ZF Meeting Office, un proiect ZF/Mobexpert. Noua viaţă la birou: o companie cu 1.000 de angajaţi poate avea acum 1.000 de birouri „satelit“ conectate la firma-mamă. Flexibilitatea a devenit elementul-cheie pentru angajaţi

♦ Dacă înainte de pandemie companiile se concentrau pe cum să umple spaţiul cu cât mai multe birouri, acum preocuparea este legată de cum să creeze confort şi să ofere condiţii cât mai atractive pentru ca angajatul să revină la birou.

Modul în care angajaţii lu­crează în prezent s-a schim­­bat fundamental în ultimii trei ani în con­tex­tul pandemiei, iar această schimbare ce implică munca hibrid, de la birou, de acasă sau din orice alt loc, este atât de profundă, încât angajatorii nu mai pot reveni la ce se întâmpla înainte de pandemie.

Flexibilitatea a devenit elementul cel mai important pentru angajaţi, iar preocu­pa­rea companiilor care vor să îşi păstreze per­sonalul s-a mutat acum în sfera dez­vol­tării de condiţii atractive la locul de muncă.

„Există un nou mod de-a lucra, care în­globează pe de-o parte lucrul acesta hibrid, munca de acasă şi de la birou, dar cel mai important este că atât în rândul angajaţilor, cât şi în rândul angajatorilor flexibilitatea în toate formele ei este foarte prezentă. Pe de-o parte angajaţii au nevoie de flexi­bilita­te, iar pe de altă parte angajatorii au înţeles că este ne­voie de această flexibilitate şi lucrează mult în a o oferi“, a spus Mădălina Racoviţan, part­ner & head of people ser­vices la KPMG, în ca­drul emisiunii ZF Meeting Office, un pro­iect realizat de ZF în parteneriat cu Mobexpert.

Companiile care înţeleg că este foarte important să acorde atenţie în primul rând stării de bine a angajaţilor pentru că altfel aceştia vor pleca vor deveni din ce în ce mai flexibile, a subliniat Oana Scarlat, CEO al EXEC-EDU. „Vorbim de nomazi digitali care lucrează din toate colţurile lumii, aşa­dar nu mai poate fi vorba de reîntoarcerea la pro­gramul obişnuit de dinainte de pande­mie. Este important să ne ascultăm angajaţii, să vedem ce îşi doresc, unii vor să lucreze de la birou, alţii de acasă“, a spus Oana Scarlat.

Mai mult, modalitatea de-a vedea spa­ţiul de lucru s-a schimbat radical în ultimii trei ani. Dacă înainte companiile se gân­deau la cât de eficient pot folosi spaţiul de birouri, acum discuţia este despre modul în care se simte angajatul la muncă, iar preo­cuparea este legată de cum să creeze o atmosferă de lucru atractivă pentru ca anga­jaţii să revină la birou.

„Nu mai mergem pe cât de mult putem să umplem spaţiul cu birouri, ci vorbim de schimbarea condiţiilor de muncă, de-a oferi condiţii similare cu acasă, aducem ideea de hotel, cafenea, restaurant în birou, angaja­tul trebuie să se simtă confortabil“, a spus Andrei Ianculescu, head of project man­age­ment al CW Echinox.

Dacă înainte de pandemie 80% din spa­ţiu era ocupat de birouri, acum la multe com­pa­nii acest procent este de doar 35-40%, iar restul de spaţiu îl reprezintă zone alterna­tive de muncă, potrivit lui Ianculescu. Mai mult, zona în care este amplasată clădirea de bi­ro­uri poate contribui la decizia an­gajatului de-a munci de acasă sau de la birou. „În toate e­valuările clienţilor noştri a rezultat că timpul de trans­port e motivaţia principală pentru a rămâne acasă, firmele se uită la poziţia clă­di­rii şi la facilităţile pe care le oferă zona“.

Andrei Păuna, project manager la Mobexpert Office, a spus că în pandemie când angajaţii au început să muncească de acasă cererea pentru scaune a explodat, com­paniile încercau să le ofere angajaţilor confort acasă şi le trimiteau scaune de birou.

