Sălile de şedinţă s-au transformat pentru cele mai multe companii într-un spaţiu generator de tensiuni şi conflicte, în condiţiile în care tot mai mult timp de lucru este alocat pentru acest tip de întâlniri, iar cei mai mulţi participanţi se întind peste programul alocat, scrie The Wall Street Journal.
David Lewis, CEO la compania de resurse umane OperationsInc şi consultant pentru marile corporaţii, a observat această problemă la angajaţii cu care a interacţionat. Acum câteva luni, David a avut o întâlnire cu un client pentru a discuta o problemă „sensibilă”, discuţie care a avut loc la Starbucks, după ce sala de conferinţe „rezervată” de client a fost luată de directorii companiei.
Timpul petrecut în şedinţe a crescut în fiecare an cu aproximativ 2%, din 2000 şi este în continuă creştere, spune Michael Mankins, partener al firmei de consultanţă Bain& Co din SUA. Un director general petrece, în medie, 28 de ore pe săptămână în şedinţe, în timp ce un manager îşi ocupă 21 de ore din timp pentru întâlnirile cu angajaţii, potrivit unui studiu realizat de Mankins.
Sălile de şedinţe ocupă, de asemenea, şi mult spaţiu, fiind prea mari, 73% din întălniri se desfăşoară cu doar două sau trei persoane, însă spaţiul disponibil este pentru 7 persoane, potrivit unui studiu realizat de compania de design interior HOK, din SUA..
Unele companii au încercat să rezolve această problemă introducând un sistem de rezervare a sălii de conferinţe şi încercând să creeze mai multe spaţii pentru întălnirile mici, lăsând sălile mari de şedinţă doar pentru întruniri la care participă mai multe persoane.
Afişarea regulilor interne pe pereţii şi uşile sălii de şedinţe poate îmbunătăţi comportamentul, spune Jacqueline Whitmore, analist comportamental. Şedinţele ar trebui să înceapă şi să se sfârşească la timpul stabilit pentru a evita efectul de domino în programul angajaţilor.
Micşorarea sălilor de şedinţe poate crea probleme în rândul angajaţilor. Spaţiul strâmt ar putea intimida angajaţii şi i-ar putea face să se simtă constrânşi să-şi termine proiectele în cel mai scurt timp.
Peste 40% din angajaţii companiilor pierd peste 30 de minute pe zi în căutarea sălilor de şedinţe disponibile, potrivit firmei de planificare a timpului, Steelcase.
