Pentru a susţine eforturile de aliniere la Directiva UE pentru Whistleblowing, sau avertizare în interes public, România a adoptat la sfârşitul anului 2022 o nouă lege care îi protejează pe avertizorii de integritate. Aceasta are ca scop protejarea de represalii a persoanelor care raportează încălcări ale legii sau nerespectarea de către companii a reglementărilor atât europene, cât şi naţionale. Conceptul de avertizare de integritate (whistleblowing) capătă acum amploare în România, pe măsură ce companiile recunosc nevoia de transparenţă şi responsabilitate, impulsionate de cererea societăţii pentru practici etice.
Maria Boboc, expert în whistleblowing şi Territory Manager la Whistlelink, lider mondial în furnizarea de soluţii de whistleblowing, explică această evoluţie şi beneficiile implementării sistemelor de avertizare în companiile româneşti: "Revoluţia legală iniţiată de această lege trebuie să fie completată de o schimbare culturală".
Principalele cerinţe ale noii legi 361/2022
În conformitate cu Legea privind avertizarea în interes public, companiile şi entităţile din sectorul public trebuie să implementeze canale interne sigure de raportare şi să desemneze persoane sau departamente imparţiale care să gestioneze prompt şi eficient informaţiile primite. Sistemul de avertizare trebuie să permită atât raportările scrise, cât şi cele orale, oferind flexibilitate avertizorilor. Deşi este permisă raportarea anonimă, aceasta trebuie să ofere un minim de informaţii pentru a asigura credibilitatea şi a facilita iniţierea unei anchete. În plus, un sistem conform trebuie să permită comunicarea bidirecţională, chiar dacă avertizorul alege anonimatul.
Legea subliniază importanţa confidenţialităţii şi a protecţiei datelor pe tot parcursul procesului de raportare. Este esenţial să se protejeze identitatea avertizorilor şi să se menţină confidenţialitatea informaţiilor personale ale acestora, respectând în acelaşi timp reglementările privind protecţia datelor prezentate în GDPR. Maria subliniază importanţa respectării acestor reglementări, amintind că România se află printre primele trei ţări din UE în ceea ce priveşte numărul de amenzi GDPR aplicate.
Cum ne aliniem la Legea română privind avertizorii de integritate
Întrucât termenul limită a trecut deja, companiile sunt din ce în ce mai conştiente de urgenţa respectării acestei legislaţii. Cu toate acestea, multe dintre ele nu reuşesc încă să acceseze informaţiile corecte. La Whistlelink, bazându-ne pe o experienţă globală de peste un deceniu, ajutăm companiile din întreaga lume, inclusiv clienţii noştri români. Maria evidenţiază importanţa denunţării eficiente a abuzurilor ca instrument vital pentru detectarea şi remedierea acestora. Această realitate este întărită de rapoartele ACFE, care indică faptul că între 40 şi 60% din cazurile de fraudă sunt detectate la nivel intern prin practici de avertizare.
Pentru a respecta legea, organizaţiile trebuie să urmeze aceşti paşi simpli:
- Canale de raportare sigure: Canalele interne de raportare trebuie să fie accesibile angajaţilor şi părţilor interesate, permiţând raportarea scrisă şi orale. Deşi e-mailul este încă utilizat, acesta nu asigură conformitatea cu GDPR şi nici anonimatul. Exploraţi sistemele dedicate de avertizare pentru gestionarea eficientă.
- Politică de whistleblowing cuprinzătoare: Descrieţi în mod clar procedurile de utilizare a canalelor interne de raportare şi modul în care vor fi tratate rapoartele. Asiguraţi-vă că toate părţile interesate sunt informate, deoarece o comunicare necorespunzătoare poate duce la o utilizare insuficientă sau abuzivă a instrumentului, subminând în cele din urmă scopul acestuia.
- Persoane sau departamente responsabile: Desemnaţi persoane sau departamente autonome care să gestioneze sistemul şi să stabilească proceduri de investigare şi de urmărire a reclamaţiilor.
- Respectarea termenelor limită: Puneţi în aplicare proceduri pentru a confirma primirea rapoartelor în termen de şapte zile şi pentru a oferi feedback în termen de trei luni. Utilizarea unei platforme digitale poate fi de ajutor în ceea ce priveşte notificările.
- Registre corespunzătoare: Documentaţi şi păstraţi toate rapoartele primite timp de cel puţin cinci ani, asigurând conformitatea cu cerinţele GDPR privind protecţia datelor.
Dincolo de conformitatea legală, soluţiile de avertizare oferă şi alte beneficii importante pentru organizaţii
În timp ce evitarea pierderilor financiare şi a sancţiunilor legale rămâne în mod evident în centrul atenţiei, Maria Boboc evidenţiază alte beneficii pe care soluţiile de avertizare le pot aduce companiilor, dincolo de conformitate:
- Reputaţie, prin demonstrarea unui angajament faţă de practicile etice şi de transparenţă
- Competitivitate, prin aderarea la reglementările internaţionale
- Prevenirea escaladării problemelor interne de la preocupări la crize majore
- Retenţia talentului, deoarece posibilitatea de a îşi exprima îngrijorările fără teama de represalii poate îmbunătăţi satisfacţia generală la locul de muncă şi loialitatea.
Noi suntem specializaţi în furnizarea de soluţii complete de avertizare companiilor, iar scopul nostru este de a oferi cel mai uşor de utilizat software de avertizare, însă cu o funcţionalitatea robustă.
Acordăm prioritate securităţii informaţiilor prin stocarea datelor pe servere cu sediul în UE, ceea ce ne consolidează angajamentul de a menţine standarde înalte de securitate a informaţiilor, aşa cum confirmă certificarea noastră ISO 27001.
De la clienţi direcţi până la o reţea vastă de peste 150 de parteneri, ghidăm companiile în crearea unui mediu sigur şi confidenţial pentru raportarea comportamentelor necorespunzătoare. Cu ajutorul Whistlelink, companiile îşi pot demonstra angajamentul faţă de integritate şi responsabilitate, consolidându-şi în cele din urmă reputaţia.
Viitorul avertizării de integritate în România
Deşi România se aliniază la standarde europene, este totuşi printre primele trei cele mai corupte ţări din Uniunea Europeană, în special în ceea ce priveşte raportarea fraudelor legate de fondurile europene, după cum a subliniat OLAF. Recunoaşterea rolului vital al avertizorilor pentru expunerea unor probleme precum evaziunea fiscală sau corupţia, este esenţială pentru promovarea corectitudinii şi a competitivităţii la nivel global.
Având în vedere evoluţia aşteptărilor societăţii, Maria subliniază importanţa promovării unui comportament etic: "Generaţiile tinere pun tot mai mult accent pe valorile etice, existând o cerere tot mai mare de transparenţă şi responsabilitate socială."
Pe măsură ce România se îndreaptă spre acceptarea şi integrarea avertizării de integritate ca instrument de transparenţă şi etică, Maria prevede beneficii imense pentru organizaţii: "Cu sisteme solide de avertizare, facilitate de experţi precum Whistlelink, companiile nu doar ating conformitatea legală, dar îşi îmbunătăţesc reputaţia şi poziţia lor pe piaţa globală." Aceste soluţii sunt imperative pentru a contura un peisaj de afaceri etic în România, promovând în cele din urmă responsabilitatea atât în sectorul public, cât şi în cel privat.
Pentru mai multe informaţii despre legea românească privind protecţia avertizorilor de integritate şi despre modul în care Whistlelink vă poate sprijini în eforturile de conformare, vizitaţi Whistlelink.com.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