„Încercăm să fim mai versatili astfel încât să acomodăm nişte spaţii mai primi­toare ca angajatul să fie atras să revină la birou după pandemie. Noi avem un depar­ta­ment de arhitectură in house, dar există şi situaţii când colaborăm cu alte case de arhi­tectură. Pentru partea de office încercăm ca fiecare proiect să fie unic prin colaborarea pe care o avem cu echipa internă sau cu echipa de creaţie“, a spus Andrei Păuna.

El a mai precizat că Mobexpert are în porto­foliu multe produse adaptabile în funcţie de cerinţa fiecărui client şi astfel este uşor să răspundă nevoilor din piaţă.

Pandemia şi lucrul de acasă au adus schimbări şi în zona de securitate infor­matică. Odată cu migrarea oamenilor dinspre birou spre munca în propriile case multe companii a trebuit să se adapteze la noua situaţie.

„Acum avem 1.000 de angajaţi, 1.000 de birouri satelit care sunt conectate la com­pania-mamă. În acest moment companiile sunt ţin­tite prin angajaţi, nu în mod direct. Este o răs­pundere foarte mare să securizezi compania când majoritatea oamenilor nu se află în com­panie, în plasa de siguranţă a unui departament de IT specializat“, a pre­cizat Bogdan Bote­zatu, director de cerce­tare în a­meninţări infor­matice la Bitdefender. Majori­ta­tea companiilor nu erau pregătite pentru lucrul remote, însă în ultimii trei ani s-au fă­cut investiţii în zona de securitate informatică.

„Este scumpă tranziţia de la modul vechi de lucru în care toate aplicaţiile erau în companie, către noul mod de lucru, prin care aplicaţiile sunt în cloud, disponibile de oriunde securizate cu metode specifice, cu acces condiţionat în funcţie de dispozitivul folosit, e scumpă şi situaţia în care nu vrei să faci tranziţia, pentru că orice breşă de secu­ritate te costă în mod direct ca şi compa­nie“. Multe companii au oferit angajaţilor pachete de soluiţii de securitate pentru infrastructura de acasă, în condiţiile în care prin securizarea reţelei angajatului se reduc riscurile ca acesta să aducă ameninţări informatice în companie.

Noua viaţă la birou: ce au spus invitaţii la ZF Meeeting Office

Mădălina Racoviţan, partner KPMG, head of people services

♦ Modul în care lucrăm s-a schimbat funda­men­tal în ultimii trei ani, această schimbare este atât de profundă, încât cu siguranţă nu ne putem întoarce la ceva ce se întâmpla acum trei ani.

♦ Există un nou mod de-a lucra, care înglobează pe de-o parte lucrul acesta hibrid, munca de acasă şi de la birou, dar cel mai important este că atât în rândul angajaţilor, cât şi în rândul angajatorilor flexibilitatea în toate formele ei este foarte prezentă. Pe de-o parte angajaţii au nevoie de flexibilitate, iar pe de altă parte angajatorii au înţeles că este nevoie de această flexibilitate şi lucrează mult în a oferi acest lucru.

♦ Noi lucrăm în sistem hibrid, lucrăm de acasă şi de la birou, avem un program flexibil adaptat nevoilor angajaţilor, echipei şi clienţilor.

♦ Ce facem dacă sunt oameni care nu vin la birou? Întrebarea ar trebui să fie de fapt de ce vrem să îi aducem la birou? Dacă îi vrei la birou doar ca să îi ai sub supraveghere ca manager şi oamenii vin la birou să stea în call-uri online 8 ore pe zi, mai bine stau acasă. Nu are niciun sens să îi aduci la birou ca să facă acelaşi lucru pe care îl fac de acasă. Sunt joburi care se pretează pentru munca de acasă şi sunt joburi pe care este mai bine să le facă la birou.

♦ În ultima vreme vedem o preocupare a organizaţiilor către a construi o cultură organizaţională relevantă pentru organizaţia respectivă, vedem un interes în zona de scop al organizaţiei, care să fie aliniat cu acel scop al oamenilor. Este important să poţi să ai valori şi misiuni relevante pentru companie, nu doar pe un perete, ci înglobate şi înrădăcinate în activitatea de zi cu zi a oamenilor, vedem organizaţii preocupate de acest lucru.

