În ultimii ani, tehnologia a revoluţionat multe domenii, iar activitatea juridică nu face excepţie, fie că vorbim de guvernanţa corporativă, de automatizarea fluxului de contractare, de managementul echipelor sau chiar de zona de litigii.
Potrivit celei mai recente ediţii a raportului „New Roads to Dispute Resolution”, realizat de Deloitte Legal la nivel global, inclusiv în România, directorii juridici români sunt încrezători şi deschişi la folosirea soluţiilor de tehnologie în activitatea lor recurentă. Astfel, opt din zece respondenţi investesc în digitalizarea practicii de litigii (78%), iar preferinţele acestora sunt centrate pe soluţii de tip software pentru îmbunătăţirea analizei necesare într-un litigiu (53%), soluţii de evaluare a riscurilor prezentate de dispute (47%) şi soluţii de gestionare a portofoliului de litigii (44%).
Care sunt avantajele utilizării tehnologiei în cadrul departamentelor juridice?
Aşa cum arată şi studiul, tehnologia este pentru departamentele juridice un catalizator al îmbunătăţirii modului de gestionare şi raportare a litigiilor, paleta de soluţii disponibile fiind foarte largă - de la soluţii de management de proiect utilizate deja în companie, configurate pentru specificul activităţii juridice, până la soluţii dedicate managementului de litigii conectate la portalul instanţelor de judecată şi dosarul electronic.
Un avantaj major al utilizării tehnologiei este vizibilitatea asupra portofoliului de litigii şi accesul la date care să consolideze deciziile departamentelor juridice. Cu ajutorul unui sistem de gestionare a litigiilor, echipele pot avea acces uşor la statistici relevante activităţii lor în baza cărora să decidă cum să coordoneze un litigiu şi să raporteze indicatori de risc, importanţi pentru activitatea companiei. De asemenea, un astfel de sistem le permite să documenteze gradul de încărcare şi activitatea echipei, astfel încât să poată măsura indicatorii de performanţă şi să construiască echipele potrivit complexităţii şi volumului de muncă.
Fireşte, şi eficienţa departamentului este sporită prin reducerea timpului necesar găsirii informaţiilor relevante, prin automatizarea redactării documentelor procesuale, în cazul acţiunilor repetitive pentru gestionarea numărului mare de litigii, şi, foarte important, prin fluidizarea sarcinilor care necesită mult timp şi efort pentru a fi completate. Chiar şi soluţiile de tip software pentru gestionarea documentelor, disponibile deja în marea majoritate a companiilor, precum Sharepoint sau Google Drive, pot avea un impact mare asupra modului de lucru din cadrul departamentului juridic, dar cu o investiţie suplimentară minimă. Astfel de sisteme reduc timpul necesar alocat găsirii şi accesării informaţiilor importante, precum opinii juridice sau hotărâri judecătoreşti, care pot fundamenta poziţia organizaţiei într-un nou litigiu. Mai mult decât atât, documentele pot fi mai uşor de distribuit între membrii echipei, astfel încât consilierii juridici pot lucra în paralel la diverse secţiuni ale documentului, în funcţie de aria lor de specializare.
De asemenea, cu ajutorul tehnologiei, echipele pot duce la îndeplinire sarcini care în mod tradiţional erau foarte greu de realizat. Spre exemplu, se pot monitoriza litigii noi ale partenerilor de afaceri care indică un risc asupra colaborării, precum cereri de încuviinţare executare silită sau insolvenţă, sau se pot analiza volume mari de hotărâri şi argumentaţie cu ajutorul inteligenţei artificiale pentru a extrage informaţii preţioase cu privire la gradul de succes al unui tip de argumente.
Care sunt barierele întâmpinate de departamentele juridice în procesul de digitalizare a zonei de litigii?
De cele mai multe ori, echipele juridice gestionează un volum foarte mare de sarcini curente şi rareori au timpul necesar documentării şi creionării unui plan care să convingă echipa de management a companiei să investească în soluţii de tehnologie dedicate departamentului juridic.
