In mod frecvent trebuie sa prezentam o opinie avizata asupra unei situatii, a unei probleme etc., in fata unui interlocutor. Nimic mai simplu decat atat. Atunci insa cand trebuie sa ne exprimam aceeasi opinie in fata unui intreg auditoriu, situatia devine brusc mult mai stresanta. Apare o intreaga simptomatologie care, daca nu am fi chiar noi vorbitorii, ni s-ar parea amuzanta - fata se inroseste, vocea devine pitigaiata, mainile tremura.
Psihologii afirma ca fobia de a vorbi in public este a doua ca frecventa in randul populatiei adulte (prima fiind fobia de stomatolog). In momentul in care activitatea ta profesionala nu necesita sa vorbesti in fata altor oameni, aceasta fobie poate fi acceptata mai usor. Insa, daca esti manager si ai de prezentat un raport de activitate, daca lucrezi in vanzari si vrei sa prezinti avantajele competitive ale produsului tau sau daca esti consultant si vrei sa prezinti o anumita solutie pentru problema clientului, fobia de a vorbi in public poate fi un risc pentru succesul carierei tale.
Partea buna este ca asa cum aceasta fobie a fost invatata, ca urmare a unor experiente negative, la fel poate fi si „dezvatata". Apectele de mai jos reprezinta ingredientele principale ale unei prezentari de succes.
Vocea si vorbirea
Calitatile vocii si vorbirii (volumul, inaltimea, ritmul, dictia si accentul) sunt printre cele mai importante elemente ale unei prezentari. In acest sens, atunci cand faci o prezentare, trebuie sa:
* Te faci auzit pana in ultimul rand;
* Vorbesti intr-un ritm care nici nu plictiseste, dar nici nu oboseste;
* Pronunti cuvintele separat, cu claritate, sa nu sune intreaga propozitie ca un singur cuvant nemtesc din cateva zeci de litere;
* Accentuezi in fraza cuvintele care iti doresti sa atraga atentia (incercati sa mutati accentul pe diferite cuvinte in propozitia „Maine trebuie sa ma duc la sedinta de la 3 la 7"; intelesul se modifica substatial in functie de ceea ce accentuati).
Corpul, tinuta
Cea mai mare parte a unui mesaj nu este transmisa de ceea ce spunem, ci de ceea ce comunica tinuta, mimica si gestica noastra. Daca stim sa ii gestionam in mod eficient, acesti indici non-verbali vor sustine si vor intari mesajul, aratand audientei ca stim ce vrem si suntem hotarati sa obtinem ceea ce ne-am propus.
Astfel, in timpul unei prezentari, respecta urmatoarele reguli:
* Mentine contactul vizual. Daca stai cu nasul in hartiile pe care le citesti, ai toate sansele ca dupa o vreme sa risti sa adoarma o parte din participanti. Fara a fixa o anumita persoana, incearca din cand in cand sa cuprinzi cu privirea intreaga sala. Metoda cea mai simpla este "W" - incepi din stanga-spate cu privirea, vii spre stanga-centru in plan apropiat, apoi mergi in centru-spate, vii spre centru-dreapta in plan apropiat si sfarsesti "scanarea" in dreapta-spate.
* Mimica. Adu-ti aminte sa zambesti din cand in cand. Un zambet calm indica siguranta de sine si convingere in cele spuse, dar si deschidere la dialog. Pe de alta parte, nu forta un zambet daca simti ca nicidecum nu doresti sa zambesti - exista riscul sa se transforme intr-un rictus.
* Gestica. Nu exista o regula anume despre cat de mult sa gesticulezi. Cert este ca lipsa totala de gestica plictiseste, iar excesul de gesturi duce la distragerea atentiei de la mesaj.
* tinuta. Verticalitatea in sensul propriu este un factor de impact pozitiv in cadrul prezentarii. Un om garbovit nu are cum sa isi vanda ideile si pe sine. De asemenea, orienteaza-te cu fata spre cei carora te adresezi. Daca „vorbesti cu ecranul", sunt putine sanse ca acesta sa iti si raspunda...
Chestionarea si ascultarea
Unii vorbitori considera ca a face o prezentare inseamna sa iti spui cat mai repede si fara greseala lectia „pe de rost". Rolul de vorbitor insa este de a transmite un mesaj in mod eficient, de a-i face pe cei din fata ta sa inteleaga ceea ce ai de spus. Iar monologul nu este cea mai buna practica in procesul de persuasiune.