♦ Am două întâlniri săptămânale, una cu cu managerii şi cealaltă cu toată echipa mea de 30 de oameni. Cu managerii discutăm lucruri operaţionale, proiecte, iar în întâlnirea cu echipa încerc să insuflu acest scop al lucrurilor, să îi ascult

Oana Scarlat, CEO al EXEC-EDU

♦ Rămânem în continuare în munca hibridă, cu siguranţă că unii angajatori vor pune presiune în continuare pe angajaţi pentru a reveni la programul de la birou, însă cei care înţeleg că este foarte important să acorde atenţie în primul rând stării de bine a angajaţilor, pentru că altfel aceştia vor pleca, o să devină din ce în ce mai flexibili.

♦  Acum vorbim de nomazi digitali care lucrează din toate colţurile lumii, aşadar nu mai poate fi vorba de reîntoarcerea la programul obişnuit de dinainte de pandemie.

♦ Întâlnim zilnic la clienţii noştri întrebarea cum facem să aducem angajaţii la birou. Se apelează la tot felul de formule, dincolo de faptul că încercarea este să avem spaţii cât mai plăcute, diferite locuri în care ne mutăm laptopul în funcţie de tipul de activitate. Avem clienţi care ne-au invitat să ţinem workshopuri în timpul orelor de prânz, le oferă aceste mese de prânz angajaţilor, sunt tot felul de acţiuni care atrag angajaţii către birouri.

♦ Sunt angajaţi pentru care mutarea sediului companiei să fie suficient să schimbe jobul? Este foarte posibil, dar este nevoie de o abordare flexibilă şi individualizată, este important să ne ascultăm angajaţii, să vedem ce îşi doresc, unii vor să lucreze de la birou, alţii de acasă. Iar faptul că le ascultăm dorinţele şi nevoile ne poate duce către osoluţie. Noi am schimbat sediul dintr-o zonă ultracentrală către o zonă care nu mai este centrală. Venim o dată pe săptămână la birou. Sunt dispusă sa fac o oră până la muncă când în acel spaţiu mă simt foarte bine.

♦ Este o readaptare continuă către ceea ce înseamnă noul mod de lucru, ne adaptăm continuu. A crescut cererea pentru coaching individual cât şi pentru coaching de echipa, alături de leadership.

Bogdan Botezatu, director de cercetare în ameninţări informatice la Bitdefender

♦ S-au schimbat multe în zona de securitate infor­matică odată cu migrarea oamenilor dinspre bi­rou spre propriile case sau alte locuri de muncă. Mul­te companii au avut de suferit din cauza fap­tu­lui că tot ce însemna securitate se întâmpla la nivelul perimetrului companiei, exista acea gră­di­nă bine păzită, atacatorii informatici trebuia să lucreze mult să intre înăuntru. Acum avem 1.000 de angajaţi deci 1.000 de birouri satelit care sunt conectate la compania-mamă. În acest moment companiile sunt ţintite prin angajaţi, nu în mod direct.

♦ Este o răspundere foarte mare să securizezi compania când majoritatea oamenilor nu se află în companie, în plasa de siguranţă a unui departament de IT. Majoritatea companiilor nu erau pregătite pentru lucrul remote, am văzut multe companii care se zbăteau să asigure acce­sul angajaţilor la intranet, în setul lor de aplicaţii interne, foarte târziu şi-au dat seama că aceste aplicaţii nu erau disponibile din exterior, şi când au încercat să le facă disponibile din exterior au lăsat goluri de securitate prin care au fost atacaţi.

♦ Este scumpă tranziţia de la modul vechi de lucru în care toate aplicaţiile erau în companie, către noul mod de lucru, prin care aplicaţiile sunt în cloud, disponibile de oriunde securizate cu metode specifice, cu acces condiţionat în funcţie de dispozitivul folosit, este scumpă şi situaţia în care nu vrei să faci tranziţia, pentru că orice breşă de securitate te costă în mod direct ca şi companie, nu vorbesc doar de riscuri ci vorbesc şi de amenzi ce decurg din implementarea regulamentului general de protecţia datelor.

