Amenzile pentru nerespectarea obligaţiilor financiar-contabile de către companii au crescut considerabil, în unele cazuri chiar dublându-se, după modificările aduse la Legea nr. 82/1991 (Legea contabilităţii) de Ordonanţa trenuleţ (OUG nr. 115/2023).
Toate modificările prevăzute în Ordonanţa trenuleţ se aplică începând cu situaţiile financiare anuale aferente exerciţiului financiar 2023.
Modificările cu cel mai mare impact vizează obligaţiile privind existenţa manualului de politici contabile şi efectuarea inventarierii, scopul autorităţilor fiind acela de creşte gradul de conformare voluntară şi totodată de a sancţiona societăţile care nu îşi îndeplinesc obligaţiile statutare.
Trebuie menţionat într-adevăr că amenzile detaliate în articolul 42 din Legea contabilităţii nu au mai suferit modificări majore din 2011, iar unele chiar dinainte de 2008.
Care sunt noile valori ale amenzilor?
Un prim pas în majorarea amenzilor aplicabile societăţilor a fost făcut odată cu Legea nr. 296/ 2023 prin care s-a eliminat facilitatea potrivit căreia agenţii economici sancţionaţi în baza Legii contabilităţii aveau posibilitatea de a achita, în termen de 15 zile de la data înmânării sau comunicării procesului-verbal, jumătate din minimul amenzii.
Înainte de modificările din Ordonanţa trenuleţ, o societate care deţinea active şi datorii sau efectua operaţiuni economico-financiare fără să le înregistreze în contabilitate putea fi sancţionată cu sume cuprinse între 1.000 şi 10.000 lei. Începând cu sfârşitul anului 2023, ea poate fi amendată cu sume cuprinse între 2.000 şi 20.000 lei, practic duble faţă de nivelul anterior.
O altă modificare de impact este legată de existenţa manualului de politici şi proceduri contabile. Astfel, dacă o societate nu respecta prevederile emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la aprobarea politicilor şi procedurilor contabile, înainte putea fi sancţionată cu amenzi între 300 şi 4.000 lei. Acum poate primi amenzi între 4.000 şi 10.000 lei.
Vă reamintim că existenţa manualului de politici contabile este prevăzută şi în Ordinul ministrului finanţelor publice (OMFP) nr. 1802/ 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, dar obligaţia de aprobare a politicilor şi procedurilor contabile este reglementată în Legea Contabilităţii. Desigur, responsabilitatea le revine administratorilor care semnează o declaraţie ce se depune împreună cu setul de situaţii financiare anuale, declaraţie prin care aceştia confirmă că politicile contabile utilizate la întocmirea situaţiilor financiare anuale sunt conforme cu reglementările contabile în vigoare.
În general, o societate trebuie să îşi pregătească încă de la înfiinţare manualul de politici contabile prin care detaliază politicile şi procedurile contabile pe care le va aplica în efectuarea operaţiunilor financiar-contabile, ţinând cont de specificul activităţii desfăşurate. Desigur, de-a lungul timpului manualul de politici şi proceduri contabile trebuie actualizat astfel încât să cuprindă modificările aduse legislaţiei în vigoare sau, după caz, eventualele schimbări cu privire la politicile contabile aplicate la nivelul societăţii.
Preocuparea pentru manualul de politici contabile implică o recurenţă redusă, însă nu acelaşi lucru se poate spune despre procesul de inventariere. Conform legii, efectuarea inventarierii patrimoniului este obligatorie cel puţin o dată în fiecare exerciţiu financiar, dar şi în cazul fuziunii, divizării, transformării sau lichidării unei societăţi. Este important de menţionat că efectuarea inventarierii anuale se referă la inventarierea tuturor elementelor patrimoniale şi nu se limitează la elementele de active fixe sau stocuri. Prevederi referitoare la inventariere se găsesc în OMFP nr. 1802/ 2014, dar şi în OMFP nr. 2861/ 2009.
Dacă o societate nu efectuează inventarierea patrimoniului cel puţin o dată pe an, începând cu anul 2023 poate fi sancţionată cu amenzi între 3.000 lei şi 20.000 lei, faţă de valorile anterioare cuprinse între 400 şi 5.000 lei. Este important de reţinut că în practică am observat că documentele pregătite cu ocazia inventarierii patrimoniului sunt solicitate şi în cadrul inspecţiilor fiscale.
O altă modificare cu impact semnificativ este cea referitoare la sancţiunile/amenzile aplicate pentru nerespectarea prevederilor cu privire la utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate şi întocmirea şi utilizarea documentelor justificative pentru toate operaţiunile efectuate şi înregistrate în contabilitate, dar şi păstrarea şi arhivarea acestora. Practic, prin modificările aduse, amenzile se măresc de la 300 - 4.000 lei la valori cuprinse între 2.000 lei şi 20.000 lei. Conform legii contabilităţii, registrele de contabilitate obligatorii sunt registrul-jurnal, registrul-inventar, Cartea mare şi balanţa de verificare.
Noi termene de arhivare
În anul 2023, prin Legea nr. 36/2023 au fost reduse anumite termene de arhivare de la zece la cinci ani. Astfel, registrele de contabilitate, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate şi bazele de date rezultatele în urma utilizării sistemelor de contabilitate se vor păstra pe o perioadă de cinci ani. Trebuie însă să fim vigilenţi cu privire la modalitatea de calcul a acestei perioade.
Situaţiile financiare şi raportările contabile se vor păstra zece ani. Nu sunt aduse modificări amenzilor pentru nedepunerea în termen a situaţiilor financiare anuale sau a raportărilor contabile.
Totuşi, administratorii trebuie să acorde o atenţie sporită modalităţii de conformare la Legea contabilităţii, deoarece, în urma acestor modificări legislative, o societate comercială cu un an financiar diferit de anul calendaristic, care are obligaţia auditării situaţiilor financiare, dar nu şi de a întocmi situaţii financiare consolidate, dacă nu respectă prevederile impuse de lege poate fi sancţionată cu până la 60.000 lei (sumă calculată pe valorile minime ale sancţiunilor), comparativ cu valorile anterioare de până la 20.000 lei (luând în considerare şi facilitatea de a plăti jumătate din valoarea amenzilor în 15 zile).
