Una dintre primele consecinte a importantei pe care tehnologia informatiei o are pentru toate celelalte domenii profesionale este si aparitia unor persoane specializate in integrarea IT in modelul de afaceri. Managerul IT a devenit o functie ce poate fi regasita in schema de personal a majoritatii companiilor, indiferent de domeniul lor de activitate.
Selectarea managerului IT adecvat pentru o anumita companie nu depinde intotdeauna de calificarea si experienta acestuia, ci de foarte multe ori de capacitatea acestuia a aduce o valoare adaugata business-ului in care urmeaza sa se integreze. Regulile si criteriile de angajare ale unui manager IT difera de obicei destul de mult comparativ cu cele care se aplica atunci cand se urmareste recrutarea unui alt tip de personal, diferentele fiind determinate de abilitatile multiple care sunt solicitate in cadrul unui astfel de post.
Cine este IT managerul?
O prejudecata des intalnita in legatura cu functia de IT manager este ca acesta trebuie sa fie o persoana cu abilitati tehnice deosebite, capabila sa rezolve, uneori si pesonal, disfunctionalitatile survenite in cadrul orice domeniu al tehnicii de calcul si cu cunostinte vaste in orice domeniu legat de calaculatoare, incepand cu sistemul de operare si terminand cu bazele de date sau retelistica. De aceea, confuzia dintre functii ca administrator de retea si IT manager sunt destul de des intalnite si din aceasta cauza multe companii incearca sa selecteze pentru acest post persoane care au o pregatire cat mai tehnica sau de multe ori sunt promovate ca IT manageri persoane din departamentul IT specializate pe anumite domenii, in ideea ca vor acumula in timp si cunostinte din alte sectoare.
Promovarea administratorului de retea sau a specialistului in baze de date in acest post nu este intotdeauna o abordare gresita si un studiu efectuat de Jupiter Research in 2003 in randul a 400 de companii din Statele Unite a demonstrat ca 55% dintre acestea si-au selectat IT managerul din randul personalului angajat deja in cadrul departamentului de IT. Insa, un alt aspect reiesit din acelasi studiu, a fost ca in cadrul acestui proces de promovare, criteriul esential de selectie nu a fost specializarea angajatului, ci alte abilitati ale acestuia. Astfel 35% din cele peste 200 de companii care au promovat o persoana deja angajata in postura de IT manager au indicat drept principal criteriu de selectie capacitatea acesteia de planifica o anumita actiune, iar in plan secund abilitatile de comunicare, atat cu personalul subordonat cat si cu managerii altor departamente.
Acest gen de abordare demonstreaza tocmai care este rolul unui IT manager in cadrul companiei. Astfel acesta trebuie sa aiba capacitatea de a planifica, organiza si coordona toate aspectele legate de tehnologia informatiei care intervin in activitatea companiei (procesarea electronica a datelor, infrastructura hardware si software, retelele si proiectele companiei legate de Internet sau e-business). Pe de alta parte rolul sau este de a coordona personalul departamentului de IT si de a facilita comunicarea dintre acesta si celelalte sectoare ale organizatiei.
Aceste roluri pe care trebuie sa le indeplineasca managerul IT nu sunt intotdeauna asigurate de o pregatire tehnica, chiar daca abilitatile de acest gen nu trebuie sa lipseasca.
Practic, functia principala a unui IT manager este de a asigura o integrare cat mai performanta a tehnicii de calcul in cadrul activitatii companiei, de a evalua oportunitatea derularii unor proiecte si implicatiile financiare ale acestora, de a identifica modul in care un departament IT poate aduce o valoare adaugata in cadrul modelului de business al companiei.
Competentele unui IT manager
Evaluarea unei persoane care candideaza la o astfel de functie este un proces complex, pe de o parte datorita lipsei unor criterii foarte clare de certificare si pe de alta parte datorita faptului ca abilitatile sale trebuie sa se manifeste in timp si in interdependenta cu strategia pe termen scurt si mediu a companiei.
De aceea, un criteriu important care trebuie avut in vedere in cadrul procesului de selectare a viitorului manager IT este experienta acestuia. Acelasi studiu publicat de Jupiter Research indica faptul ca 56% dintre managerii companiilor participante au optat sa angajeze IT manageri din randul persoanelor care detineau o experienta anterioara in cadrul unui domeniu similar sau chiar acelasi cu cel al companiei angajatoare.
Chiar daca tehnologiile raman universal valabile, modul de aplicare si exploatare al acestora difera foarte mult in functie de specificul companiei. Astfel un IT manager care a inregistrat succese importante in cadrul unei companii de transporturi a inteles necesitatile specifice ale acesteia si se va integra mai repede in cadrul unei organizatii cu acelasi obiect de activitate.
Experienta anterioara si dovada unei pregatiri tehnice sunt insa numai doua dintre cerintele minime pe care trebuie sa le satisfaca un candidat la un astfel de post.