Cel mai bun mod de a fi convingator este de a-i implica pe cei de fata, prin a le solicita de la bun inceput intrebarile si prin a le pune intrebari la randul tau. Faptul ca ti se pun intrebari nu inseamna ca esti pus la zid, ci, probabil, ca ai trezit suficient de mult interes incat persoana respectiva sa vrea sa clarifice anumite aspecte.
* Atunci cand ii inviti pe cei de fata sa iti puna intrebari, nu te grabi sa concluzionezi ca nu sunt intrebari daca nu „sare" imediat cineva cu o intrebare. Da-le cateva secunde ca sa isi adune gandurile si sa se concentreze pe ce au de spus. De altfel, este bine sa iei in calcul timpul necesar pentru intrebari in planificarea timpului necesar pentru prezentare.
* In momentul in care este formulata o intrebare, repet-o ca sa fie bine auzita de intreaga audienta. Vei capta mai bine interesul celor prezenti si vei avea un timp suplimentar pentru pregatirea raspunsului. Poti sa iti permiti luxul sa te gandesti cateva secunde inainte de a raspunde. Este de departe de preferat un raspuns venit dupa o pauza de gandire unui raspuns rapid, prompt... si eronat. Iar daca nu ai auzit bine intrebarea, solicita-i persoanei sa o repete. Mai bine asa, decat sa dai un raspuns anapoda.
* Raspunsul este de preferat sa fie concis, la obiect si cat mai corect. Daca nu stii raspunsul pe moment, mai bine iti asumi acest lucru si il recunosti. Sinceritatea poate fi complet dezarmanta ca strategie. Angajeaza-te sa te informezi si sa revii cu raspunsul. Si evident, respecta-ti promisiunea.
Pentru ca dialogul cu auditoriul sa functioneze eficient, in aceeasi masura cu a vorbi bine este important sa asculti cu atentie. Este de retinut ca ascultarea este un proces activ care se realizeaza prin focalizarea atentiei si cu consum de energie.
Prin observarea atenta a publicului si ascultarea activa a reactiilor acestuia, iti va fi foarte clar daca sunt sau nu atenti, daca informatia pe care tu o comunici li se pare importanta sau irelevanta. Stii sa asculti bine daca:
* Nu termini propozitiile in locul unui interlocutor
* Nu raspunzi la intrebari cu alte intrebari
* In momentul in care ti se vorbeste nu te gandesti la ce ai de spus tu in continuare, la care ar fi cea mai acida replica... sau la ce film ai vrea sa te uiti diseara
* Iti formulezi raspunsul dupa ce a terminat partenerul de dialog de vorbit, nu in timp ce isi exprima ideile.
Ascultarea activa poate fi unul din instrumentele cu cele mai bune raporturi costuri/ beneficii. Altfel spus: asculta (vei stii prin aceasta ce ai de spus) si vei fi ascultat.
Pentru a fi insa in masura sa asculti cu atentie, sa fii deschis la intrebari si sa oferi raspunsuri complete si corecte, trebuie sa iti pregatesti bine prezentarea. Suntem Ne permitem sa fim atenti la cei din jur si la cum reactioneaza ei atunci cand informatiile proprii sunt clare si bine structurare. Alternativa este sa fim stresati sa punem o oarecare ordine in prezentarea pe care o facem - caz in care atentia alocata auditoriului tinde catre zero.
Pregatirea prezentarii
Pe langa aspectele care tin de logistica, respectiv pregatirea salii, a materialelor etc., structurarea prezentarii ca atare este esentiala pentru succesul acesteia.
* Introducerea. Pregateste pentru inceputul prezentarii un citat, o statistica semnificativa, poate chiar o gluma - orice lucru care ar putea avea functia unui asa-numit „ice-breaker", un instrument care sa „sparga gheata" la inceputul prezentarii. Apoi comunica obiectivul prezentarii, astfel incat persoanele din auditoriu sa afle de ce este relevant pentru ele personal sa te asculte cu atentie.
