acoperite toate gusturile", precizeaza Daniela.
Firma a pornit la drum cu sase angajati, dintre care patru erau colaboratori. Acum echipa este formata din opt angajati permanenti si cinci colaboratori.
Felicitas Agency organizeaza in medie pe luna cam 30 de evenimente, dintre care, cu aproximatie, cam cinci sunt botezuri. Din cifra de afaceri acestea reprezinta aproximativ 20%. Conform site-ului Ministerului de Finante, cifra de afaceri inregistrata in 2006 a fost de aproximativ 50.000 de euro, in crestere cu 35% fata de 2005. "Cresterea s-a datorat in primul rand faptului ca am mai crescut cu un an, iar clientii multumiti pe care i-am avut in anii anteriori au recomandat firma noastra cunostintelor", spune asociata firmei.
Daniela Sarsama spune ca pe piata sunt astazi mai mult firme specializate pe anumite servicii si de aceea a ales ca agentia pe care a constituit-o sa ofere aproximativ toata gama de servicii, segment pe care concurenta este mai putin acerba.
Pentru o afacere in domeniul organizarii de evenimente festive este foarte importanta documentarea si participarea la targuri de profil. "Pe langa intalniri cu firmele de acest gen, specialistii nostri consulta in permanenta materialele de specialitate: reviste, site-uri, internet. Avem doi angajati care studiaza periodic evenimentele desfasurate in strainatate si vin cu noutati pentru fiecare religie in parte. De asemenea, participam la targuri si expozitii", mentioneaza Sarsama.
Ea adauga ca acest business este o afacere in care investesti mereu, pentru ca mai mult de jumatate din produsele pe care le ai trebuie inlocuite macar o data pe an si trebuie luate in calcul si noutatile ce apar, astfel trebuie investit in permanenta pentru a putea oferi calitate.
O problema sesizata de asociata Felicitas Agency este aceea a gasirii resursei umane. "Este un domeniu de activitate in care resursa umana este mai importanta in timpul week-end-ului, decat in timpul saptamanii. De aceea, in cadrul firmelor de organizari evenimente festive exista in general colaboratori. Insa sunt putine acele persoane care vor un job ocazional si mai ales in week-end-uri", precizeaza Daniela Sarsama.

Agentia Banner:

A fost necesara realizarea unui studiu de fezabilitate
Firma are 20 de salariati plus colaboratorii ocazionali
Cifra de afaceri in 2006 a fost de aproximativ 100.000 de euro
Marja de profit: 8-10%
Exista doar 4-5 agentii care ofera o gama completa de servicii


Felicitas Agency

Promovarea serviciilor prin intermediul mass-mediei si al site-ului pe internet
Echipa este formata din opt angajati permanenti si cinci colaboratori
Cifra de afaceri: 50.000 de euro
Este necesara consultarea in permanenta a materialelor de specialitate: reviste, site-uri, internet si studierea periodica a evenimentelor desfasurate in strainatate