În contextul creşterii preocupărilor legate de transparenţă, etică şi combaterea corupţiei, România a promulgat Legea nr. 316/2022 privind protecţia avertizorilor de interes public. Această iniţiativă legislativă avea iniţial scopul de a transpune în legislaţia naţională Directiva EU 2019/1937 (cunoscută şi sub numele de „Directiva Whistleblowing”), însă draftul de lege a suferit numeroase modificări până la promulgare – mai ales că scopul final era acela de a proteja avertizorii care aduc în atenţia publicului informaţii relevante despre nereguli sau fapte ilicite.
Legea reglementează aspecte precum: procedura de primire, de examinare şi soluţionare a raportărilor, drepturile şi obligaţiile persoanelor care efectuează raportări sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii, obligaţii specifice ale autorităţilor, instituţiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum şi persoanelor juridice de drept privat, precum şi atribuţiile autorităţilor competente.
Actul normativ a fost publicat în Monitorul Oficial al României pe 19 decembrie 2022 şi a intrat în vigoare după trei zile. Începând cu această dată, legea a început să îşi producă efectele. Unul dintre acestea este aplicarea ei directă companiilor private care au cel putin 250 de angajaţi. Termenul de conformare pentru restul organizatiilor este 17 decembrie 2023.
O componentă crucială a acestei legi este obligaţia instituţiilor şi companiilor să adopte politici interne de whistleblowing, pentru a sprijini şi a proteja avertizorii. În continuare, voi trece în revistă care sunt entităţile care au obligaţia adoptării unei astfel de politici interne, respectiv câteva observaţii de interes pentru companiile vizate din sectorul privat.
În primul rând, toate instituţiile publice din România au obligaţia de a institui o politică internă de whistleblowing. Această obligaţie se aplică atât instituţiilor centrale, cât şi celor locale. Scopul principal al acestor politici este de a facilita comunicarea avertizorilor de interes public şi de a-i proteja pe aceştia de eventualele represalii sau ameninţări.
Legea mai precizează că această dispoziţie se aplică şi structurilor fără personalitate juridică (autorităţi, instituţii publice şi persoane juridice de drept public), care au cel puţin 50 de angajaţi. Totodată, considerăm că aici se încadrează şi societăţile împuternicite/desemnate să efectueze un serviciu de interses public – aşa zisele persoane juridice de interes public.
În al doilea rând, entităţile private care au peste 50 de angajaţi au obligaţia de a institui o politică internă de whistleblowing. Acest lucru indică importanţa pe care directiva whistleblowing o acordă protejării avertizorilor şi prevenirii actelor de corupţie sau ilegalităţilor, inclusiv în sectorul privat.
O altă categorie de entităţi care trebuie să adopte o politică internă de whistleblowing sunt cele care au activităţi ce implică cheltuieli publice. Aceste entităţi pot include societăţile comerciale care au contracte cu instituţii publice sau care beneficiază de finanţări sau subvenţii din fonduri publice. Această prevedere este menită să asigure că utilizarea corectă a banilor publici este monitorizată şi că informaţiile despre nereguli sunt aduse la cunoştinţa autorităţilor competente.
În ceea ce priveşte obligaţia companiilor din sectorul privat de a adopta o politică interne de whistleblowing, legea impune si rigori pe care trebuie să le respecte o astfel de politică, denumită „procedura de raportare internă”. Aceasta trebuie să cuprindă, printre altele, elemente precum:
a) prevederi privind modalităţile de primire a raportărilor interne care să garanteze protectia identităţii avertizorului şi a oricărei părţi terţe menţionate în raportare, dar şi modalităţi prin care să se asigure că personalul neautorizat nu va avea accesul la acel canal de raportare, sau mai rău, la raportările deja făcute.
b) stipularea expresă a obligaţiei de a transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia;
c) prevederi privind desemnarea unei persoane/departamentcu atribuţii legate de primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acţiuni subsecvente şi soluţionarea raportărilor, care să acţioneze imparţial şi independent;
d) prevederi privind efectuarea cu diligenţă a acţiunilor de către persoana desemnată;
e) prevederi privind modalitatea de îndeplinire a obligaţiei de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul acţiunilor sale.
De asemenea, procedura internă trebuie să includă modalităţile prin care compania oferă angajaţilor săi informaţii clare şi uşor accesibile privind procedurile de raportare externă către autorităţile competente şi, după caz, către instituţiile, organele, oficiile sau agenţiile Uniunii Europene. În această privinţă este important de stiut următorul disclaimer: nu va fi suficient ca în procedura adoptată să se insereze aceste informaţii şi atât, ci sunt necesare prevederi exprese despre cum aducem la cunoştinţa angajaţilor aceste informaţii (afişe, cursuri/traininguri, email-uri de informare, secţiune specială pe site-ul companiei etc).
Un alt aspect esenţial este faptul că şi entităţile care primesc raportări, deci inclusiv companiile private, trebuie să analizeze şi, după caz, să-şi revizuiască procedura de primire a raportărilor şi de efectuare a acţiunilor subsecvente, la intervale regulate, dar cel puţin o dată la 3 ani. Cu alte cuvinte, această politică internă de whistleblowing ce trebuie adoptată până la data de 17 decembrie 2023, va trebui ulterior şi revizuită cel puţin o dată la 3 ani.
În concluzie, companiile private care nu au intrat în conformitate cu această lege prin adoptarea unei politici de whistleblowing sau care nu vor respecta întrutotul cadrul legal, riscă sancţiuni din partea Agenţiei Naţionale de Integritate, ulterior datei menţionate, cu amenzi ce pot varia între 4.000 lei şi 40.000 lei.