* Continutul prezentarii. In construirea acestuia trebuie sa iei in considerare mai multe aspecte:
o Structurarea ideilor. Poate fi aleasa una din multe variante de organizare a prezentarii - categorizarea aspectelor, prezentare in sens cronologic, prezentare tip problema - solutie etc., in functie de obiectivele pe care le ai.
o Includerea de date concrete. In masura in care este posibil, sprijina ideile prezentate cu ajutorul unor date cat mai concrete si obiective - in acest sens, statisticile pot fi unul din cele mai eficiente metode de persuasiune.
o Utilizarea de mijloace vizuale. O imagine bine aleasa poate fi mai graitoare decat 1000 de cuvinte - si va fi retinuta ca atare in memoria participantilor.
o Utilizarea de cartonase cu ideile principale. Nu pregati un discurs pe zeci de pagini, in care sa te incurci si din care sa citesti mot-a-mot. La fel de bine poti sa fotocopiezi materialul si sa il transmiti prin posta. Pentru a vorbi liber si cat mai fluent foloseste un sir de cartonase numerotate, pe care se afla cate o idee pe care doresti sa o prezinti. Va fi mult mai usor sa comunici in acest fel mesajele prezentarii.
o Nu incerca sa dai prea multe informatii. Memoria noastra, la fel ca atentia, este limitata. Mai bine sa prezinti trei idei intr-un mod clar si coerent, decat sa dai 30 de argumente care nu se leaga si care vor fi uitate rapid.
* Incheierea. Sumarizeaza principalele mesaje ale prezentarii si sintetizeaza concluziile care deriva din acestea. Este de asemenea momentul cel mai potrivit pentru a solicita intrebari din partea celor prezenti si pentru a le multumi pentru prezenta.
Pe scurt - o prezentare are 3 parti. Cea in care spui ce vei spune, cea in care spui ce ai de spus si cea in care spui ceea ce tocmai ai spus.
Si inca ceva - nu pregati doar prezentarea doar in termeni de continut. O data ce iti este clar ce doresti sa comunici, fa cel putin o repetitie „live" - fie singur in fata oglinzii, fie cu familia, prietenii sau colaboratorii. Poti obtine astfel feedback asupra a „ce e rau si ce e bine". In aceasta faza nu te costa nimic sa gresesti - poti exersa si te poti corecta. Daca in schimb, stiind ca ai fobie de vorbit in public, te duci sa iti sustii prezentarea fara a-i fi pregatit continutul si fara a-l fi exersat cu voce tare...ai toate sansele sa iesi din sala jurand ca nu o sa mai sustii niciodata o prezentare.
In final, iata o lista cu elementele care trebuie luate in considerare pentru planificarea unei prezentari de succes:
Inainte de prezentare
* Prezentarea are o introducere, un cuprins si o incheiere;
* Mi-am repetat prezentarea, si o pot face folosind cuvinte simple;
* Am stabilit legaturi clare intre idei;
* Am inclus suficiente exemple (anecdote, experiente personale, etc.);
* Fac o prezentare personalizata (dau exemple specifice, fac referire la subiecte de actualitate);
* Stiu mult mai multe informatii despre subiect decat am inclus in prezentare;
* Mi-am planificat cateva momente pentru sumarizarea ideilor prezentate;
* M-am antrenat pentru a evita ticurile verbale (gen 'aaa', 'mmm', etc.)
* Am repetat prezentarea in fata cuiva apropiat si mi-am insusit criticile;
* Am repetat prezentarea mental (eventual in oglinda) si am incercat sa descopar puncte slabe;
* Am exersat utilizarea instrumentelor ajutatoare (pointer, retroproiector, videoproiector, flipchart, etc);
* Am incercat sa anticipez cat mai multe intrebari si stiu sa raspund la ele;
* Am verificat echipamentele tehnice si sala in care voi face prezentarea.
In timpul prezentarii
* Nu intrerup contactul vizual cu sala pentru mai mult de 10 secunde;
* Vocea mea este clara si sonora, nu monotona;
* Limbajul meu nonverbal vine in completarea mesajului;
* Comunic de la bun inceput obiectivele prezentarii;
* Incerc sa-mi folosesc simtul umorului, dar nu fortez rasete;
* Imi face placere sa mi se puna intrebari, deoarece sunt un semn de interes
* Atunci cand intreb sau cer participantilor sa faca ceva, o fac clar si explicit;
* Las participantilor un material care sa le aduca aminte de mesajele cursului.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