In afara de acestea se pot identifica urmatoarele criterii de evaluare:
Abilitatea de a planifica. Odata identificate obiectivele companiei (acest proces fiind de obicei rezultatul unor planificari interdepartamentale) managerul IT trebuie sa fie capabil sa elaboreze un plan prin care departamentul IT va contribui la atingerea scopurilor propuse. Aceasta semnifica selectarea prioritatilor corecte pentru obiectivele identificate si dezvoltarea unor planuri coerente si mai ales posibile. Planificarea in concordanta cu capacitatile companiei este o sarcina esentiala. De altfel, analistii de la Gartner au identificat ca 30% dinte managerii IT ai unor companii analizate in cadrul unui studiu realizat in 2002 au avut tendinta de a propune planuri care au depasit posibilitatile companiilor, in special prin propunere de a integra si implementa tehnologii foarte noi si inca insuficient testate.
Capacitatea de a crea o echipa. In functie de dimensiunile si specificul companiei, managerul IT va trebui sa conlucreze cu un departament IT compus dintr-un numar mai mare sau mai mic de oameni, cu specializari si atributii diferite. De aceea un manager de succes trebuie sa fie constient de importanta echipei de IT si sa aiba fie capacitatea de a imbunatati una existenta sau chiar de a construi una noua de la zero. In cadrul acestui proces de consolidare sau creare a echipei, managerul IT trebuie sa tina in primul rand de obiectivele imediate pe care trebuie sa le atinga echipa, dar si de necesitatile care pot apare in viitor si sa fie pregatit sa le solutioneze. Crearea unei viziuni inteligibile pentru fiecare dintre membrii echipei IT este o alta sarcina care revine managerului si care poate garanta succesul pe termen lung, atat al acestuia cat si al departamentului.
Evaluarea resurselor. Adaptarea personalului IT, a bugetelor alocate si a tehnologiilor disponibile la obiectivele identificate ale companiei reprezinta o alta atributie si in acelasi timp o competenta importanta a IT managerului. Selectarea tehnologiilor IT corecte si care se potrivesc dimensiunii si capacitatilor de ansamblu ale companiei garanteaza timpi de implementarea redusi, care nu vor afecta functionarea organizatiei si care vor aduce in final o valoare adaugata modelului de business.
Alocarea unor bugete prea mari sau selectarea unor tehnologii inadecvate cu gradul de pregatire sau cu posibilitatile de asimilare ale personalului pot duce chiar la esecul intregii companii. De aceea selectarea unei solutii cat mai potrivita cu gradul de dezvoltare si obiectivele companiei, cu costuri cat mai reduse si care sa poata deveni functionale intr-un timp cat mai scurt reprezinta o necesitatea in activitatea IT managerului.
Crearea unei mentalitati axata pe necesitatile clientului. Un nivel cat mai ridicat al serviciilor pentru client, fie ca acesta se regaseste in cadrul companiei sau in afara acesteia trebuie sa fie preocuparea oricarui manager IT. Aceasta mentalitate trebuie creata la nivelul intregului departament IT, deoarece acesta nu functioneaza independent ci in stransa corelatie cu toate celelalte sectoare ale organizatiei. Un bun manager IT va fi in permanenta constient ca importanta pozitiei sale este dependenta de calitatea serviciilor pe care le asigura atat pentru personalul companiei cat si pentru clientii acesteia. Capacitatea de a alege si propune tehnologii si servicii utilizabile de catre intregul personal reprezinta una dintre sarcinile principale.
Capacitatea de a manageriza proiectele. "Piatra de incercare" pentru fiecare manager IT este capacitatea de a evalua corect timpii de realizare si de implementare a proiectelor propuse si pe care le necesita obiectivele companiei.
Durata unor proiecte reprezinta un parametru variabil in functie de multe coordonate. De exemplu, Cambridge Market Intelligence apreciaza ca dezvoltarea si implementarea unei solutii de securitate pentru o companie de dimensiuni medii poate dura intre 6 si 9 luni in functie de complexitatea acesteia.
Similar, pentru crearea si dezvoltarea unui site de companie se apreciaza ca fiind necesara o perioada de timp de minimum 4 luni. Tot Cambridge Market Intelligence noteaza ca 60% dintre proiectele IT au rata de depasire a termenelor estimate initial de 10%, survenite in general din cauza modificarilor tehnice care apar in perioada de proiectare si executie.
In tot acest timp managerul IT trebuie sa poata gasi cele mai bune solutii si de a asigura respctarea obiectivelor impuse si a termenelor agreate la nivel de conducere. Tehnologia, prin natura ei, impune schimbari rapide si fiecare IT manager trebuie sa aiba capacitatea de a integra schimbarile rapid in planurile sale. Fie ca este vorba de schimbarea unei statii de lucru, de actualizarea unei retele intregi sau de a instala noi programe si aplicatiie software, inabilitatea manageruluide a lua rapid decizii corecte si viabile poate afecta intreaga activitatea a departamentului de IT si nu numai.