De asemenea, directorii juridici trebuie să susţină cu argumente puternice planurile de digitalizare în faţa conducerii organizaţiei pentru ca acestea să fie tratate ca priorităţi, în contextul în care companiile trec prin transformări digitale accelerate, iar resursele lor sunt focalizate în multe direcţii (departamentele de vânzări, achiziţii, resurse umane etc.).
Astfel, este esenţial că directorii juridici să aibă încredere în iniţiativa de digitalizare şi să îşi găsească parteneri atât în interiorul organizaţiei, cât şi în exteriorul acesteia, în vederea identificării unei soluţii de tehnologie care să răspundă nevoilor echipei şi limitărilor de buget şi implementării acesteia.
De asemenea, un alt factor de care departamentele juridice trebuie să ţină cont în procesul de transformare a zonei de litigii este gradul de digitalizare a instanţelor. Pe măsură ce sistemul judiciar din România va avansa pe calea către digitalizare, eficienţa soluţiilor de tehnologie va fi mai mare, ceea ce va uşura procesul de digitalizare internă. În ultimii ani, în România au fost adoptate măsuri în această direcţie, fiind introdusă funcţionalitatea dosarului electronic, însă doar cu privire la anumite instanţe.
Ingrediente pentru succesul unui proiect de digitalizare a litigiilor
Pentru ca un proiect de digitalizare să fie unul de succes, este foarte important ca soluţiile adoptate să răspundă celor mai stringente nevoi ale echipei. Spre exemplu, dacă gestionarea litigiilor este externalizată, atunci merită investit în soluţii care permit colaborarea şi comunicarea mai facilă cu avocaţii externi, precum schimbul de documente, facturarea sau statusul litigiilor, şi care asigură vizibilitatea asupra întregului portofoliu de litigii şi raportarea uşoară. În schimb, atunci când litigiile sunt abordate prin consilierii juridici proprii, sunt mai relevante soluţiile de tehnologie care cuprind funcţionalităţi integrate de calendar, stocare şi management de documente şi de colaborare cu restul organizaţiei. Bineînţeles, funcţionalităţi de analiză şi raportare de date cu privire la litigii sunt de asemenea importante într-un astfel de scenariu. În măsura în care o organizaţie se confruntă cu un număr mare de litigii, funcţionalităţile de automatizare a documentelor devin esenţiale.
De asemenea, organizaţiile trebuie să ia în considerare alinierea aşteptărilor cu maturitatea tehnologiei pe care acestea aleg să o implementeze şi bugetul disponibil. Soluţiile cu un istoric pozitiv de implementări şi utilizări răspund în general tuturor cerinţelor, însă presupun o investiţie mai mare. Pe de altă parte, utilizarea unor soluţii de management generale şi mai prietenoase din punctul de vedere al costului nu răspunde întotdeauna tuturor cerinţelor companiei. Este important ca un eventual compromis asupra funcţionalităţilor să fie făcut în deplină cunoştinţă de cauză.
Nu în ultimul rând, implicarea întregii echipe de consilieri juridici din cadrul organizaţiei în procesul de selecţie şi implementare reprezintă un factor cheie pentru ca utilizatorii tehnologiei să înţeleagă foarte bine soluţia şi raţiunile care au stat la baza deciziei, aspect care va facilita adoptarea soluţiei.
Pentru implementarea cu succes a unei soluţii software pentru zona de litigii, este de preferat ca organizaţiile să evite achiziţionarea unui software dedicat înainte de a înţelege foarte bine nevoile echipei şi soluţiile deja existente în organizaţie. Timpul petrecut în discuţii cu echipa de litigii şi conectarea cu echipa care gestionează infrastructura IT este foarte valoros şi va da roade mai târziu în proces.
Material de opinie de Simina Mut, Partener, Lorena Roşia, Managing Associate, şi Corina Damaschin, Associate, Reff & Asociaţii Deloitte Legal