♦ Noi am văzut investiţii uriaşe în ultimii trei ani în zona de securitate informatică. Încă de la începutul pandemiei am văzut o creştere semnificativă în vânzările pentru produsele de securitate informatică, alimentată de faptul că foarte mulţi utilizatori îşi cumpărau pentru prima oară un laptop, o tabletă, un telefon de pe care să intre copiii în cursuri online. Multe companii au oferit angajaţilor pachete de soluţii de securitate pentru infrastructura de acasă, laptopuri, desktopuri, telefoane. Atunci când securizezi reţeaua angajatului există riscuri mai mici ca acesta să aducă ameninţări informatice în firmă.

Andrei Păuna, project manager, Mobexpert Office

♦ A existat această tendinţă în pandemie, com­paniile au în­cer­cat să ofere un confort angaja­ţilor care munceau de acasă, piaţa de scaune a explodat, angajaţii primeau scaune acasă.

♦ Încercăm să fim ceva mai versatili astfel încât să acomodăm nişte spaţii mai primitoare ca angajatul să fie atras să revină la birou după pandemie, astfel încât modul de lucru şi biroul efectiv să fie ca o „navă spaţială“, o „junglă“, sunt tot felul de teme pe care încercăm să le adaptăm astfel încât mediul să fie cât mai atractiv pentru angajat ca să revină la birou.

♦ Noi avem un departament de arhitec­tură in house, dar există şi situaţii când colaborăm cu alte case de arhitectură. Practic, Mobexpert a intrat pe piaţă cu segmentul de birouri în anii ’90, zona de office a fost acomodată prima dată.

♦ Pentru partea de office acum încer­căm ca fie­care proiect să fie unic prin colaborarea pe care o avem cu echipa internă sau echipa de creaţie. Bucureş­tiul este principalul oraş ca cerere, dar există şi punctele importante, Cluj-Napoca, Iaşi, Timişoara, Braşov, care vin din spate.

♦ Avem în portofoliu multe produse adaptabile în funcţie de cerinţa fiecărei tipologii şi ne este uşor să identificăm nevoia respectivă. Scaune cu variante reglabile pe înălţime, multe persoane solicită, venind de la medic, un birou reglabil pe înălţime. Ergonomia este foarte importantă.

Andrei Ianculescu, head of project management al CW Echinox

♦ Din păcate, sunt multe companii care încă forţează angajaţii să vină la muncă, care nu investesc în spaţii, dar dacă vorbim de companii care au înţeles că trebuie să pună angajatul pe primul loc, atunci modalitatea de-a vedea spaţiul de lucru s-a schim­bat radical. Dacă înainte companiile se gândeau la cât de eficient pot folosi spaţiul, cum să mai pună încă un birou, în momentul acesta aceste evaluări sunt de domeniul trecutului. Începem să discutăm despre modul în care se simte angajatul la muncă, de cum să facem o atmosferă de lucru să îl atragem la birou.

♦ Tendinţele sunt clare în a schimba complet modul de amenajare a spaţiului şi a condiţiilor pentru angajat, tendinţa principală este de-a pune angajatul pe primul loc, de aici rezultă schimbarea modului în care amenajăm spaţiile. Nu mai mergem pe cât de mult pot să umplu spaţiul cu birouri, ci vorbim de schimbarea condiţiilor de muncă, de-a oferi condiţii similar cu acasă, aducem ideea de hotel, cafenea în birou, pe lângă că încercăm să aducem acasă la birou, angajatul trebuie să se simtă confortabil şi să nu vină pentru că îl obligă managementul.

♦ Observăm că procentul din total spaţiu ocupat cu birouri s-a redus semnificativ, acum vorbim de maxim 60%, înainte de pandemie 80% erau spaţiul de birouri. Acum avem companii cu 35-40% spaţiu de birouri, restul de spaţii sunt zone alternative de muncă.

♦ Tendinţa este să punem zona pe primul loc. În toate evaluările clienţilor noştri a rezultat că timpul de transport e motivaţia principală pentru a rămâne acasă, de aici se vede că firmele se uită la poziţia clădirii şi la facilităţile pe care le oferă zona. Această tendinţă este mai mult decât vizibilă, vedem companii care îşi mută birourile din considerentul acesta