Din dorinta de a creste competitivitatea, tot mai multi manageri prefera sa ia deciziile cu ajutorul unor solutii informatice de management al resurselor (de tipul ERP- Enterprise Resource Planning), in loc sa piarda timpul la sedinte.
Evolutia mediului de afaceri determina companiile prezente pe piata romaneasca sa caute solutii cat mai diverse pentru a-si mari eficienta si implicit competitivitatea pe piata pe care activeaza. Una dintre aceste solutii este utilizarea unei solutii informatice integrate numite ERP care permite un acces mai rapid la informatiile firmei si implicit luarea deciziilor mult mai repede. Astfel, managerul nu mai trebuie sa faca sedinte de fiecare data cand vrea sa afle in ce faza e un anumit proiect, ci pur si simplu intra in sistem unde gaseste informatiile de care are nevoie.
Compania de contructii Diekat Construct a luat decizia de a cauta pe piata o aplicatie ERP la jumatatea anului 2002 din nevoia de a crea un circuit de feed-back in format standardizat intre productie si departamentul financiar-contabil.
"Am vrut sa implementam o solutie de acest gen pentru a furniza departamentului de productie - in principal managerilor de proiect- rapoarte de analiza a costurilor in cel mai scurt timp de la generarea sau inregistrarea acestora", a declarat Mircea Bud, administrator de sistem la Diekat Construct.
Dupa o analiza a ofertelor de pe piata cei de la Diekat Construct au ales solutia ERP furnizata de cei de la Total Soft. Implementarea a inceput in august 2002, prin etapa de analiza a fluxului informational propriu Diekat, si s-a incheiat in ianuarie 2004.
"Avantajele implementarii unui ERP sunt, cum era normal, centralizarea mai usoara a informatiei, standardizarea acesteia, eliminarea activitatilor paralele, depistarea rapida a erorilor de inregistrare", a spus Bud.
Lipsa unei solutii ERP ar ingreuna, dupa parerea lui Bud, transferul de informatie de la un departament la altul. "In momentul in care eu platesc o factura, o singura actiune afecteaza tot sistemul, informatia fiind disponibila pentru toti cei interesati."
Dar cum functioneaza un asemenea sistem? "Santierul produce cheltuieli ce sunt inregistrate la departamentul financiar si cel putin o data pe luna seful de santier, care este si managerul de proiect, trebuie sa vada la ce nivel se situeaza la un moment dat. Astfel, acesta urmareste cheltuielile pentru a vedea daca se incadreaza sau nu in bugetul alocat pentru fiecare etapa a lucrarii", a explicat Bud.
Utilizarea unei solutii ERP permite, in opinia lui Bud, informarea si coodonarea mai eficienta a activitatilor companiei. "De exemplu, daca directorul general dorea sa afle care este situatia exacta in cadrul unui anumit proiect, trebuia sa convoace o sedinta cu toti cei implicati in proiect. In cazul unui sistem ERP insa, directorul extrage din sistem informatiile care il intereseaza fara a mai fi nevoie de alte sedinte, si doar daca este interesat de anumite aspecte specifice discuta cu persoana specializata in acea parte a proiectului", a mai spus Bud.
Compania Danone Romania, membra a grupului multinational Danone, a inceput implementarea sistemului ERP in 1999 pentru a asigura un flux de informatii integrat, o procesare automata a datelor si un nivel de informatii corect pentru luarea deciziilor. Danone a ales solutia ERP furnizata de compania germana SAP, pentru ca, spun oficialii, este un standard utlizat in grupul Danone la nivel mondial.
Aurelian Sin, IT Manager Balkans Danone, considera ca ERP-ul permite o informare permanenta a angajatilor Danone atat in ceea ce priveste achizitiile, cat si vanzarile.
"De exemplu, in momentul in care se doreste achizitia unui produs nou, comanda se inregistreaza in sistem de catre departamentul de achizitii, se lanseaza catre furnizori, marfa este achizitionata apoi, iar in momentul livrarii se verifica calitativ si cantitativ, urmand inregistrarea receptiei in sistem. La primirea facturii, se verifica in sistem coerenta comenzii, a receptiei si a facturii dupa care urmeaza plata facturi, dupa verificarea in sistem. Persoanele interesate de achizitie au in orice moment vizibilitate asupra stadiului achizitiei."
Un alt aspect important al solutiei ERP utilizata de Danone este, in opinia lui Sin, faptul ca pe baza datelor existente in sistem se pot pregati diferite rapoarte ca de exemplu distributia produselor pe clienti, istoricul pe clienti, regiuni, evolutia acestora fata de anul trecut. "Poti afla foarte usor cati clienti ai - cati aveai anul trecut si cati ai in prezent. Informatiile sunt, trebuie doar sa stii sa ceri informatia necesara pentru luarea deciziilor", a explicat Sin.
Dintre modulele oferite de SAP, Danone Romania a implementat pana in prezent trei module: Financiar, Managementul Materialelor (incluzand partea de achizitii) si Vanzari Distributie.
Implementarea solutiei ERP in cadrul Danone a durat 9 luni si a fost realizata de o echipa mixta formata de consultanti SAP de la KPMG Ungaria si angajati Danone.
Sin crede ca lipsa unui sistem informatic integrat determina un volum de munca dublu sau triplu, deoarece "fiecare departament in parte introduce aceleasi date si in final apar diferente intre rapoarte de la un sistem la altul".
Firmele care ofera aceste solutii sustin ca implementarea lor poate reduce costurile firmelor cu pana la 45%.
"ERP este un sistem care ofera o viziune de ansamblu asupra companiei permitand astfel luarea deciziilor in timp real si o buna gestionare a relatiei furnizor-client", spune Andy Dumitrascu, marketing manager la Total Soft.
