E-mailul nu a fost proiectat pentru multe din utilizarile la care este folosit astazi, dar se pare ca este aplicatia online cu cea mai mare anduranta. Nu putem trai fara el, dar nici nu putem sa-l controlam. Care sunt alternativele si de ce nu le folosim inca?
In 2003 cercetatorii de la Xerox PARC au pus sub observatie personalul din trei organizatii si au ajuns la concluzia ca e-mailul este aplicatia cea mai des folosita de cei mai multi angajati pentru a-si organiza orarul, pentru a colabora si a transmite fisiere, scrie Financial Times.
Este greu de crezut, dar e-mailul are o "varsta" de aproape 40 de ani. Desigur are si multe dezavantaje, printre care se numara spamul (e-mailuri nesolicitate), securitatea, arhivarea si nesincronizarea. Totusi este inca cea mai folosita aplicatie pentru comunicare. Pentru miliardul de utilizatori de e-mail atractia consta in flexibilitatea si informalitatea sa, spune Nikos Drakos, director de cercetare la Gartner, companie americana de cercetare a pietei.
Insa multe din avantajele sale au dus la suprasolicitare si foarte multi utilizatori sunt ingrijorati ca o mare parte din informatiile pe care le trimit sau pe care le primesc se "ratacesc" pe drum ori raman blocate, scrie Financial Times.
Foarte putini sunt de acord ca este cea mai potrivita cale de comunicare. Cu toate ca fenomenul suprasolicitarii a fost observat cu cel putin 10 ani in urma, incercarile de a imbunatati e-mailul sau de a dezvolta alternative si de a determina oamenii sa le foloseasca s-au dovedit dificile.
Necesitatile de pastrare si transmitere a informatiilor au facut din arhivare domeniul cu cea mai mare dezvoltare din managementul
e-mailului.
Mesajele de reclama si virusurile au fost neplaceri cu care toti ne-am intalnit, dar acum s-a ajuns la un nivel la care tehnologiile de filtrare sunt de ajuns de avansate pentru a proteja bazele de date si casutele postale electronice de "musafiri nepoftiti".
Se pare ca, in ciuda faptului ca folosirea
e-mailului este in crestere (IDC estimeaza ca anul acesta vor fi trimise 22 mld. mesaje fata de 19 mld. anul trecut), mesajele de tip spam, primite fara a fi solicitate de utilizatori de la adrese necunoscute, sunt in scadere.
Spre a reduce cantitatea de mesaje nedorite, destinatarii pot folosi filtre prin care este posibil ca anumite mesaje sa fie redirectionate in foldere speciale. Stever Robbins, absolvent al Harvard Business School, a editat o lista populara de practici de restrictionare pentru destinatari si expeditori, care vor reduce nevoia de verificarea e-mailului la cateva ori pe zi.
Totusi utilizatorii nu isi schimba obiceiurile prea rapid, multi neutilizand macar filtrele incluse deja in programe precum Microsoft Outlook pentru simplul fapt ca nu inteleg cum functioneaza.
Istoria recenta a software-ului de colaborare este plina de exemple de aplicatii scumpe si sofisticate care cauta sa suplineasca e-mailul si sa gestioneze informatiile. Drakos spune ca multe din aceste programe sunt foarte putin folosite pentru simplul fapt ca multi angajati utilizeaza e-mailul pentru informalitate si relativa confidentialitate.
Michael Muller, cercetator la IBM Watson Research Center, s-a implicat in multe proiecte de concepere si testare a variantelor de colaborare. Muller, licentiat in psihologia cognitiva, isi aminteste de o varianta de inlocuire numita Coordinator. "Ideea principala era sa permitem negocierea angajamentelor: cine va face ceva anume si cand", spune el.
Aceasta idee nu a mers in principal din cauza faptului ca permitea numai comunicarea formala, in timp ce comunicarea interpersonala si dezvoltarea relatiilor particulare erau complet impiedicate, scrie Financial Times.
Recent, Michael Muller a fost implicat si in testarea unei alte solutii, ActivityExplorer, un produs IBM care suporta colaborarea prin mesaje, fisiere si alte variante si cauta sa ofere o alternativa convenabila tuturor utilizatorilor. Statistic, programul trebuia folosit doar pentru programe de o saptamana, dar un grup de 33 de interni l-au surprins pe Muller si pe colegii sai folosind aplicatia 15 saptamani.
"Prin practica, ne-au demonstrat lucruri pe care nu ni le imaginasem. Aditional la relatiile de munca au dezvoltat si contacte separate, interpersonale".
O realizare in istoria recenta a e-mailului a fost popularitatea atrasa de foarte utilizatul
e-mail mobil, popularitate probata de numerosi directori care folosesc BlackBerry. Acest fenomen are o amploare atat de mare incat Microsoft cauta sa dezvolte aplicatii software care sa suporte o comunicare mai rapida pe aparatele mobile.
Migratia spre mobilitate pune e-mailul pe pozitia de concurenta cu doua alternative foarte bine cunoscute, mesageria vocala si mesageria scrisa, alternative devenite foarte populare in multe organizatii, scrie Financial Times.
De fapt, pe masura ce suntem contactati din ce in ce mai des pe telefoanele mobile, BlackBerry ori prin mesagerie scrisa, dupa constatarile unor cercetatori se pare ca aceste intreruperi permanente ne reduc eficienta, dar cresc doza de stres.
Alti cercetatori, pe de alta parte, sunt de parere ca populatia tanara este mai putin deranjata de astfel de probleme. IDC a constatat ca e-mailul este in continuare mult mai folosit decat serviciile de messenger, dar adolescentii si oamenii cu un ritm de munca mai alert folosesc aceste aplicatii mai mult decat e-mailul.
Ar putea fi un indicator ca personalul mai tanar adopta metodele mai noi de comunicare si colaborare si le aduc in companiile in care lucreaza.
"Generatia mai tanara vine si ne spune: ''Putem fi mult mai eficienti cu ajutorul acestui aparat''", a precizat Jane Gatley, ofiter de informatie la Ernst&Young.
Gatley spune ca a inceput cu telefonul mobil, dar acum BlackBerry este un instrument din ce in ce mai folosit de toata lumea. "BlackBerry este un produs care a ajuns pana in inima organizatiei, si care a facut o diferenta. BlackBerry ne-a aratat noul trend in comunicare si ne-a obisnuit cu schimbarea".
In timp ce e-mailul este concurat de metodele mai noi de comunicare precum IM, mai are loc o mare transformare in tehnologia colaborarii care ar putea schimba e-mailul pe care il cunoastem, si care ar putea umple golul dintre informalitatea e-mailului si formalitatea sistemelor de management si negociere din companii.
Spre exemplu, wikis ( site-uri pe care le poate edita oricine) devin unelte populare pentru colaborare si schimb de documente, in timp ce directorii indeamna subalternii sa le foloseasca mai des pentru a imbunatati viteza de lucru. Unelte sociale de retea, similare celor din MySpace si Friendster, sunt folosite pentru a realiza harta utilizatorilor si a identifica zonele de utilizare din organizatie.
Samuel Aparicio, director de management la Angel.com, un call center furnizor de sisteme integrate, spune ca trecerea la wikis ajuta directorii si managerii sa se informeze mai rapid despre proiectele pe care le desfasoara, fara a fi sunati si deranjati la fiecare schimbare din program. Mesageria scrisa spune el a furat o parte din cota e-mailului. "Imi permite realizarea unei conversatii libere, osciland de la trivial ''Esti liber pentru pranz?'' la formal ''Intampina cineva dificultati in accesarea sistemului?''", a concluzionat acesta.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
