Implementarea raportării SAF-T în România a intrat în a doua etapă la începutul acestui an, odată cu extinderea obligativităţii de raportare în acest sistem asupra contribuabililor mijlocii. La fel ca în cazul marilor contribuabili, societăţile mijlocii beneficiază de o perioadă de graţie de şase luni din momentul în care a intervenit obligaţia de depunere a declaraţiilor fiscale în acest format, dar aceasta se apropie de final - ultima zi de raportare pentru perioada ianuarie-iunie 2023 este 31 iulie 2023. Ce trebuie să ştie contribuabilii vizaţi, care nu au finalizat, încă, implementarea soluţiilor informatice necesare în acest scop?
Procesul de digitalizare a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală (ANAF) a prins contur în cursul anului trecut, începând cu implementarea SAF-T pentru marii contribuabili şi continuând cu raportarea obligatorie în sistemele RO e-Factura şi RO e-Transport, pentru anumite operaţiuni. Astfel, 2022 reprezintă un an de referinţă pentru digitalizarea sistemului fiscal din România.
În cursul acestui an procesul continuă cu aplicarea raportării SAF-T pentru contribuabilii mijlocii şi, în plus, autorităţile se pregătesc să implementeze sistemul RO e-Factura generalizat, pentru toate tranzacţiile realizate între firmele (persoane impozabile) stabilite în ţara noastră, ca urmare a unei derogări obţinute recent de la Comisia Europeană în acest scop. În prezent, emiterea facturilor în sistem electronic se aplică doar pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, pentru operatorii economici care acceptă la plată vouchere de vacanţă şi pentru tranzacţiile cu entităţi ale statului (B2G).
Implementarea SAF-T - perspective pentru contribuabilii mijlocii
Raportarea în sistem SAF-T, aplicată deja de marii contribuabili de anul trecut, constă în depunere declaraţiei informative D406 privind fişierul standard de control fiscal. Declaraţia se depune lunar sau trimestrial, în funcţie de perioada fiscală aplicabilă pentru TVA. Informaţiile care trebuie raportate se referă, printre altele, la date cu privire la furnizori, clienţi, facturi de achiziţie sau de vânzare, plăţi, încasări, produse etc. Toate aceste cerinţe se aplică şi contribuabililor mijlocii, pentru care perioada de graţie pentru raportarea SAF-T expiră la 31 iulie 2023.
În cursul anului trecut, când prima rundă de mari contribuabili intraţi în sistem se apropia de termenul limită de raportare, s-a discutat şi autorităţile chiar au lansat în dezbatere publică un proiect de ordin care viza majorarea perioadei de graţie cu încă şase luni (în plus faţă de cele şase deja acordate). Dar acel proiect nu a fost aprobat şi se află şi în prezent în acelaşi stadiu, de dezbatere publică.
Însă, deşi perioada de graţie nu a fost extinsă, autorităţile fiscale au avut o abordare permisivă, au trimis, etapizat, doar notificări în vederea depunerii raportării SAF-T şi nu au aplicat încă amenzi contribuabililor care nu au reuşit să se conformeze.
În acest context, este utilă prezentarea câtorva aspecte practice ce trebuie avute în vedere pentru completarea cu succes a raportării, desprinse din experienţa celor care s-au confruntat cu dificultăţi în procesul de tranziţie de la raportarea clasică la cea în sistem digital.
Maparea conturilor contabile şi corelarea cu nomenclatorul ANAF
Astfel, societăţile vizate trebuie să realizeze o mapare a conturilor contabile folosite. Dacă există o diferenţă între acestea şi cele prevăzute în Ordinul 1.802/2014, autorităţile consideră acest aspect ca fiind o eroare gravă şi resping automat declaraţia SAF-T şi o considerată nedepusă.
Ulterior, fiecărui cont i se va atribui eticheta de „Activ”, „Pasiv”, „Bifuncţional”, utilizând-se aceste sintagme, fără abrevieri.
În plus, este necesară completarea secţiunii tabela de taxe, care constă, practic, într-o listă ce trebuie să conţină cel puţin codurile de TVA şi pe cele de impozit cu reţinere la sursă pe care contribuabilul le foloseşte. Pentru raportare, codurile interne ale contribuabilului trebuie mapate astfel încât să fie în concordanţă cu nomenclatorul ANAF. Este de reţinut faptul că raportarea nu va conţine codurile contribuabilului, aşa cum apar în sistemul său contabil, ci pe cele definite conform nomenclatorului.
Conversia unităţilor de măsură
La fel ca în cazul tabelei de taxe, societatea trebuie să realizeze o corelare între codificările unităţilor de măsură folosite de contribuabil şi codificările solicitate de autoritatea fiscală în nomenclatoarele publicate.
În practică, există situaţii în care contribuabilii folosesc drept unităţi de măsură categorii speciale faţă de cele stabilite prin nomenclator. De exemplu, cutia. Dar în cutie pot fi, de exemplu, 100 de şuruburi sau 50 de cleme etc. Pentru astfel de situaţii, contribuabilul trebuie să găsească modalităţi de conversie în unităţi de măsură generale, acceptate conform nomenclatorului, şi să personalizeze aplicaţia pe care o foloseşte pentru a putea să proceseze corect informaţia.
Raportarea analizelor implementate de contribuabil
În subsecţiunea de analiză, societatea în cauză va include, pe lângă structura centrelor de cost, atât structura centrelor de profit, cât şi orice alte tipuri de analize implementate de contribuabil. Un exemplu în acest sens poate fi reprezentat de analiza privind departamentele din cadrul societăţii.
Atenţie sporită la codurile de identificare ale partenerilor stabiliţi în România
În situaţia în care contribuabilul nu deţine codul fiscal al unui partener, iar acesta este stabilit în România, raportarea nu va putea fi finalizată cu succes. Pentru partenerii stabiliţi în România, indiferent că sunt sau nu înregistraţi în scopuri de TVA, contribuabilul trebuie să raporteze codul unic de identificare fiscală. În schimb, dacă partenerul nu este stabilit în România, se poate aloca o codificare internă, cu prefixul aferent, în funcţie de statul în care este rezident fiscal partenerul.
În concluzie, în pofida tuturor conversiilor necesare şi a aspectelor care, la o primă vedere, par complicate, raportarea SAF-T devine o rutină. Contribuabilii pot utiliza deja programele informatice care automatizează raportarea SAF-T, având în vedere că există pe piaţă mai multe soluţii, cum ar fi cele de tip ADD-ON, valabile pentru cei care utilizează sistemul contabil SAP, sau cele care funcţionează pe baza fişierelor sursă din contabilitate, pentru societăţile care utilizează orice alt sistem de contabilitate. De asemenea, experienţa marilor contribuabili, care au reuşit să depună fişierul standard de control fiscal, cu succes, încă de anul trecut, este extrem de relevantă pentru cei care se află în plin proces de implementare a raportării SAF-T.
