Reducerile de costuri i-au împins pe managerii companiilorlocale să folosească din ce în ce mai des videoconferinţele pentrua participa la întâlnirile regionale, eliminând astfel din bugetullunar biletul de avion sau factura de cazare la un hotel de patrusau cinci stele. Singurul cost important în cazul videoconferinţeieste aparatura, al cărei preţ variază între 14.000 de dolari şi350.000 de dolari, scrie revista BUSINESS Magazin.
"Pentru început vom intra în legătură directă cu o colegă dinBulgaria şi cu un coleg care se află cu două etaje mai jos. Vreausă vă arăt cum funcţionează sistemul."
Aşa a început săptămâna trecută Cristian Popescu, directorulgeneral al Cisco România, demonstraţia unei videoconferinţe.Discuţia a avut loc într-o sală special amenajată pentru asemeneatip de întâlniri - pereţii de culoare crem erau izolaţi fonic,suprafaţa unuia dintre ei fiind pe jumătate acoperită de un ecran.Pe masa din faţa ecranului se afla dispozitivul, de forma unuitelefon fix, ce permite conectarea participanţilor lavideoconferinţă aflaţi în locuri diferite.
Aici se întâlnesc managerii Cisco România pentru a comunica cufilialele din străinătate şi a ţine legătura cu clienţii şipartenerii. La început, în anul 2007, compania a introdus sistemulde teleprezenţă doar intern, între sucursale, pentru ca mai apoi săse extindă şi la celelalte categorii. "Într-o videoconferinţă, dupăcinci minute, participanţii încep să uite că se află în faţaecranului şi au senzaţia de întâlnire faţă în faţă", apreciazăPopescu, socotind că la nivelul lunii trecute Cisco a avut peste30.000 de conferinţe de teleprezenţă la nivel mondial.
"Eu unul particip de zece ori pe săptămână la acest tip deîntâlniri. Deşi în ultima perioadă am călătorit mai puţin îninteres de serviciu, nu îmi pare rău, pentru că deplasărileînseamnă pierdere de timp şi lipsă de productivitate", completeazădirectorul Cisco. Alexandru Mina, coordonator de comunicare alPanasonic România, afirmă în schimb că el nu călătoreşte mai puţinde când foloseşte sistemul de teleprezenţă. "Videoconferinţele vindoar ca o completare a deplasărilor - ne ajută să verificăm datele,să aducem îmbunătăţiri. Nu au niciun dezavantaj", comenteazăMina.
El ţine să sublinieze diferenţa dintre teleconferinţă şivideoconferinţă, ca grad de eficienţă a comunicării: "Prima esteimpersonală, substituie cu greu comunicarea faţă în faţă, în timpce a doua te ajută să vezi persoanele cu care vorbeşti, reacţiileşi gesturile lor. Eu particip la videoconferinţe de două-trei oripe săptămână, însă la nivel de companie au loc şi trei-patruvideoconferinţe zilnic".
Şi cei de la Procter & Gamble România au început săfolosească sistemul de videoconferinţe din 2007, pentru întâlnirileinterne în cadrul P&G. În prezent, utilizarea acestui sistems-a extins, inclusiv pentru diverse întâlniri cu parteneriexterni.
"Avantajele utilizării sistemului sunt foarte variate", susţineCornelia Sofronie Piţigoi, external relations manager la Procter& Gamble România, referindu-se la îmbunătăţireaproductivităţii, a colaborării între echipe care se află în locuridiferite, dar şi la reducerea la nivel global a emisiilor de carbon(se reduce numărul călătoriilor) şi nu în ultimul rând din punct devedere personal: reducerea numărului de ore petrecute în călătoriide afaceri (mai mult timp dedicat familiei).
Conform mai multor manageri cu care am discutat, creştereaproductivităţii s-a dovedit pentru ei unul dintre cele maiimportante câştiguri aduse de sistemul de teleprezenţă. Timpul decălătorie, care de cele mai multe ori generează costuri mari, poatefi transformat în timp de lucru. În cazul Cisco, spre exemplu, dela introducerea sistemului în 2007 şi până în prezent au fosteconomisiţi peste 550 de milioane de dolari. Şi Computer GeneratedSolutions (CGS), companie de externalizare de servicii de relaţiicu clienţii, a redus cu 30-40% costurile de când a adoptat sistemulde videoconferinţe.
"Noi facem zilnic videoconferinţe ca să comunicăm cu colegii dela Braşov. Aşa păstrăm o relaţie apropiată cu cei de acolo", a spusVladimir Sterescu, director general la CGS, firmă al cărei sistemde videoconferinţe a fost procurat de la compania americanăPolycom, prezentă pe piaţa românească din anul 2007. La nivelglobal, Polycom a avut anul trecut venituri de 967 de milioane dedolari, faţă de peste un miliard de dolari în anul 2008.
Singurul dezavantaj al sistemului de videoconferinţă este,potrivit lui Mina şi Sterescu, costul aparaturii, care este cuprinsîntre 14.000 şi 350.000 de dolari.
"Acolo unde însă cumpărarea unui sistem de teleprezenţă se poateamortiza rapid într-o companie (avem unele care şi-au amortizatinvestiţia în şase luni), este un mod de a reduce clar costurile",afirmă directorul Cisco, adăugând că situaţia economică actualăface ca toate afacerile să îşi pună problema eficienţei. VladimirSterescu admite că scopul iniţial al utilizării sistemelor devideoconferinţă a fost de a reduce cheltuielile. "Dar teleprezenţaeste şi instrumentul cu cel mai mare impact atunci când vine vorbade colaborarea în companii", consideră Popescu.
Deşi au fost diferite încercări la nivelul anilor 1960 de aimpune videotelefonia, tehnologia la vremea aceea nu a permis carezultatul să fie performant. Astăzi comunicarea video e un faptcomun, indiferent că este pe calculator sau pe telefonul mobil.
În România, interesul pentru sistemele de videoconferinţe a fostpână acum comparabil cu ce s-a întâmplat la nivel internaţional, cunuanţa că în ce priveşte întreprinderile mici, managerii acestorasunt mai reticenţi, deoarece bugetul lor este foarte redus, conformşefului Cisco România.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