Conform declaratiei reprezentantului Total Soft sectoarele de activitate din Romania in care gradul de utilizare al ERP-ului este cel mai raspandit sunt distributie&retail, productie si financiar bancar.
Avantajele implementarii unei solutii ERP pentru o companie sunt, in opinia lui Andy Dumitrascu, integrarea intregii activitati intr-un sistem unitar cu baza de date unica, reducerea costurilor (de la 20% la 45%), control in timp real, optimizarea activitatii, cresterea eficientei, suport decizional, fluxuri de documente si evenimente, asigura raportarile impuse de legislatie, documentele prevazute de procedurile interne, elimina redundantele.
"Un ERP poate fi o sabie cu doua taisuri: poate taia in ineficienta existenta inaintea implementarii sau poate distruge functionarea normala a organizatiei", explica Dumitrascu.
Succesul implementarii depinde doar partial de calitatea intrinseca a produsului ERP, deoarece o analiza incorecta va afecta implementarea si apoi utilizarea eficienta a sistemului, acelasi lucru intamplandu-se si in cazul insuccesului in implementare si training.
"O solutie informatica de tip ERP care surprinde si integreaza informatiile cu caracter financiar ale firmei este inutila sau, mai rau, poate deveni o bomba cu efect intarziat daca cei care trebuie sa o utilizeze nu stiu cum sa o foloseasca", spune Dumitrascu.
Ioana Pana, SMB &Partner Manager al reprezentantei in Romania a unuia dintre cei mai importanti furnizori de solutii informatice la nivel mondial, SAP, considera ca beneficiile unei asemenea solutii integrate sunt aduse doar in cazul implementarii unui sistem ERP verificat, matur, stabil si performant.
"In caz contrar, rezultatele materiale in urma acestor beneficii vor fi anulate de costurile si eforturile de cercetare a erorilor de functionare, de repunere in functiune a sistemului in cazul caderilor, de problemele generate in urma instalarii actualizarilor legislative, versiunilor superioare sau noilor functionalitati".
Cu toate ca implementarea unei solutii ERP poate aduce companiilor beneficii pe termen lung, de cele mai multe ori factorul care poate influenta decisiv o companie sa-si implementeze sau nu un asemenea sistem este pretul.
Pretul unui ERP depinde de urmatorii factori: numarul de module implementate (o solutie ERP poate ajunge la un numar de 20-30 de module), pozitionarea solutiei pe piata, gradul de dezvoltare de software implicat in implementarea solutiei ERP (la o extrema sunt solutiile dezvoltate special care dureaza mult si implica costuri mari, iar la cealalta extrema sunt solutiile care necesita foarte putina dezvoltare in momentul implementarii.
Andy Dumitrascu de la Total Soft mentioneaza ca cel mai important factor ce influenteaza pretul unei solutii ERP este pozitionarea acesteia pe piata. "Exista solutii pozitionate in ceea ce se cheama clase. Clasa "1st tier" apartine unor producatori cu o distributie mondiala ce au in spate un istoric de dezvoltare de zeci de ani, precum SAP sau ORACLE, iar costurile unei asemenea solutii variaza intre sute de mii de euro si milioane de euro. Urmeaza clasa "2nd tier", care au in general un numar mai mic de ani de dezvoltare si implicit posibilitati mai mici de configurare, iar costurile pornesc de la cateva zeci de mii de euro si pot ajunge la sute de mii de euro. In fine, clasa "3rd tier" cuprinde solutiile cele mai ieftine si cele mai putin complexe, pretul acestora porneste de la cateva mii de euro putand ajunge la 15-20.000 de euro", a afirmat Dumitrascu.
Durata implementarii unei asemenea solutii poate incepe de la 2 luni si se poate extinde pe o perioada de patru-sase luni, iar pentru solutiile din prima categorie aceasta perioada poate fi de ordinul anilor.
Reprezentantul TotalSoft crede ca receptivitatea companiilor romanesti este data in special de competitivitatea din ce in ce mai acerba din anumite sectoare de activitate care impune achizitia unei solutii de tip ERP. "Practic, companiile a caror cifra de afaceri depaseste cifra de afaceri de 2 milioane de euro si a caror activitate impune vehicularea unui volum mare de informatii simt nevoia unei aplicatii complexe care sa le ofere suport decizional real", a spus ea.
Pentru SAP, piata romaneasca de ERP a crescut in fiecare an ca urmare a constientizarii a tot mai multor companii privind importanta unui sistem integrat de catre companiile locale.
Ce spune consultantul?
@ Ca numar de clienti, firmele romanesti, in special companii medii, sunt predominante pe piata ERP si se indreapta in special catre solutii romanesti, mai ieftine si mai flexibile fata de nevoile si organizarea lor.
@ Sectorul public va reprezenta o piata tinta extrem de importanta pe termen mediu si lung.
@ Ponderea acestor produse in cadrul pietei romanesti de software a crescut cu mai mult de 15% conform studiului SITSI (Software and IT Services Industry) Romania 2005 realizat de Pierre Audoin Consultants (PAC).
@ Veniturile realizate din vanzarea de aplicatii ce pot fi considerate ca parte din categoria ERP vor continua sa creasca cu rate care depasesc 25% pe an in urmatorii patru sau cinci ani.
@ Daca luam in considerare valoarea implementarilor ERP, grupurile
multinationale care au cumparat companii romanesti mari sunt principalii beneficiari ai unor solutii ERP integrate (Sidex, Petrom, Electrica, Distrigaz).
* Ioana Bucin, consultant pentru pentru regiunea Europei Centrale si de Est in cadrul companiei de consultanta in strategie pentru industria de soft si servicii informatice Pierre Audoin Consultants.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
