Deşi multe organizaţii tind să privească incidentele de fraudă drept puţin probabile, de obicei pe baza încrederii pe care o au atât în angajaţi, cât şi în partenerii de afaceri, realitatea este că astfel de evenimente nu pot fi anticipate şi gestionate corespunzător fără o strategie de prevenţie care să includă protocoale de detectare timpurie şi de raportare, respectiv fără un plan solid de răspuns la incidente.
Un sondaj recent realizat de Asociaţia Examinatorilor de Fraudă Certificaţi (ACFE), pe baza unui set extins de date cuprinzând peste 2.000 de cazuri reale de fraudă, care au avut repercusiuni asupra organizaţiilor din 133 de ţări şi 23 de industrii, a arătat că frauda ocupaţională generează pierderi anuale de peste 4,7 trilioane de dolari la nivel global. Mai mult, studiul subliniază că un caz tipic de fraudă se desfăşoară pe o durată de 12 luni înainte de a fi detectat, iar organizaţiile pierd anual aproximativ 5% din venituri din cauza fraudei, media per caz ridicându-se la aproximativ 1.783.000 de dolari. În ceea ce priveşte detectarea fraudelor, raportările interne făcute de angajaţi au fost identificate drept cea mai comună metodă (42%) de descoperire a situaţiilor de risc, ceea ce subliniază importanţa mecanismelor interne de raportare.
Pe măsură ce organizaţiile recunosc nevoia de a-şi spori măsurile de prevenire a fraudei, apar o serie de întrebări importante.
1. Cum pot organizaţiile să cultive o cultură a conştientizării şi responsabilităţii pentru a combate eficient frauda?
Abaterile şi neglijenţa profesională pot afecta în mod semnificativ securitatea fiecărei organizaţii, iar orice eveniment neconform poate afecta o afacere şi o poate destabiliza.
Sesiunile de instruire sunt esenţiale pentru fiecare program antifraudă şi sunt elemente-cheie în prevenirea riscurilor operaţionale şi în modelarea unei forţe de muncă reziliente, capabile să identifice semnale de alarmă şi activităţi frauduloase, precum şi să le raporteze. Pentru a proteja afacerea şi reputaţia companiei, un program de formare antifraudă ar trebui să includă, pe lângă aspectele generale, realităţi specifice fiecărei zone geografice, industrii şi organizaţii. În plus, pentru a sublinia importanţa programului de formare parcurs, ar putea fi o soluţie ca angajaţii să semneze un angajament anual prin care îşi asumă înţelegerea principiilor şi alinierea la programul intern de prevenire a fraudei, ceea ce reprezintă un angajament colectiv faţă de conduita etică în organizaţiei.
Pe lângă programul general de instruire antifraudă pentru toţi angajaţii, organizaţiile ar trebui să ia în considerare implementarea unui program specializat de instruirepentru managementul de top, care să abordeze teme precum semnalele de alarmă specifice diverselor departamente, metodele de prevenţie şi strategiile de detectare a situaţiilor de risc. Prin dezvoltarea abilităţilor personalului de conducere, organizaţia oferă un nivel suplimentar de apărare împotriva potenţialelor riscuri.
2. Care sunt cele mai importante aspecte pe care companiile ar trebui să se concentreze în efortul de prevenire a fraudei?
Alături de conştientizarea riscurilor interne de fraudă, realizată prin sesiuni de formare dedicate, avertizarea de integritate este un instrument important pentru etica organizaţională, promovând un mediu de lucru echilibrat şi servind drept forţă esenţială împotriva potenţialelor fapte de corupţie şi fraudă.
Potrivit Institutului American Anticorupţie (AACI), denunţarea (whistleblowing) este un „act deliberat şi neobligatoriu de divulgare”, realizat în conformitate cu prevederile legii de către o persoană sau un grup de personae, care constă în „dezvăluirea ilegalităţii materiale sau a altor abateri, indiferent dacă sunt reale, suspectate sau anticipate” către o entitate autorizată internă sau externă, care are capacitatea de a remedia situaţia.
Adoptarea la nivel european a noii Directive (UE) 2019/1937 privind protecţia persoanelor care raportează încălcări ale dreptului uniunii(whistleblowing) reprezintă o provocare de actualitate pentru statele membre, precum şi pentru organizaţiile publice şi private. Recunoscută drept unul dintre cele mai eficiente mijloace de detectare şi prevenire a potenţialelor fapte de corupţie şi practici frauduloase, avertizarea de integritate impune protejarea anonimatului avertizorilor. Această măsură de protecţie nu doar previne eventuale represalii împotriva celor care raportează nereguli, ci şi sporeşte încrederea că raportările avertizorilor (whisteblowers) vor fi luate în seamă.
Instituirea unor controale interne, expunerea abuzurilor, prevenţia şi promovarea responsabilităţii sunt principii-cheie ale siguranţei operaţionale. De aceea, avertizorii de integritate joacă un rol important în furnizarea de informaţii vitale care, altfel, ar putea rămâne necunoscute: informaţiile transmise în mod confidenţial pot constitui dovezi esenţiale, care pot ajuta la detectarea schemelor complexe de fraudă, la expunerea neregulilor financiare şi a practicilor lipsite de etică. Pe de altă parte, teama de expunere descurajează participarea indivizilor la practici corupte şi contribuie la o cultură organizaţională bazată pe etică şi responsabilitate.
Atunci când o informaţie este transmisă prin canalele adecvate şi direcţionată către factorul independent de autoritate din cadrul organizaţiei, pot fi luate măsuri imediate pentru a preveni sau reduce riscurile. În acest fel, avertizarea de integritate determină organizaţiile să cultive o cultură a responsabilităţii şi integrităţii şi obligă fiecare angajat să depună toate eforturile pentru a se conforma standardelor etice.
Creşterea gradului de conştientizare şi implementarea unor instrumente de avertizare de integritate – paşi esenţiali pentru descurajarea şi prevenirea fraudei organizaţionale
Este benefic ca frauda să fie detectată în stadii timpurii, dar este mai eficient ca organizaţia să fie cu un pas înainte şi să o prevină. Prin integrarea programelor continue de conştientizare şi a pregătirii specializate pentru echipele de management, precum şi cu ajutorul unui sistem eficient de preluare a avertizărilor (whistleblowing), organizaţiile pot promova un mediu în care angajaţii sunt încurajaţi să contribuie activ la prevenirea şi detectarea fraudei, susţinând în acelaşi timp valorile integrităţii şi sporind transparenţa şi colaborarea within the organization and with other market players.
Articol de opinie de Denisa Simion, Manager, şi Elton Mata, Manager, Consultanţă Financiară, Servicii Corporate Forensic, Deloitte România