Abilitatile de comunicare. IT managerii au sarcina de a comunica cu departamente diferite ca structura si mentalitati si cu foarte multe categorii de oameni. De aceea, abilitatile de comunicare sunt vazute de unii analisti ca fiind cele mai importante atribute ale unui IT manager. Posibilitatea de a transmite un mesaj corect atat personalului tehnic cat si clientilor non tehnici, capacitatea de a adresa problemele specifice de cmunicare si de a explica in mod corect statusul unui roiect nivelului executiv si de decizie reprezinta numai cateva dintre exemplele de comunicare cu care managerii departamentelor IT sunt confruntati zilnic. Meta Group a intervievat un numar de 355 de IT manageri de la companii de diverse dimensiuni si cu experiente dferite, pentru a obtine o imagine a factorilor pe care acestia ii considera importanti pentru succesul lor. 47% dintre cei care au raspuns la intrebarile MetaGroup au indicat abilitatile de comunicare ca fiind principalul atribut pe care au incercat sa il dezvolte de-a lungl timpului si caruia ii atribuie succesul inregistrat.
Evaluarea performantelor. Nu numai stabilirea obiectivelor finale este importanta si a celor internediare. Astfel odata determinate coordonatele unui proiect, managerul IT trebuie sa isi fixeze o serie de parametii pe baza carora trebuie sa poata aprecia oricand care este stadiul unui proiect, daca acesta va respecte termenele propuse sau in caz contrar care sunt compartimentele care intampina probleme si care sunt solutiile pentru eficientizarea acestora.
Acest proces de evaluare este unul dinamic, care survine de multe ori in cursul unor situatii care se modifica datorita unor parametrii externi si indepdenti de activitatea companiei si de aceea capacitatea managerului IT de a avea permanent la dispozitie criteriile de evaluare este foarte importanta.
Cand este necesar si cui se raporteaza un IT manager?
Necesitatea de a crea un post de IT manager sau de a angaja o astfel de persoana apare in functie de dimensiunile companiei si de specificul activitatii acesteia si indiscutabil atunci cand aceasta ia in considerare dezvoltarea unor noi directii care vizeaza in special o integrare mai buna cu tehnologiile IT.
Cu cat activitatea companiei este mai dependenta de platforme tehnologice sau de Internet, cu atat se va resimti mai acut necesitatea de a detine o persoana care sa coordoneze edpartementul de IT, intelegand in acelasi timp modul de functionare al intregii organizatii.
De multe ori, cunostintele economice ale unui IT manager trebuie sa fie mai mari decat cele tehnice, de aceea prezenta in CV-ul unei persoane care aplica pentru un astfel de post a unor certificate din aceasta sfera poate fi mai importanta decat absolvirea unui curs de tehnologii.
In unele situatii, in special in cazul companiilor care aleg sa externalizeze o parte din serviciile de IT pe baza carora functioneaza, IT managerul trebuie sa aiba si capacitatea de a evalua corect un proiect propus de catre organizatiile selectate pentru a asigura astfel de servicii. De altfel un IT manager poate functiona si ca o resursa externa companiei.
Majoritatea companiilor angajeaza de altfel un IT manager atunci cand realizeaza necesitatea de a implementa retele, de a securiza operatiunile electronice pe care le deruleaza, de a partaja informatiile interne si externe, de a selecta infrastructuri hardware si software.
Astfel de exemplu o companie care isi propune cucerirea unei piete noi de desfacere va constata ca acest obiectiv implica expertiza pe care o presupune un IT manager. Initial va apela la unul extern, mai ales ca acesta va intreveni numai ocazional in procesul de extindere. Ulterior dupa ce obiectivele au fost atinse si extinderea realizata va apare ca fiind necesar un post de IT manager intern.
De multe ori crearea unui astel de post inseamna si reducerea unor costuri prin renuntarea la serviciile unei companii de consultanta care de multe ori va solicita bugete mai mari decat o persoana individuala.
O alta problema este legata de responsabilitatea managerului IT si de persoana care supervizeaza activitatea si performantele acestuia. Majoritatea companiilor au ajuns la concluzia ca cel mai adecvat este ca supervizarea managerului It sa revina directorului executiv sau chiar celui general. Modelul initial solicita ca IT managerul sa fie supervizat de departamentul financiar, dar in acest caz au aparut foarte multe dificultati generate de interpretarea proiectelor de IT numai din perspectiva financiara, ceea ce a condus la intarzierea unor proiecte sau chiar anularea acestora.
Toate consideratiile de mai sus contureaza astfel un portret complex al acestei functii care poate fi detinuta nu neparat de o persoana specializata in IT, ci chiar de cineva cu abilitati economice, idealul fiind o combinatie de competente in ambele domenii, fara o supraspecializare catre o anumita sfera.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
