Cât de mult costă de fapt să reintroducem documentele care ne sosesc în format tipărit sau PDF pe care trebuie să le reconvertim în format Word pentru a le putea utiliza? Cei mai mulţi dintre noi nici nu se opresc să facă aceste calcule, deoarece pare (eronat) că este doar o operaţiune minoră. Studii meticuloase ale tehnologiei de cercetare a operaţiunilor, efectuate pe un eşantion numeros de organizaţii din domenii dintre cele mai diverse au relevat faptul că această „operaţiune minoră” este de fapt considerabilă. Foarte considerabilă.
Vorbim de o pierdere anuală de 250-500 de ore de muncă pentru o organizaţie cu 50 de angajaţi de birou. La nivelul salariilor din România, costurile anuale acestor ore se ridică la aproximativ 8000 €, opt mii de Euro, pentru o organizaţie cu 50 de angajaţi! Dar ce se întâmplă dacă organizaţia are 300-500 de angajaţi, aşa cum este cazul multor instituţii publice? Puteţi face şi dumneavoastră calculele.
În cazul organizaţiilor guvernamentale, reintroducerea documentelor este unul dintre cei mai importanţi factori care determină productivitatea scăzută a muncii de birou. Şi nu este doar o evidentă risipă de fonduri; reintroducerea textelor cauzează un „ambuteiaj” în proceduri, care se manifestă prin viteza şi flexibilitatea redusă a organizaţiilor de a reacţiona la nevoile clienţilor. Această muncă inutilă scade motivaţia digitalizării proceselor şi sporeşte riscul greşelilor la copiere şi amplifică frustrarea. Împreună, toţi aceşti factori determină apariţia unui dezavantaj în faţa concurenţei într-o lume care devine din ce în ce mai „electronică” şi bazată din ce în ce mai puţin pe documente tipărite. Soluţia la această problemă este aparent simplă: Scanez documentul, re-creez textul şi fişierul cu un program denumit Recunoaştere Optică a Caracterelor, abreviat OCR.
Un studiu efectuat de unul dintre liderii pieţei OCR, compania ABBYY, a confirmat faptul că aplicaţiile profesionale de recunoaştere a textelor ajută la reintroducerea textelor cu o viteză de 100 de ori mai mare decât un dactilograf profesionist. ABBYY FineReader 12 este cea mai recentă versiune a aplicaţiei OCR dezvoltată de această companie, o aplicaţia care a ajutat deja sute de companii din România să economisească bani şi să îşi eficientizeze procesele. Pe lângă conversia documentelor scanate în formate MS Office editabile, aplicaţia reproduce cu precizie elementele de formatare, tabelele, anteturile etc. După finalizarea procesului de recunoaştere, utilizatorul are libertatea de a alege formatul în care doreşte să salveze rezultatele (Word, Excel sau chiar PDF/A – standard pentru arhivare), dar şi de a decide dacă este important sau nu să verifice textul până la ultimul caracter. Toate operaţiunile principale se execută printr-un simplu clic pe butonul mausului, astfel că este foarte uşor de utilizat. Adică nu este nevoie de instruire specială – cu acest produs vă veţi recupera investiţia imediat ce îl instalaţi.
Nu contează ce sarcină are în faţă organizaţia dumneavoastră: fie că este vorba despre digitalizarea unei arhive sau doar de necesitatea ocazională de a transforma documente tipărite sau fişiere PDF, noile tehnologii, aşa cum este ABBYY FineReader, vă oferă o soluţie uşor de utilizat, la un preţ avantajos. În ambele situaţii, chiar şi persoanele neexperimentate în domeniul IT o vor stăpâni fără probleme. Şi exact acesta este motivul pentru care noile tehnologii sunt atât de valoroase: oferă o soluţie uşoară, la un preţ avantajos, pentru problemele cele mai dificile şi mai redundante. Este atât de uşor să economisiţi mii de Euro cu ajutorul FineReader! Grăbiţi-vă să descărcaţi acum gratis versiunea de probă de pe site-ul:
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
